10 consigli per la gestione efficace di un condominio

Gestire in modo efficace un condominio richiede competenze amministrative e finanziarie. Un buon amministratore di condominio deve essere una persona con doti organizzative e interpersonali, deve saper essere trasparente e in grado di comunicare in modo semplice ma efficace con tutti i condomini. Per assicurare una gestione dei condomini efficiente, inoltre, non può mancare una sana dose di flessibilità, ingrediente in grado di arricchire un menu che ha l’obiettivo di migliorare la qualità della vita di tutti i residenti.  

Amministratore di condominio: chi è e di cosa si occupa 

L’amministratore condominiale è il vero punto di riferimento per chi vive all’interno di un condominio. Questa figura si occupa, infatti, della gestione dello stabile e dell’esecuzione di tutte le delibere assembleari. Il suo raggio d’azione è molto ampio ed è quasi impossibile individuare con precisione tutte le mansioni di cui si occupa. L’amministratore condominiale si fa, infatti, carico della gestione delle controversie tra condomini, dell’amministrazione finanziaria dello stabile e della conservazione dei beni comuni.  

Inoltre, riscuote i contributi e si occupa di erogare le spese occorrenti per la manutenzione ordinaria e per l’esercizio dei servizi comuni. A lui attengono quindi la gestione amministrativa, tecnica e contabile del condominio, gli interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria, la riscossione delle quote condominiali e la custodia dei documenti. Fanno capo all’amministratore del condominio la gestione della contabilità (libri contabili, registro di cassa, bilancio consuntivo), la redazione del rendiconto consuntivo annuale e del preventivo e il pagamento delle fatture relative alle spese condominiali (spese di manutenzione, utenze, assicurazioni).  

Come gestire il condominio 

Va da sé che il ruolo di un amministratore di condominio è costellato di doveri. Tra gli adempimenti rientrano il rispetto del regolamento condominiale, l’attuazione delle delibere dell’assemblea e la manutenzione dei servizi e dei beni condominiali, per far sì che non ne derivi alcun pregiudizio alle zone comuni e ai singoli appartamenti. Ecco alcuni consigli pratici per gestire in modo affidabile e competente un condominio. 

1. Stabilire regole chiare 

Definire e far rispettare delle regole è il punto di partenza di ogni buon amministratore di condominio. Nell’ecosistema delle norme devono necessariamente rientrare quelle per l’utilizzo delle aree comuni, la ripartizione delle spese e le opere di manutenzione per lo stabile. Tutti i condomini devono essere ugualmente coinvolti nelle decisioni: far sì che le regole rispondano alle esigenze di tutti è il modo migliore per garantirne l’applicazione.  

Alla definizione delle regole deve, inoltre, corrispondere quella delle sanzioni per chiunque le violi, prevedendo inoltre opportunità di fare ricorso.  

2. Frequentare corsi di formazione 

L’amministratore di condominio è il depositario della conoscenza delle norme che riguardano lo stabile di sua competenza, ma non solo. Leggi sulla sicurezza, disposizioni fiscali e regolamenti edilizi devono essere il pane quotidiano del suo lavoro. Per far sì che lo mastichi con facilità, è opportuno che prenda parte a corsi di aggiornamenti periodici e consulti a cadenza regolare fonti affidabili per rimanere aggiornato sulle novità legislative.  

3. Assicurare una gestione trasparente 

La gestione del condominio deve essere quanto più possibile trasparente. L’amministratore deve saper fornire puntualmente ai condomini tutte le informazioni che gli vengono richieste, tra cui quelle relative alle delibere assembleari e alle attività svolte. Inoltre, ogni spesa deve essere documentata e resa disponibile per la revisione. Per questo può essere importante redigere un rapporto finanziario dettagliato e presentarlo nelle assemblee comuni. 

4. Garantire la sicurezza 

Quello della sicurezza è un tema che sta a cuore ai residenti di ogni condominio. Per assicurare un livello adeguato, è consigliato investire in interventi preventivi che comprendano i sistemi di videosorveglianza e di illuminazione intelligente. Inoltre, può rivelarsi utile assumere del personale di vigilanza, specie se non è previsto il servizio di portineria, e in ogni caso garantire il controllo degli accessi limitando quelli alle aree comuni soltanto ai residenti o ad ospiti autorizzati.  

5. Contenere i costi 

L’ottimizzazione dei costi passa attraverso la capacità di negoziare con i fornitori e la ricerca di soluzioni alternative per tenere sotto controllo le spese. L’amministratore deve essere capace di redigere e gestire un bilancio preventivo, monitorare continuamente entrate ed uscite e assicurare che non venga sforato il budget approvato in assemblea. 

6. Prevedere extra budget 

Pianificare fondi supplementari è un elemento importante per far fronte alle spese straordinarie che possono verificarsi quando si amministra un condominio. Per gestire i fondi di riserva efficacemente è necessario pianificare a lungo termine, assicurarsi che ogni condomino contribuisca per la sua parte, rintracciare eventuali opzioni di investimento e, soprattutto, monitorare regolarmente le spese straordinarie per avere contezza della cassa. 

7. Impostare una comunicazione chiara 

La comunicazione con i condomini deve essere chiara e tempestiva. L’amministratore di condominio deve utilizzare tutti i canali di comunicazione possibili, adattandosi alle specificità dei residenti. Email, servizi di messaggistica, assemblee condominiali e avvisi sul portone o nell’androne permettono a tutti di restare sempre aggiornati e informati sulle novità.  

8. Prevenire e risolvere controversie 

Una buona amministrazione è anche frutto della capacità di gestire i reclami dei condomini in modo imparziale, efficiente e risolutivo. L’amministratore di condominio deve raccogliere le istanze di tutti, saper ascoltare e mediare. La sua capacità di gestire i conflitti con diplomazia ed equità ne garantirà l’approvazione dei residenti a lungo termine. 

9. Gestire manutenzione e appalti 

Garantire stabilità e vivibilità del condominio è compito dell’amministratore. Per farlo è necessario pianificare adeguatamente la manutenzione ordinaria e straordinaria dell’edificio e programmare i lavori che si rendono necessari ciclicamente. L’amministratore di condominio può quindi preparare un calendario delle manutenzioni e programmare ispezioni regolari per prevenire problemi maggiori.  

Per quanto riguarda gli appalti, invece, nell’ottica di garantire equità, qualità e trasparenza è opportuno richiedere più preventivi e condividere con i condomini le informazioni raccolte prima di procedere con gli interventi.  

10. Usare la tecnologia 

Fare ricorso a strumenti tecnologici semplifica la vita di un amministratore di condominio. In commercio esistono diversi software gestionali che facilitano il lavoro, offrendo un valido supporto per la contabilità, la pianificazione, la comunicazione con i condomini e la prenotazione dei servizi condominiali.  

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