GDPR privacy: tutto ciò che devi sapere per essere in regola

Ti sei mai chiesto quanto valgono i tuoi dati personali? Domanda delicata, che nell’era del digitale, assume un significato particolare. Dopo l’introduzione del GDPR, per le aziende è diventato ancora più importante proteggere le informazioni degli utenti. Ma cosa significa realmente conformarsi a questa normativa? E soprattutto, come fare per essere certi di rispettarla?

Cosa significa GDPR privacy e la sua importanza

Il GDPR (General Data Protection Regulation) è il nuovo regolamento europeo sulla protezione dei dati. Dietro queste quattro lettere si nasconde una vera rivoluzione nell’ambito della privacy. Al centro vi è il cittadino, al quale viene restituito il controllo sui propri dati.

La normativa UE 2016/679 per il GDPR (General Data Protection Regulation) è stata approvata ad aprile 2016 ed è ufficialmente entrata in vigore il 24 maggio 2016, con il termine ultimo per l’adeguamento fissato al 25 maggio 2018.

Entro quella data tutte le imprese e i liberi professionisti hanno dovuto adeguarsi alla legislazione e alle disposizioni della nuova normativa europea.

L’obiettivo del GDPR è stato quello di rafforzare la tutela dei dati personali dei cittadini dell’Unione Europea. Per riuscire in questo intento sono state fissate regole valide in tutti gli Stati membri relative alle modalità di raccolta dei dati personali degli utenti da parte delle aziende.

Oltre ai dati personali, con la normativa GDPR vengono analizzati e tenuti sotto controllo tutti i dati che permettono l’identificazione di un utente/persona fisica.

Eccoli nel dettaglio:

• dati personali: tutte le informazioni relative alla persona fisica che può essere identificata tramite nome, cognome o altre caratteristiche di tipo fisiche, oppure dati rilasciati on line tramite siti web;
• dati genetici: sono i dati ottenuti tramite analisi di DNA e RNA da un campione biologico della persona fisica in questione;
• dati biometrici: possono essere radiografie o tac, o altri dati grazie ai quali è possibile identificare una sola persona fisica;
• dati riguardanti la salute: sia fisica che mentale, oppure informazioni su servizi di assistenza sanitaria.

A chi spetta il compito di mettere tutte queste informazioni  sotto sicurezza? Al titolare del trattamento e al responsabile del trattamento. Ciò avviene attraverso procedure tecniche e organizzative studiate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio.

A chi rivolgersi per rispettare il regolamento GDPR

L’implementazione del GDPR privacy è una procedura che necessita di competenze specifiche. Molte aziende scelgono per questo di affidarsi a figure specializzate come:

1. Data Protection Officer (DPO) utile a supervisionare la strategia di protezione dei dati e la sua implementazione. La sua presenza è obbligatoria in alcuni casi specifici (come nelle pubbliche amministrazioni;
2. consulenti specializzati in privacy, professionisti con competenze giuridiche e tecniche. Il loro compito è quello di guidare l’azienda nell’adeguamento alla normativa;
3. società di servizi digitali, offrono soluzioni software e consulenza per la gestione degli adempimenti previsti dal GDPR.

Tutti professionisti che devono conoscere sia la parte tecnica che le questioni legali relative al GDPR.

Il riferimento normativo del GDPR per la privacy

Il GDPR privacy scaturisce dal Regolamento UE 2016/679. Entrato in vigore il 24 maggio 2016 in sostituzione della precedente Direttiva 95/46/CE, questo ha introdotto alcuni concetti fondamentali:

• il diritto all’oblio: la possibilità di richiedere la cancellazione dei propri dati;
• il diritto alla portabilità dei dati: la facoltà di trasferire i propri dati da un titolare a un altro;
• il principio di accountability: l’obbligo per il titolare di dimostrare di aver adottato misure adeguate;
• la valutazione d’impatto sulla protezione dei dati: obbligatoria per trattamenti che presentano rischi elevati;
• la notifica delle violazioni di dati personali: l’obbligo di segnalare eventuali data breach entro 72 ore.

In Italia, il GDPR è stato recepito con il Decreto Legislativo 101/2018. Questo ha adeguato il Codice in materia di protezione dei dati personali (D.Lgs. 196/2003) alle disposizioni del regolamento europeo.

Le sanzioni previste per chi non rispetta il GDPR

Cosa può accadere ad aziende e liberi professionisti che non rispettano la normativa GDPR? Il mancato adeguamento della gestione della privacy degli utenti può comportare delle sanzioni:

• ci sarà prima un’ammonizione scritta, nei casi in cui la violazione non è intenzionale;
• è prevista, invece, una multa fino a 10 milioni di euro o fino al 2% del fatturato registrato nell’anno precedente nei casi previsti dall’Articolo 83, Paragrafo 4 oppure fino a 20 milioni di euro o fino al 4% del fatturato nei casi previsti dai Paragrafi 5 e 6.

Come applicare il GDPR nella tua azienda

Adeguarsi al GDPR può sembrare come scalare una montagna all’inizio, ma con i giusti passi diventa un percorso che ogni realtà può gestire.

Si parte dalla mappatura dei dati e dalla creazione di un registro che documenti le attività di trattamento degli stessi. Le fasi successive riguardano la valutazione dei rischi e l’aggiornamento delle informative, in conformità agli articoli 13 e 14 del GDPR.

A questo punto, ci si concentra sulla gestione dei consensi degli interessati e su procedure di data breach. Cosa vuol dire? Definire protocolli per la gestione e la notifica delle violazioni dei dati personali.

E ovviamente non va sottovalutata la necessità di sensibilizzare e formare il personale sui principi del GDPR e sulle procedure adottate.

Per le piccole e medie imprese, l’adeguamento al GDPR può rappresentare una sfida piuttosto complessa. Esistono però strumenti e soluzioni software che possono semplificare notevolmente questo processo.

Scegli un software che garantisce il pieno rispetto del GDPR

TeamSystem, con Privacy in Cloud, può supportare tutte le aziende, i liberi professionisti e i consulenti a mettersi in regola con la normativa GDPR.

Privacy in Cloud è la piattaforma software in Cloud che permette di gestire gli adempimenti imposti dalla normativa europea 2016/679 in tema di privacy.

Può essere utilizzata direttamente dalle aziende, così come da studi e consulenti che supportano le imprese nella gestione delle attività previste dalla normativa.

La piattaforma, infatti, consente di gestire tutti i vari ambiti previsti dal GDPR, ovvero:

• organigramma Aziendale;
• ruoli;
• registro dei Trattamenti;
• analisi dei Rischi;
• audit;
• registro dei Consensi;
• Data Breach-

Perché scegliere Privacy in Cloud:

• è semplice, immediato e in Cloud;
• non richiede alcuna installazione;
• è multi-azienda: permette di gestire gli adempimenti di più Partite IVA;
• è multi-account: consente a più utenti di lavorare simultaneamente sulla piattaforma e con permessi diversi;
• offre all’utente una dashboard semplice e intuitiva;
• la sua interfaccia è facile da utilizzare;
• è utilizzabile da PC, tablet e smartphone;
• permette di gestire eventuali data breach in modo automatico, comunicando in tempo reale i dati al garante.

L’uso di sistemi tecnologici avanzati come Privacy in Cloud è una scelta strategica per garantire la conformità al GDPR e tutelare la reputazione aziendale.

Con gli strumenti giusti, insomma, la conformità al GDPR può trasformarsi in un’opportunità di crescita e miglioramento aziendale.