Normative e compliance della Cybersecurity

La protezione dei dati non solo è essenziale per la sicurezza e la reputazione degli Studi professionali, ma è soprattutto una responsabilità legale: regolamenti come il GDPR Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati), il DORA (Digital Operational Resilience Act) e la NIS2 (Network and Information Security Directive 2) obbligano aziende e Professionisti ad adottare misure di sicurezza adeguate a garantire la riservatezza e l’integrità delle informazioni.

Questi regolamenti hanno imposto standard elevati per il trattamento dei dati e hanno stabilito che tutte le imprese e i Professionisti che operano all’interno dell’Unione Europea o che trattano dati di cittadini europei debbano assicurare una protezione rigorosa, con sanzioni severe in caso di violazione. Comprendere gli obblighi legali derivanti da queste normative può sembrare complesso, ma è fondamentale per ogni Professionista che gestisce informazioni personali, che si tratti di Consulenti fiscali, Avvocati, Commercialisti o altre figure professionali. Non tenere conto dei regolamenti e delle proprie responsabilità, infatti, espone al rischio di incorrere in sanzioni, ma non solo. Ancora una volta, il pericolo è quello di perdere la fiducia dei propri clienti e non essere in grado di mantenere l’integrità dell’attività.

Ma quali sono gli aspetti normativi più importanti e come i Professionisti possono assicurare la conformità alle leggi sulla protezione dei dati? Approfondiamo gli obblighi legali legati alla protezione dei dati ed esploriamo le migliori pratiche e i passi concreti che ogni Studio dovrebbe seguire per tutelare la conformità e la sicurezza delle informazioni trattate.

Per gli Studi professionali, il GDPR ha comportato significativi cambiamenti nella gestione delle informazioni personali dei clienti e dei collaboratori. Ma di cosa si tratta, esattamente?

Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) è la normativa europea che disciplina in modo organico la protezione dei dati personali. Approvato nel 2016 ed entrato pienamente in vigore il 25 maggio 2018, il GDPR ha lo scopo di garantire ai cittadini dell’Unione Europea un maggiore controllo sulle proprie informazioni personali, rafforzando i diritti degli interessati e stabilendo regole uniformi in tutti gli Stati membri. Il regolamento si applica a qualsiasi soggetto, pubblico o privato, che raccolga, elabori o conservi dati personali, indipendentemente dalla dimensione dell’organizzazione o dalla sua ubicazione geografica. Anche imprese e Professionisti extra-UE sono tenuti a conformarsi qualora trattino dati di residenti nell’Unione.

Il GDPR si fonda su alcuni principi cardine:

• liceità, correttezza e trasparenza nel trattamento dei dati;
• limitazione delle finalità (i dati devono essere raccolti per scopi specifici e legittimi);
• minimizzazione dei dati (raccogliere solo ciò che è strettamente
  necessario);
• esattezza, integrità e riservatezza  (proteggere i dati da accessi non
  autorizzati o perdite);
• accountability (responsabilizzazione del titolare del trattamento).

L ’applicazione di questi principi riguarda ovviamente anche gli Studi professionali, tra cui Studi legali, Commercialisti, Consulenti del Lavoro e altri Professionisti. Questi soggetti devono adottare misure adeguate a garantire che i dati personali trattati – anche in quantità contenute – siano gestiti in modo conforme alla normativa vigente. Questo comporta, innanzitutto, la necessità di predisporre procedure e politiche interne che regolino l’intero ciclo di vita del dato, dalla raccolta alla conservazione, fino alla sua eventuale cancellazione. Ogni attività deve essere documentata, giustificabile e dimostrabile.

GDPR e protezione dei dati

Particolarmente rilevante per i Professionisti è il principio di accountability, ovvero la responsabilizzazione del titolare del trattamento, che corrisponde al soggetto che determina le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali. A differenza della normativa previgente, il GDPR non prevede una lista esaustiva di adempimenti, ma richiede al titolare di valutare autonomamente i rischi associati ai trattamenti effettuati e di adottare misure tecniche e organizzative adeguate al contesto e alla sensibilità dei dati trattati. Tra le misure comunemente richieste rientrano l’adozione di strumenti informatici sicuri, l’utilizzo di password robuste e di sistemi di crittografia, l’aggiornamento costante del software utilizzato, il controllo rigoroso degli accessi ai dati, e la definizione di ruoli chiari per ciascun soggetto coinvolto.

Il regolamento introduce anche due concetti fondamentali: privacy by design e privacy by default. Questi principi impongono di considerare la protezione dei dati non come un’aggiunta successiva, ma come un elemento strutturale da integrare fin dalla fase di progettazione di qualunque processo, servizio o sistema che comporti il trattamento di informazioni personali. In concreto, significa che lo Studio professionale, nel pianificare le proprie attività, deve adottare strumenti e soluzioni che minimizzino i rischi di violazione e limitino al minimo indispensabile i dati trattati, sia nel formato digitale che in quello cartaceo.

La conformità al GDPR richiede anche una revisione dell’organizzazione interna dello Studio. Chiunque abbia accesso ai dati (dipendenti, collaboratori, consulenti esterni) deve essere formalmente autorizzato e formato in modo adeguato. Il titolare del trattamento deve definire con precisione i compiti, le responsabilità e i limiti di intervento per ciascun soggetto, garantendo che il personale agisca secondo procedure tracciabili e conformi alle norme.

Altro principio fondamentale è quello della trasparenza: il GDPR impone di informare in modo chiaro e comprensibile gli interessati (ad esempio, i clienti dello Studio) sulle modalità con cui i loro dati vengono trattati.
A tal fine, lo Studio deve redigere un’informativa privacy dettagliata e personalizzata, che illustri le finalità del trattamento, la base giuridica, le modalità operative, i tempi di conservazione dei dati e i diritti riconosciuti agli interessati. Tale informativa deve essere facilmente accessibile, aggiornata e scritta in un linguaggio comprensibile anche ai non addetti ai lavori.

Infine, una questione spesso dibattuta riguarda la figura del DPO (Data Protection Officer). Il GDPR prevede l’obbligo di nominarlo solo in determinati casi, ad esempio quando il trattamento dei dati avviene su larga scala, oppure se riguarda categorie particolari di dati sensibili, come quelli sanitari o giudiziari. Per la maggior parte degli Studi professionali – che non trattano dati su vasta scala né svolgono attività di monitoraggio sistematico – la nomina del DPO non è obbligatoria. Tuttavia, il Professionista può decidere di nominarne uno volontariamente, come misura aggiuntiva di garanzia. In alternativa, è possibile affidarsi a un consulente esterno che svolga le funzioni del DPO, senza dover creare un ruolo interno. Anche in presenza di tale figura, la responsabilità di garantire la corretta gestione dei dati personali resta in capo al titolare dello Studio, che deve assicurare il pieno rispetto degli obblighi previsti dal regolamento.

DORA: principi, obblighi e rischi per i Commercialisti

Il DORA (Digital Operational Resilience Act) è il regolamento dell’Unione Europea entrato in vigore nel 2023, pensato per rafforzare la capacità delle organizzazioni del settore finanziario – e dei soggetti collegati a esso – di resistere, rispondere e riprendersi da incidenti informatici o disservizi digitali. Non riguarda soltanto banche, assicurazioni o grandi intermediari, ma anche tutti i professionisti e le realtà che, direttamente o indirettamente, gestiscono dati sensibili e processi legati al mondo finanziario.

La normativa introduce un quadro comune di regole che si basano su alcuni pilastri fondamentali.

• Gestione e monitoraggio del rischio ICT: valutare, prevenire e ridurre i rischi legati ai sistemi informatici.
• Test di resilienza digitale: verificare periodicamente la capacità dei sistemi di resistere a incidenti e attacchi.
• Gestione degli incidenti: stabilire procedure chiare per rilevare, segnalare e risolvere rapidamente gli eventi critici.
• Controllo dei fornitori ICT: monitorare e responsabilizzare i partner tecnologici esterni (Cloud, software, servizi digitali).

Per i Commercialisti, che gestiscono quotidianamente informazioni riservate di clienti, aziende e privati, la DORA non è solo una direttiva tecnica: è uno strumento di tutela professionale e di credibilità. Adeguarsi significa:

• garantire ai clienti che i loro dati sono protetti da attacchi e fughe di informazioni;
• rafforzare la fiducia e la reputazione dello Studio;
• evitare conseguenze legali ed economiche derivanti da mancate misure di sicurezza;
• allinearsi a standard europei che diventeranno sempre più vincolanti anche per le piccole realtà

Ignorare o sottovalutare il DORA comporta rischi rilevanti:

• violazioni dei dati con conseguenti sanzioni e perdita di clienti;
• interruzione dei servizi, che causa l’impossibilità di accedere a software gestionali, contabilità bloccata, ritardi negli adempimenti fiscali;
• responsabilità professionale in caso di danni subiti dai clienti a seguito di incidenti
  informatici;
• perdita di reputazione e fiducia, elemento chiave per la professione di Commercialista.

NIS2: la nuova frontiera della sicurezza informatica

La direttiva europea NIS2 (Network and Information Security Directive 2), approvata per rafforzare la sicurezza informatica all’interno dell’Unione, rappresenta un’evoluzione significativa rispetto alla prima NIS del 2016. Il suo scopo è quello di uniformare gli standard di protezione e gestione dei rischi digitali, estendendo il campo di applicazione a un numero maggiore di settori e organizzazioni considerate cruciali per il buon funzionamento dell’economia e dei servizi essenziali. Pur non essendo destinatari diretti come banche o operatori energetici, anche i Commercialisti sono coinvolti: infatti, custodiscono dati finanziari e personali sensibili e fanno parte di quella catena di soggetti che, se compromessa, può generare gravi conseguenze per clienti e istituzioni.

La direttiva si basa su un approccio integrato alla gestione della sicurezza digitale che comprende:

• una valutazione continua dei rischi, con obbligo di adottare misure preventive;
• la prontezza a reagire agli incidenti, mediante procedure interne chiare e condivise;
• la notifica obbligatoria degli eventi più gravi alle autorità competenti entro tempi molto stretti;
• il coinvolgimento diretto dei vertici nella supervisione delle misure di sicurezza;
• una maggiore attenzione alla catena dei fornitori, inclusi i servizi informatici utilizzati negli studi professionali.

Trascurare la NIS2 sarebbe un errore: gli Studi professionali oggi sono parte integrante dell’ecosistema digitale.

Adeguarsi significa:

• proteggere la riservatezza dei clienti, valore centrale nella professione;
• garantire continuità lavorativa anche in caso di attacchi informatici o guasti tecnologici;
• rafforzare il rapporto di fiducia con aziende e privati che affidano i propri dati;
• evitare di rimanere indietro rispetto a standard europei che diventeranno sempre più stringenti.

ISO 27001 e altre certificazioni di sicurezza

Dimostrare ai clienti e ai partner di poter gestire e proteggere i loro dati in modo sicuro rappresenta oggi un vantaggio competitivo per gli Studi professionali. Ma come si può, in concreto, garantire di adottare le migliori pratiche in materia di sicurezza delle informazioni?

Una delle soluzioni più efficaci è ottenere una certificazione ISO, un riconoscimento internazionale che attesta il rispetto di standard di qualità e sicurezza. Tra le diverse certificazioni, la ISO 27001 è quella di riferimento per la gestione della sicurezza delle informazioni: si tratta di uno standard internazionale che definisce i requisiti per un Sistema di Gestione della Sicurezza delle Informazioni (ISMS – Information Security Management System), ovvero un insieme di processi, politiche e controlli progettati per proteggere dati sensibili da minacce come violazioni, accessi non autorizzati o perdita di informazioni. La ISO 27001 non si limita a stabilire regole generali, ma offre un approccio strutturato e basato sul rischio. Tra le diverse aree tematiche, infatti, alcune sezioni riguardano ambiti come il controllo degli accessi, la sicurezza operativa (protezione dei sistemi informatici e delle infrastrutture tecnologiche) o la sicurezza delle comunicazioni, che garantisce la protezione delle informazioni scambiate tra diversi soggetti. Ma perché ottenere la certificazione ISO 27001 è così importante? I motivi sono diversi. Conformità normativa:  la ISO 27001 aiuta a rispettare leggi, regolamenti e requisiti contrattuali relativi alla sicurezza delle informazioni, tra cui il GDPR.
Vantaggio competitivo:  dimostrare di adottare uno standard internazionale di sicurezza può migliorare la reputazione e aumentare la fiducia di clienti e partner.
Prevenzione degli incidenti:  un sistema di gestione certificato riduce il rischio di attacchi informatici, fughe di dati o errori operativi e, di conseguenza, minimizza i possibili danni economici e legali.

Per ottenere la certificazione ISO 27001, prima di tutto è necessario implementare un sistema di gestione della sicurezza delle informazioni, mediante l’identificazione dei rischi e la definizione di misure di protezione adeguate. Successivamente, un ente di certificazione indipendente effettuerà un audit per verificare che tutti i requisiti siano rispettati. Una volta superato il test valutativo, si accede alla certificazione. Ciò non significa, però, che ottenuta la certificazione si possano allentare le misure di sicurezza: la certificazione, infatti, ha validità triennale e vengono effettuati controlli periodici per garantire il mantenimento degli standard. La ISO 27001 non è il solo standard a rivelarsi utile per Studi e Professionisti: esistono molte altre certificazioni, come la ISO 9001 che certifica la qualità della gestione aziendale o la ISO 22301 che riguarda la continuità operativa in caso di emergenze. Sebbene queste certificazioni non siano obbligatorie per legge, rappresentano un valore aggiunto perché offrono un riconoscimento tangibile dell’impegno per la sicurezza, la qualità e la trasparenza; elementi che oggi pesano sempre di più nella scelta di un fornitore di servizi professionali.

Investire in una certificazione ISO significa quindi distinguersi nel mercato e rafforzare la fiducia dei propri clienti: in un’epoca in cui i dati sono un asset fondamentale, dotarsi di strumenti adeguati a proteggerli è una scelta strategica che può fare la differenza.

La responsabilità legale dei Professionisti in caso di data breach

Abbiamo già parlato di data breach e di come l’accesso o la divulgazione non autorizzata di dati possa comportare seri danni alla reputazione. È bene chiarire, però, che eventi di questo tipo comportano anche degli obblighi precisi da parte del Professionista che, se trascurati, possono portare, oltre che a gravi danni reputazionali e di produttività, a severe sanzioni.

Il GDPR stesso fa riferimento al data breach e stabilisce in modo chiaro gli obblighi di notifica in caso di incidente. In particolare, il regolamento prevede che l’autorità di controllo competente venga informata entro 72 ore dalla scoperta dell’evento, a meno che non vi siano ragioni fondate per ritenere che l’incidente non comporti conseguenze gravi per gli interessati.

Non solo, se la violazione può avere un impatto significativo sui diritti e le libertà delle persone coinvolte (come furto d’identità, frodi, danni finanziari o pregiudizio alla privacy), il titolare del trattamento deve informare tempestivamente anche gli interessati, illustrando l’accaduto, le sue conseguenze e le misure adottate per mitigarne gli effetti, come stabilito dall’articolo 34 del GDPR.

Oltre ai danni reputazionali, la mancata gestione di un data breach può avere conseguenze economiche rilevanti: il GDPR prevede sanzioni fino a 10 milioni di euro o il 2% del fatturato globale per chi non adempie agli obblighi di notifica e gestione.

Da questo punto di vista, Professionisti e Studi professionali devono predisporre una strategia preventiva per affrontare eventuali violazioni. Un buon punto di partenza è la creazione di un piano di risposta ai data breach, che definisca chiaramente ruoli, responsabilità e procedure da seguire in caso di incidente, e che includa misure tecniche per individuare e bloccare tempestivamente le minacce, oltre a un piano di formazione adeguata del personale, affinché ogni collaboratore sappia come comportarsi davanti a un’anomalia.

Un altro aspetto fondamentale è la valutazione del rischio: comprendere quali dati sono più esposti e quali potrebbero essere le conseguenze di una violazione aiuta a definire strategie di protezione più efficaci. Inoltre, è importante documentare tutte le azioni intraprese per gestire il data breach, così da poter dimostrare alle autorità di aver agito in modo conforme alla normativa e anche migliorare nel tempo le strategie di protezione e risposta.

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