Come compilare una fattura elettronica: guida passo passo
La fattura elettronica è oggi un documento obbligatorio per la maggior parte delle imprese, Professionisti e Partite IVA che operano in Italia. Introdotta per favorire la digitalizzazione del sistema fiscale e contrastare l’evasione, ha rivoluzionato il modo in cui si gestiscono i rapporti economici tra aziende e pubbliche amministrazioni, nonché tra soggetti privati. Compilare correttamente una fattura elettronica è fondamentale non solo per rispettare gli obblighi normativi, ma anche per garantire la tracciabilità dei flussi economici e una contabilità ordinata ed efficiente.
Cos’è una fattura elettronica e a cosa serve
La fattura elettronica è un documento fiscale emesso in formato digitale (XML) che ha lo stesso valore legale di una fattura cartacea, ma deve essere trasmesso per via telematica tramite il Sistema di Interscambio (SdI), gestito dall’Agenzia delle Entrate. Ogni fattura viene verificata, registrata e smistata al destinatario attraverso questo sistema, che funge da “snodo” obbligatorio tra mittente e ricevente.
Le fatture elettroniche sono obbligatorie in Italia:
- per tutte le operazioni tra aziende e pubblica amministrazione (B2G);
- per le operazioni tra aziende (B2B);
- per i rapporti con i consumatori finali (B2C), salvo eccezioni limitate (es. alcuni regimi minimi prima del 2024).
Campi obbligatori della fattura elettronica
Per essere valida e accettata dal SdI, una fattura elettronica deve contenere una serie di dati obbligatori, senza i quali il documento verrà scartato.
- Dati del fornitore: denominazione o ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, sede legale, regime fiscale applicato.
- Dati del cliente: denominazione, codice destinatario (codice univoco a 7 cifre per PA o soggetti privati), oppure indirizzo PEC.
- Numero e data della fattura: la numerazione deve essere progressiva e non può presentare salti logici.
- Descrizione dei beni o servizi: specifica di ciò che è stato venduto o erogato.
- Quantità e prezzo unitario: obbligatori per le forniture materiali.
- Aliquota IVA e importi: specificare aliquota applicata, imponibile, imposta e totale.
Altri dati facoltativi possono arricchire la fattura (es. riferimento a ordini, DDT, commesse, CIG/CUP per la PA).
Procedura di compilazione della fattura elettronica
Compilare una fattura elettronica non è complicato, ma richiede precisione. Ecco i passaggi fondamentali:
- Accedere a un sistema di fatturazione elettronica. Si può usare il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate, oppure un software di fatturazione come Fatture in Cloud.
- Inserire i dati anagrafici di fornitore e cliente. Attenzione alla correttezza del codice destinatario o della PEC.
- Compilare le righe della fattura. Numero, data, descrizione dettagliata, importi e aliquote IVA.
- Verificare e validare i dati. Eventuali errori bloccano la trasmissione tramite SdI.
- Generare il file XML. È il formato strutturato obbligatorio per l’invio.
- Apporre la firma digitale. Richiesta per garantire autenticità e integrità del documento.
- Trasmettere la fattura al Sistema di Interscambio (SdI) che provvederà a consegnarla al destinatario.
Errori comuni da evitare
Alcuni errori frequenti possono comportare lo scarto della fattura da parte del SdI o problemi fiscali successivi. Ecco i più comuni:
- omissione di campi obbligatori (es. dati cliente, codice destinatario);
- codice destinatario errato o mancante: impedisce la consegna al cliente;
- errore nel numero progressivo della fattura;
- mancata indicazione del regime fiscale (es. forfettario, ordinario);
- impostazioni errate dell’iva o inversione di imponibile/imposta;
- formato non conforme di date, importi o valuta;
- incoerenze con dati già trasmessi (es. ritenute non previste dal contratto).
L’utilizzo di un software di fatturazione elettronica riduce notevolmente il rischio di incorrere in questi errori.
Strumenti per semplificare la compilazione
L’uso di strumenti digitali è fortemente consigliato per automatizzare e velocizzare il processo. Le soluzioni più efficaci includono:
- Software gestionali integrati come TeamSystem Studio, che gestisce anche la contabilità e il bilancio;
- Software Cloud per la fatturazione elettronica come Fatture in Cloud, accessibili ovunque e sempre aggiornate;
- App per dispositivi mobili per creare, inviare e monitorare le fatture anche in mobilità;
- Integrazione con e-commerce o CRM per generare le fatture direttamente da ordini o clienti registrati;
- Compilazione automatica da preventivo o DDT per evitare ridondanze e velocizzare la creazione del documento;
- Servizi di conservazione digitale a norma per l’archiviazione obbligatoria per 10 anni.
Perché scegliere TeamSystem per la fatturazione elettronica
TeamSystem offre un ecosistema completo di strumenti per la digitalizzazione della fatturazione, dalla creazione all’invio, fino alla conservazione.
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FAQ sulla compilazione della fattura elettronica
Cosa succede se sbaglio a compilare una fattura elettronica?
È possibile annullare la fattura errata con l’emissione di una nota di credito elettronica e successivamente crearne una nuova corretta. In alcuni casi, è utile accompagnare la nuova fattura da una nota esplicativa.
È obbligatorio utilizzare un software per compilare le fatture elettroniche?
No, ma è altamente raccomandato. L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un portale gratuito, ma i software professionali offrono funzionalità più evolute, maggiore sicurezza e velocità operativa.
Come posso verificare se ho compilato correttamente una fattura elettronica?
Puoi usare sia il sistema di controllo dell’Agenzia delle Entrate, sia gli strumenti di validazione integrati nei software come TeamSystem, che avvisano in caso di dati incompleti o incoerenti.
Quali sono i tempi di conservazione delle fatture elettroniche?
Per legge, tutte le fatture elettroniche devono essere conservate per 10 anni in formato digitale e con strumenti conformi alle regole AgID e al Codice dell’Amministrazione Digitale.
È possibile modificare una fattura elettronica dopo l’invio?
No. Una volta trasmessa al Sistema di Interscambio, la fattura è considerata emessa e non modificabile. In caso di errore, l’unico modo è emettere una nota di variazione e una nuova fattura.
