Flussi di cassa sotto controllo: come digitalizzare la gestione per PMI e grandi aziende

Che si tratti di grandi realtà strutturate, di PMI o di liberi professionisti, il flusso di cassa rappresenta uno degli indicatori più importanti per misurare la stabilità di un’impresa.

Parliamo della differenza tra i flussi monetari in entrata e quelli in uscita in un certo lasso di tempo e, dunque, dell’ammontare di liquidità posseduta dall’azienda.

Appare chiaro, quindi, come la gestione dei flussi di cassa sia in grado di decretare la riuscita o, al contrario, il fallimento di un’impresa. Tenere sotto controllo i flussi di cassa consente, infatti, di mantenere la liquidità ed evitare rischi finanziari, ma anche di assumere decisioni consapevoli e costruire una base solida per la crescita aziendale.

La digitalizzazione della gestione tesoreria PMI e grandi aziende ha rivoluzionato il controllo finanziario. Nuove soluzioni permettono infatti di condurre analisi in tempo reale e previsioni più accurate. Gli strumenti digitali moderni trasformano la gestione dei flussi di cassa da attività reattiva a strategia proattiva.

Cos’è la gestione dei flussi di cassa e perché è cruciale

Quando parliamo di flussi di cassa (anche chiamati cash flow in inglese) facciamo riferimento a un indice dato dalla differenza tra entrate e uscite di denaro in un’azienda o per un progetto durante un determinato periodo di tempo.

La buona gestione del flusso di cassa è fondamentale per qualsiasi tipo di azienda. Questo, infatti, rappresenta un indicatore cruciale per gli investitori, poiché offre informazioni chiare sulla liquidità dell’azienda e sulla sua capacità di pagare le spese, di saldare i debiti e di avviare nuovi investimenti senza dover ricorrere a fonti esterne di finanziamento.

In caso di flusso di cassa con segno positivo, l’azienda sta generando più denaro di quanto ne spende. Se il flusso di cassa è negativo, invece, la gestione dell’attività sta richiedendo più di quanto sia capace di generare.

La gestione flussi di cassa moderna va oltre il semplice calcolo di entrate e uscite. Richiede previsione flussi cassa accurata, controllo uscite aziendali sistematico e monitoraggio continuo della posizione finanziaria aziendale.

Come abbiamo visto, ci sono diversi motivi per cui un’azienda dovrebbe sempre calcolare il flusso di cassa. Vediamoli più da vicino:

• controllo della liquidità aziendale: gestire il cash flow è utile per garantire all’azienda la liquidità necessaria per far fronte alle esigenze finanziarie quotidiane, come il pagamento delle forniture, degli stipendi e delle altre spese operative;
• previsione finanziaria: le aziende possono identificare potenziali problemi di liquidità in anticipo, in modo da evitare situazioni di crisi e adottare misure correttive tempestive;
• pianificazione degli investimenti: oltre a individuare possibili rischi in anticipo, l’azienda può anche pianificare al meglio i futuri investimenti;
• riduzione dei costi: per esempio, quelli derivanti da pagamenti ritardati o da un utilizzo scorretto dei fondi possono essere ridotti gestendo efficacemente i flussi di cassa;
• credibilità verso gli investitori: le aziende che gestiscono e controllano il flusso di cassa risultano più affidabili e, quindi, vengono valutate positivamente dagli altri stakeholder.

Tipologie di flussi di cassa

In linea generale, possiamo dire che i flussi di cassa possono essere identificati in 3 diverse tipologie.

• Flusso di cassa operativo (OCF): rappresenta la quantità di denaro generata o utilizzata dall’attività principale dell’azienda durante un determinato periodo di tempo. Questo include le entrate e le uscite associate alla produzione, alla vendita e alla consegna dei beni o dei servizi aziendali.
• Flusso di cassa per gli azionisti (FCFE): indica la quantità di denaro a disposizione degli azionisti di un’azienda dopo la copertura di tutte le spese operative, le spese di investimento e i pagamenti di interessi e tasse. In sostanza, quindi, parliamo dell’ammontare che può essere distribuito agli azionisti dopo aver soddisfatto le esigenze di finanziamento e gli investimenti necessari.
• Flusso di cassa per l’impresa (FCFF): sta a indicare la liquidità a disposizione degli investitori.

Le criticità di una gestione manuale o non strutturata

Le aziende che gestiscono i flussi di cassa con metodi tradizionali affrontano diverse criticità che possono compromettere la stabilità finanziaria e la crescita.

I fogli di calcolo Excel, ancora utilizzati da molte PMI, presentano limitazioni significative.

Vediamo i principali.

• Complessità: i modelli finanziari più complessi potrebbero richiedere conoscenze approfondite di Excel, specialmente per formule avanzate o analisi sensibili.
• Errori umani: l’input errato dei dati o delle formule può portare a errori nei calcoli, influenzando l’accuratezza del modello di flusso di cassa.
• Condivisione: la gestione delle versioni e la condivisione del file Excel tra diversi utenti possono diventare complesse, generando confusione o sovrascrittura accidentale.
• Limiti di scalabilità: nel caso di imprese più complesse, Excel potrebbe richiedere troppo tempo per elaborare grandi quantità di dati.
• Sensibilità dei dati: l’uso di Excel può comportare problemi di sicurezza e rischi di divulgazione accidentale di dati sensibili.

La gestione manuale comporta anche ritardi nella rilevazione di problemi finanziari. Senza automazione, i responsabili finanziari scoprono carenze di liquidità quando è troppo tardi per intervenire efficacemente. Questo approccio reattivo espone l’azienda a rischi operativi e compromette la capacità di cogliere opportunità di investimento.

L’assenza di integrazione tra sistemi diversi crea silos informativi. Contabilità, vendite e acquisti operano su piattaforme separate, rendendo difficile ottenere una visione unitaria della posizione finanziaria aziendale.

Funzionalità chiave di un software per cash flow

Un software flussi di cassa moderno trasforma la gestione finanziaria attraverso funzionalità avanzate che automatizzano processi e forniscono insights strategici.

Monitoraggio regolare entrate e uscite in tempo reale

Monitorare regolarmente i flussi di cassa e aggiornare il budget necessario permette di evitare sorprese e individuare tempestivamente eventuali problemi.

Diversi sono, infatti, gli eventi che si possono verificare e che vanno a modificare lo stato del flusso di cassa. Per fare qualche esempio: spese impreviste o scadenze di pagamento che non vengono rispettate dai clienti.

I sistemi digitali moderni permettono monitoraggio in tempo reale di ogni movimento finanziario. Dashboard personalizzabili mostrano entrate e uscite del giorno, confrontandole con le previsioni e evidenziando scostamenti significativi. Questa visibilità immediata consente interventi correttivi tempestivi.

Fatturazione tempestiva

È fondamentale assicurarsi di emettere fatture tempestive ai clienti immediatamente dopo aver fornito beni o servizi, ma è altrettanto importante monitorare attentamente i pagamenti in sospeso. I clienti che non pagano in tempo, infatti, possono rappresentare una vera e propria minaccia per la corretta gestione finanziaria dell’impresa. Una buona idea, in questo caso, potrebbe essere quella di prevedere l’introduzione di interessi per ogni giorno di ritardo nel pagamento.

I software avanzati automatizzano il processo di fatturazione e inviano promemoria automatici per pagamenti in scadenza. Sistemi di scoring clienti identificano quelli a rischio insolvenza, permettendo azioni preventive prima che i ritardi impattino sul cash flow.

Analisi scostamenti e proiezioni future

L’analisi degli scostamenti confronta risultati effettivi con previsioni, identificando pattern e tendenze ricorrenti. Algoritmi di machine learning analizzano dati storici per migliorare l’accuratezza delle previsioni future.

Tra le azioni possibili per non incappare in errori quando si gestisce il flusso di cassa, c’è quella di esaminare attentamente tutte le spese aziendali e individuare aree in cui è possibile risparmiare senza compromettere la qualità e lo svolgimento delle operazioni.

La previsione flussi cassa automatizzata considera variabili multiple: stagionalità delle vendite, cicli di pagamento clienti, scadenze fornitori e investimenti programmati. Scenari what-if permettono di simulare l’impatto di decisioni strategiche sulla liquidità futura.

Integrazione con ERP

L’integrazione con sistemi ERP elimina duplicazioni e garantisce coerenza dei dati finanziari. Ogni fattura emessa, ordine ricevuto o pagamento effettuato si riflette automaticamente nei flussi di cassa.

Proprio per superare tali limiti, oggi la maggior parte delle imprese adotta soluzioni di analisi finanziaria avanzata o software specifici, come TeamSystem Enterprise, in grado di garantire massima affidabilità e previsioni più sofisticate, basate su modelli statistici o analisi di serie storiche, per migliorare la precisione del calcolo e l’affidabilità delle previsioni dei flussi di cassa futuri.

Un cash flow gestionale integrato fornisce reporting unificato che collega performance operativa e risultati finanziari. Controller e CFO accedono a informazioni aggiornate senza attendere elaborazioni manuali.

I vantaggi per CFO, controller e imprenditori

La digitalizzazione della gestione flussi di cassa offre benefici specifici per ogni ruolo aziendale, migliorando efficienza e qualità delle decisioni.

I CFO ottengono visibilità strategica sulla posizione finanziaria aziendale. Dashboard executive mostrano KPI chiave e trend di lungo periodo, supportando decisioni di investimento e finanziamento. Reportistica automatizzata riduce il tempo dedicato alla preparazione di documenti per board e investitori.

I controller beneficiano di controlli automatizzati che identificano anomalie e discrepanze. Riconciliazioni bancarie automatiche riducono ore di lavoro manuale, mentre alert configurabili segnalano situazioni che richiedono attenzione immediata.

Gli imprenditori di PMI guadagnano tranquillità attraverso controllo uscite aziendali sistematico. Possono concentrarsi sulla crescita del business sapendo che il sistema monitora continuamente la salute finanziaria e avvisa in caso di problemi.

Può sempre essere utile conservare una riserva di liquidità per far fronte a eventuali situazioni di emergenza o momenti con flussi di cassa negativi: con una riserva di cassa, infatti, si potrà evitare di dover ricorrere a finanziamenti esterni in momenti di stallo o di crisi. I software moderni calcolano automaticamente i livelli ottimali di riserva di liquidità basandosi su volatilità storica e previsioni future.

TeamSystem Enterprise per la gestione finanziaria aziendale

Grazie a una dashboard semplice e personalizzabile, TeamSystem Enterprise (il software ERP di TeamSystem) permette di monitorare costantemente l’andamento del business.

Utilizzando i moduli presenti nella parte amministrativa è possibile lavorare efficacemente su:

• cash flow;
• fatturazione elettronica;
• contabilità generale e IVA;
• estratto conto bancario;
• bilancio CEE;
• contabilità analitica/industriale;
• analisi del bilancio.

TeamSystem Enterprise rappresenta la soluzione completa per la gestione tesoreria PMI e grandi aziende. La piattaforma integra gestione flussi di cassa con tutti i processi aziendali, dalla contabilità alla gestione commerciale.

TeamSystem Enterprise non aiuta le imprese soltanto a gestire la contabilità generale, i pagamenti e le riscossioni o la stesura del bilancio; oltre alle funzionalità dell’area amministrativa, infatti, il software offre una vasta gamma di soluzioni per la pianificazione delle attività, ma anche per gestire il magazzino, i clienti e la forza commerciale grazie al CRM integrato.

I moduli di cash flow management includono previsioni automatiche basate su ordini confermati, analisi aging crediti e debiti, e simulazioni di scenarios finanziari. Alerting configurabile notifica variazioni significative rispetto ai piani approvati.

Con TeamSystem Enterprise si ha dunque a portata di mano tutto ciò che serve per digitalizzare la propria azienda e gestirla al meglio, giorno dopo giorno.

FAQ: Calcolo dei flussi di cassa

Come si calcola il flusso di cassa e qual è la formula da utilizzare?

Esistono diverse formule per calcolare il flusso di cassa, a seconda del tipo di flusso di cui si vuole tener conto.

In linea generale, poiché, come abbiamo detto, il cash flow rappresenta la differenza tra entrate e uscite di denaro, possiamo utilizzare la seguente formula base:

entrate monetarie – uscite monetarie = flusso di cassa

Se si vuole calcolare il flusso di cassa operativo bisognerà utilizzare la seguente formula:

EBIT (cioè l’utile prima degli interessi e delle imposte) + ammortamento – imposte

Puoi fornire un esempio di calcolo del flusso di cassa?

Prendendo in riferimento la formula appena vista, possiamo fare un esempio concreto per capire come calcolare il flusso di cassa.

Prendiamo ad esempio un’azienda che, nel 2022, presenta i seguenti dati finanziari:

EBIT (utile prima degli interessi e delle imposte) = 30.000 euro

Ammortamento = 2.500 euro

Tasse = 5.000 euro

Seguendo la formula che abbiamo visto prima:

EBIT + ammortamento – imposte = 30.000 euro + 2.500 euro – 5.000 euro = 27.500 euro (flusso di cassa operativo).

Quali strumenti posso utilizzare per calcolare i flussi di cassa?

Il calcolo dei flussi di cassa può essere effettuato utilizzando diversi strumenti, più o meno complessi a seconda delle esigenze finanziarie dell’impresa.

Fino a qualche tempo fa, alcuni professionisti e piccole imprese con esigenze finanziarie relativamente semplici utilizzavano Excel per effettuare queste operazioni. Oggi software flussi di cassa specializzati offrono maggiore accuratezza, automazione e integrazione con altri sistemi aziendali.