Come fare una nota spese

Le note spese sono richieste per il rimborso dei costi sostenuti, in genere durante le trasferte lavorative. Si consideri un esempio. Contesto aziendale: una piccola impresa di elettricisti di un piccolo paese a 40 km da Milano. Commessa: ristrutturazione di un bagno di un appartamento in Corso Vittorio Emanuele, in centro Milano. Sei il titolare dell’azienda ed affidi l’incarico ad uno dei tuoi dipendenti. Di certo, il tuo collaboratore raggiungerà Milano in auto o con i mezzi di trasporto pubblico e, sicuramente, pranzerà fuori. Il tragitto in macchina o col treno e il pranzo costituiscono dei costi, i quali saranno sostenuti inizialmente dal tuo collaboratore. A questo punto entrano in gioco le note spese: con esse, il tuo dipendente registra i costi (benzina o biglietto e pranzo) e te le fa avere. Tu dovrai preoccuparti del rimborso.

Quali sono le informazioni che devi chiedere al tuo collaboratore di inserire nelle note spese?

• Impresa per cui lavora, ossia i dati che riguardano la tua attività: ragione sociale ed indirizzo della sede lavorativa, a cui va indirizzato il rimborso.
• La sua anagrafica: nome, cognome, attività per cui sono stati sostenuti i costi dei quali chiede il rimborso.
• Data e luogo: il periodo e il luogo della trasferta. Nell’esempio precedente, se si trattasse di un unico giorno per completare il rifacimento del bagno in Corso V. Emanuele, si dovrebbe inserire, ad esempio, mercoledì 10/09/2016.
• Le spese: elenco di tutti i costi. Nel nostro caso, ad esempio, tragitto in auto: 15 euro; pranzo: 7,50 euro.
• Gli allegati, a sostegno della veridicità delle spese per cui si annota la richiesta di rimborso: ricevute, scontrini, fatture, ecc.
• Le note varie ed eventuali: ulteriori delucidazioni e approfondimenti in merito alle spese sostenute.

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