Come e quando registrare gli ospiti di hotel e strutture ricettive

La registrazione degli ospiti di hotel e strutture ricettive deve seguire regole precise. Il punto sulla normativa di riferimento e sulle istruzioni operative

Sono diverse le azioni a cui sono chiamati gli hotel e le strutture ricettive che accolgono turisti.

Tra queste, ci sono gli adempimenti legati alla fase di registrazione degli ospiti, che devono essere effettuati all’arrivo e nel rispetto di precise regole.

I gestori delle strutture ricettive devono provvedere all’identificazione delle persone che soggiornano e comunicare le relative informazioni attraverso il portale ufficiale della Polizia di Stato.

Si deve utilizzare lo specifico servizio online “Alloggiati Web”. Il punto sulle regole da rispettare e sulle procedure da seguire.

Registrazione degli ospiti all’arrivo: le regole da rispettare

All’arrivo del turista nella località scelta per il suo soggiorno, una delle prime operazioni da svolgere è la registrazione presso la struttura ricettiva.

Tale registrazione deve essere effettuata all’arrivo e interessa gli ospiti degli hotel e delle diverse strutture.

Devono essere rispettate specifiche regole stabilite dall’articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS).

Al comma 1 è previsto che:

“I gestori di esercizi alberghieri e di altre strutture ricettive, comprese quelle che forniscono alloggio in tende, roulotte, nonché i proprietari o gestori di case e di appartamenti per vacanze e gli affittacamere, ivi compresi i gestori di strutture di accoglienza non convenzionali, ad eccezione dei rifugi alpini inclusi in apposito elenco istituito dalla regione o dalla provincia autonoma, possono dare alloggio esclusivamente a persone munite della carta d’identità o di altro documento idoneo ad attestarne l’identità secondo le norme vigenti”.

I gestori delle strutture ricettive hanno quindi il compito della registrazione dei dati degli ospiti che soggiornano in tali strutture. In linea generale, la fase di registrazione è gestita di persona, con il riconoscimento de visu.

Le informazioni fornite ai gestori devono essere trasmesse entro 24 ore dall’arrivo, attraverso il portale ufficiale della Polizia di Stato. Si deve utilizzare l’apposito servizio “Alloggiati Web”.

Specifiche regole sono previste nel caso di soggiorni di durata non superiore a 24 ore: in tali ipotesi i dati devono essere inviati (seguendo le stesse procedure) entro sei ore dall’arrivo.

Durante la fase di registrazione degli ospiti, oltre alla verifica dei documenti di identità delle persone che alloggeranno nella struttura, è prevista la consegna delle chiavi per accedere alla propria camera.

Sebbene in questa fase si debba svolgere un adempimento necessario al rispetto della normativa, per la struttura ricettiva può comunque essere un’opportunità per fornire informazioni in merito a luoghi e possibili escursioni o, in ogni caso, per entrare in relazione con i propri clienti e rendere quanto migliore possibile la stessa esperienza di soggiorno.

Come registrare gli ospiti di hotel e strutture ricettive

Dopo aver chiarito gli obblighi relativi alla registrazione degli ospiti è opportuno passare alle istruzioni operative.

Come anticipato la procedura di trasmissione dei dati degli ospiti delle strutture ricettive deve essere effettuata tramite il servizio online “Alloggiati Web”, presente nel sito istituzionale della Polizia di Stato.

Il primo passaggio da effettuare è la registrazione della struttura ricettiva, che deve essere effettuata soltanto la prima volta o in caso di modifica delle informazioni fornite.

Le istruzioni da seguire sono fornite nella sezione “Contatti” del portale dedicato al servizio online e possono variare a seconda della provincia. Generalmente deve essere compilato un modulo di richiesta della registrazione, che è scaricabile dal sito della questura di riferimento. Tale modulo deve essere inviato tramite PEC all’apposito indirizzo, generalmente specificato all’interno del modulo.

In alcuni casi alla richiesta dovrà essere allegato anche il documento di identità di chi presenta la domanda e il proprio codice fiscale, oltre alla documentazione specifica (che può variare sulla base del territorio di riferimento).

Dopo la registrazione si può procedere con la trasmissione dei dati degli ospiti della struttura ricettiva.

Come trasmettere i dati degli ospiti di hotel e strutture ricettive

Il primo passo consiste nell’accedere ai servizi del portale “Alloggiati Web”, selezionare il menù “ACCESSO” e la voce “CODICI”. Si dovrà poi cliccare su “Area di Lavoro (Codici)”. Si potrà quindi effettuare l’accesso, inserendo il proprio nome utente e la relativa password.

Dopo l’accesso, è necessario verificare i codici dispositivi, attraverso l’apposito sistema presente all’interno del portale.

Si passerà poi all’effettiva indicazione delle informazioni degli ospiti attraverso la funzionalità “Inserimento”, presente nel menù principale nella parte alta della schermata.

Il sistema permette tre possibilità:

• l’inserimento del singolo ospite;
• l’inserimento del Capo Famiglia, la persona che alloggia e a cui fanno riferimento gli ulteriori familiari (i cui dati dovranno essere indicati);
• l’inserimento del Capo Gruppo, la persona a cui fanno riferimento altri componenti di un gruppo.

Dovranno quindi essere indicate:

• la data di arrivo;
• i giorni di permanenza dichiarati dall’ospite all’arrivo.

Si devono poi indicare i seguenti dati della persona che alloggia:

• cittadinanza;
• luogo di nascita;
• nome e cognome;
• data di nascita;
• sesso;
• numero, tipo e luogo di rilascio del documento.

Nel caso di inserimento di singolo ospite la prima parte della procedura può essere considerata conclusa con l’inserimento delle informazioni richiamate. Nei casi in cui è stato inserito il “Capo Famiglia” o il “Capo Gruppo” si devono invece compilare anche le schedine relative agli altri ospiti.

Si dovrà quindi ripetere la stessa procedura anche per le altre persone che soggiornano nella struttura e cliccare sul tasto “Aggiungi” per collegare tali persone alla famiglia o al gruppo.

La registrazione degli ospiti di hotel e strutture ricettive: istruzioni sull’invio dei dati

Per concludere la procedura si dovrà poi cliccare su “Invio Schedine”. Si raggiungerà quindi una schermata di riepilogo con l’elenco delle schedine da inviare. Una volta controllati i dati si dovrà cliccare sul tasto “Invia tutti”.

In alternativa alla procedura indicata si può trasmettere tutte le schedine in un unico file, che deve essere predisposto in formato testo (con estensione .txt) e contenere i dati relativi a più soggetti alloggiati presso la struttura. La compilazione deve essere effettuata secondo le indicazioni presenti nel paragrafo 12 “File tracciato record” della guida scaricabile dal portale del servizio “Alloggiati web”.

Una volta predisposto il documento, si dovrà cliccare sulla voce “File” del menù principale del servizio e selezionare il file in questione. Si dovrà quindi cliccare su “Elabora” per verificare formato e contenuto dello stesso file. Successivamente, dopo aver consultato i risultati dell’elaborazione e la validità delle schedine, si potrà cliccare su “Prosegui”.

Al termine dell’invio, utilizzando la funzione presente nel menù principale del servizio online, si potranno scaricare le apposite ricevute che attestano il numero di schedine trasmesse correttamente in un determinato giorno.

La procedura di registrazione degli ospiti non è l’unica di cui devono occuparsi hotel, alberghi, bed and breakfast, campeggi, case vacanze e altre strutture ricettive.

Oltre agli adempimenti legati al rispetto della normativa, si devono considerare numerosi altri aspetti. L’intera gestione può essere semplificata grazie a specifici software che racchiudono in un’unica piattaforma l’intera operatività quotidiana, con un notevole risparmio di tempo.