Conservazione digitale e Agenzia delle Entrate

Conservazione digitale non ha lo stesso significato di “archiviazione elettronica”. L’archiviazione elettronica, infatti, non è disciplinata da una normativa e può essere utilizzata ad uso interno dell’organizzazione per ottenere diversi benefici, ad esempio accesso immediato e semplice ai documenti. La conservazione digitale, invece, è un processo regolamentato dalla Legge ed è finalizzato a rendere un documento non deteriorabile e disponibile nel tempo in tutta la sua integrità ed autenticità.

1. La semplice “archiviazione elettronica” dei documenti non prevede particolari e precise modalità operative. I soggetti, che sono interessati all’archiviazione elettronica, possono utilizzare un qualsiasi supporto di memorizzazione, per l’acquisizione del documento, la sua classificazione e l’attribuzione di un codice di identificazione univoco, in modo da consentirne un accesso semplice.
2. La conservazione digitale, invece, ha lo scopo di rendere un documento non deteriorabile e disponibile nel tempo, in tutta la sua integrità ed autenticità. Il documento, infatti, viene “congelato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. La conservazione digitale è un processo articolato e impegnativo che implica un profondo ripensamento dei processi organizzativi interni e l’impiego di figure professionali specializzate.

La conservazione digitale porta con sé differenti vantaggi di trasparenza, efficienza e spending review. La conservazione digitale è un processo a cui aderisce anche l’Agenzia delle Entrate. Da maggio 2016, gli atti di aggiornamento catastale sono conservati digitalmente. Ora si aggiunge la conservazione digitale dei Registri di pubblicità immobiliare.

Infatti, secondo quanto stabilito dal provvedimento interdirigenziale del 20 ottobre 2016, emanato dall’agenzia delle Entrate di concerto con il Ministero della Giustizia e pubblicato il 31 ottobre nella Gazzetta Ufficiale n. 255, l’Agenzia delle Entrate conserverà digitalmente i documenti di pubblicità immobiliare, quelli che interessano, ad esempio, le trascrizioni e le iscrizioni ipotecarie, le cancellazioni e le altre formalità relative ai beni immobili.

Con il provvedimento, è stato stabilito che i registri immobiliari formati a partire dal 31 ottobre siano conservati esclusivamente su supporti informatici. La conservazione digitale riguarda:

1. il registro generale d’ordine;
2. i registri particolari delle trascrizioni, delle iscrizioni e delle annotazioni;
3. il registro delle comunicazioni e le relative comunicazioni di cancellazione.

L’Agenzia delle Entrate diventa sempre più digitale. La conservazione digitale dei documenti di pubblicità immobiliare aggiunge un importante passo avanti nel processo di digitalizzazione dell’Agenzia.