Pipeline di vendita: strategie per crearla e automatizzarla con strumenti digitali

La pipeline di vendita rappresenta uno degli strumenti strategici più rilevanti per qualsiasi impresa che desideri crescere in maniera strutturata e sostenibile. Si tratta di un approccio che consente di trasformare il processo commerciale in una sequenza chiara di fasi, ognuna delle quali è monitorabile e misurabile.  

In un contesto di mercato sempre più competitivo, in cui le aziende devono saper reagire con rapidità alle esigenze dei clienti e alle variazioni della domanda, la capacità di gestire le opportunità commerciali diventa un fattore determinante. Una pipeline ben costruita permette infatti di avere una visione complessiva delle trattative in corso, migliorando la capacità di pianificazione e riducendo il margine di errore. Inoltre, la digitalizzazione offre strumenti avanzati che rendono ancora più semplice organizzare i dati, analizzarli e condividerli tra i team, trasformando la pipeline in un vero e proprio motore di crescita aziendale. 

Cos’è una pipeline di vendita  

La pipeline di vendita, o sales pipeline (il cui significato letterale è “tubatura”), è la rappresentazione grafica del processo strutturato attraverso il quale un’azienda gestisce e monitora le opportunità di vendita, dalla fase iniziale della trattativa commerciale fino alla chiusura dell’affare.   

In sostanza, i sales manager possono seguire, passo dopo passo, ogni step della trattativa, individuando quelle che si trovano in lavorazione, quelle modificate, vinte o perse, nonché quanto tempo è passato dalla prima fase alla chiusura.   

Benché si tratti di uno strumento fondamentale, non tutte le aziende prevedono la costruzione di una pipeline di vendita efficace, talvolta anche perché non dispongono del tempo o del personale adeguato. Più di frequente, perché non vi è una reale consapevolezza dell’importanza di questo strumento.   

Qual è la differenza tra pipeline di vendita e pipeline marketing  

Prima di comprendere appieno i vantaggi di una sales pipeline, mostrare come costruirne una efficace e fornire alcuni esempi, è fondamentale operare una necessaria distinzione tra due termini che vengono spesso utilizzati come sinonimi, ma rappresentano due concetti diversi.   

Ecco perché forniamo una definizione di entrambi i termini, in modo da sottolinearne e comprenderne le differenze:   

• pipeline di vendita è composta da una serie di step che consentono di individuare le opportunità di business e tracciare visivamente l’avanzamento di un contatto nell’intero processo di vendita, fino alla chiusura della trattativa;  

• pipeline marketing è il percorso che consente di attrarre nuovi lead (potenziali clienti) e gestirli fino ad arrivare alla conversione, inclusi i passaggi successivi.   

È chiaro che il reparto vendite e il reparto marketing siano collegati tra loro. Ma quando parliamo di pipeline di vendita ci riferiamo al percorso che inizia solo in seguito ad attività di marketing che hanno dapprima attratto il lead, lo hanno nutrito (attraverso il processo di lead nurturing) finché questi non è ora pronto per arrivare all’area Sales.   

Questo passaggio è essenziale, perché consente di aprire trattative esclusivamente con lead che abbiano già mostrato reale interesse per l’offerta, il prodotto o il servizio. Solo a questo punto, il commerciale può dedicare tutti i propri sforzi alla chiusura delle trattative, senza perdere tempo a inviare e-mail o effettuare chiamate a freddo a persone non interessate.   

Quali sono i vantaggi di una sales pipeline  

La pipeline di vendita è uno strumento strategico che contribuisce a migliorare e rendere più efficace il processo di vendita. Tra i principali vantaggi di una sales pipeline troviamo:   

• monitoraggio del processo grazie a una panoramica visiva del flusso di lavoro;  

• prioritizzazione delle attività di vendita, consentendo ai venditori di concentrarsi sulle opportunità più promettenti;  

• identificazione dei problemi per individuare eventuali ritardi, perdite di opportunità o inefficienze e prendere provvedimenti correttivi;  

• miglioramento delle prestazioni, identificando le strategie o le pratiche che hanno portato a risultati positivi.  

Come creare una pipeline di vendita efficace  

Non esiste una pipeline di vendita che sia efficace per ogni tipo di azienda. La sua costruzione si deve basare su diversi fattori e potrà includere molti elementi, specialmente quando si tratta di processi di vendita molto lunghi e complessi.   

In ogni caso, e a titolo esemplificativo, possiamo dire che alla base di ogni sales pipeline ci sono sempre 4 passaggi fondamentali.   

1. Qualificazione dei contatti 

La prima fase è determinante perché stabilisce quali lead meritino effettivamente l’attenzione del reparto vendite. Il marketing, attraverso attività di lead generation e nurturing, consegna al team commerciale contatti che hanno già dimostrato un interesse concreto verso l’azienda. Sono lead qualificati, cioè utenti che hanno interagito con contenuti, partecipato a eventi o richiesto informazioni specifiche, e che quindi si trovano in una fase avanzata del loro percorso d’acquisto. In questo modo, i venditori possono concentrare le proprie energie sulle opportunità con maggior potenziale, riducendo il rischio di spreco di risorse e aumentando il tasso di conversione. 

2. Presentazione dell’offerta  

Una volta identificati i lead di valore, è il momento di presentare l’offerta. Questa fase non si limita a illustrare un listino prezzi o un catalogo di servizi, ma richiede una vera e propria attività consulenziale. L’obiettivo è dimostrare al potenziale cliente come la soluzione proposta possa risolvere in maniera concreta i suoi problemi, generando un vantaggio competitivo rispetto ai concorrenti. È fondamentale personalizzare la presentazione sulla base delle esigenze specifiche emerse durante la qualificazione, mettendo in evidenza i punti di forza più rilevanti per quell’interlocutore. 

3. Invio offerta  

Quando il prospect manifesta interesse, il passo successivo è la formalizzazione della proposta. In questa fase vengono inviati preventivi, schede tecniche, demo personalizzate o altre documentazioni necessarie per supportare il processo decisionale. Si tratta di un momento delicato, perché il cliente è in piena fase di valutazione e può confrontare l’offerta con quelle dei competitor. La chiarezza, la trasparenza e la capacità di comunicare valore aggiunto diventano quindi determinanti per favorire un esito positivo. 

4. Esito della trattativa 

La conclusione della trattativa rappresenta il momento in cui il potenziale cliente prende la decisione finale. L’esito può essere positivo, con la conversione del prospect in cliente, oppure negativo, con la perdita dell’opportunità. In entrambi i casi, questa fase fornisce informazioni preziose. In caso di successo, i dati raccolti lungo la pipeline aiutano a replicare le strategie vincenti. In caso di insuccesso, invece, è fondamentale analizzare a fondo il percorso compiuto: individuare i punti critici, comprendere le motivazioni del rifiuto e implementare azioni correttive che possano migliorare le performance future. 

Costruire una pipeline efficace significa quindi non solo organizzare in sequenza le fasi di vendita, ma anche dotarsi di strumenti e processi che rendano ogni passaggio misurabile, replicabile e migliorabile nel tempo. 

Esempi di costruzione di una pipeline di vendita   

Per meglio comprendere come possa essere stilata una pipeline di vendita, facciamo un esempio concreto di pipeline che ci aiuti a capire quali passaggi tenere in considerazione.   

Ogni settore ha logiche proprie e cicli di vendita più o meno complessi, che influenzano il numero di fasi da includere e il livello di dettaglio richiesto. La pipeline non è quindi un modello statico, ma uno strumento dinamico che si adatta al contesto e agli obiettivi commerciali. 

Un primo esempio riguarda un’azienda B2B che vende servizi generati principalmente attraverso canali digitali. In questo scenario, l’opportunità nasce da una richiesta online, come la compilazione di un form sul sito o la risposta a una campagna di marketing. In questo caso, è necessario prevedere alcuni step aggiuntivi per verificare la qualità del lead e assicurarsi che l’interesse sia concreto. La pipeline potrebbe quindi articolarsi nei seguenti passaggi: 

• telefonata conoscitiva, per raccogliere maggiori informazioni, confermare il bisogno reale e qualificare il contatto in base a criteri oggettivi; 

• primo incontro di persona o da remoto, durante il quale vengono illustrati i vantaggi dei servizi offerti dall’azienda e approfondite le esigenze del potenziale cliente; 

• invio dell’offerta commerciale, con eventuali materiali di supporto, preventivi o pacchetti di servizi personalizzati; 

• negoziazione, fase in cui si discutono termini economici, tempistiche e modalità di erogazione; 

• chiusura della trattativa, che può avere esito positivo, con la firma del contratto, oppure negativo, con l’abbandono dell’opportunità. 

Un secondo esempio può essere quello di un’azienda che offre servizi di consulenza informatica e acquisisce contatti tramite eventi fisici come fiere di settore. In questo caso, il contatto iniziale è già più “caldo”, poiché avviene in un contesto in cui il potenziale cliente manifesta un interesse diretto. La pipeline potrebbe quindi seguire questi step: 

• primo contatto telefonico, utile a riprendere la conversazione avviata in fiera e a definire con maggiore precisione le esigenze del cliente; 

• presentazione della proposta in un incontro dedicato, che può prevedere una demo del servizio o un’analisi preliminare dei bisogni aziendali; 

• negoziazione approfondita, momento cruciale in cui vengono affrontate eventuali obiezioni, dubbi o richieste di personalizzazione, fornendo dati e casi di studio a supporto; 

• chiusura, con l’acquisizione del cliente o, in caso contrario, con l’analisi delle motivazioni che hanno portato a un esito negativo. 

Questi esempi dimostrano come la pipeline non sia un modello standardizzato, ma uno strumento flessibile che deve essere plasmato sulle esigenze specifiche del business. Una PMI del settore manifatturiero, ad esempio, potrebbe introdurre ulteriori step legati alla valutazione tecnica dei prodotti, mentre un’impresa di servizi digitali potrebbe snellire il processo riducendo le fasi intermedie. L’elemento essenziale, in ogni caso, è la chiarezza: avere sempre una sequenza definita di passaggi che consenta al team commerciale di sapere esattamente cosa fare in ogni momento del percorso. 

Creazione di una pipeline di vendita: quali strumenti utilizzare  

Considerando l’enorme quantità di dati che oggi si possono avere a disposizione su lead e prospect, è chiaro che per strutturare e creare una pipeline di vendita sia ormai necessario il supporto di strumenti digitali in grado di raccogliere e organizzare al meglio tali dati e automatizzare le principali attività.   

Da questo punto di vista, sempre più sono le aziende che introducono nei processi aziendali dei software come CRM in Cloud di TeamSystem, uno strumento pensato anche per creare efficaci sales pipeline capaci di facilitare e migliorare il processo di vendita.   

Con CRM in Cloud, infatti, permette di svolgere attività fondamentali.   

• Organizzare i dati: tutte le informazioni relative ai lead e alle opportunità di vendita si trovano in un unico sistema centralizzato. Questo permette di avere una visione completa e aggiornata di ogni contatto e di gestire in modo efficiente le attività di vendita. 

• Tracciare le opportunità: è possibile tracciare l’avanzamento delle opportunità di vendita lungo le diverse fasi della pipeline. Questo permette di identificare le opportunità in corso, le prossime azioni da intraprendere e le opportunità che richiedono ulteriori attenzioni. 

• Automatizzare le attività: attività come l’invio di e-mail di follow-up, la creazione di promemoria per le chiamate o le riunioni e la generazione di report vengono automatizzate, consentendo ai venditori di risparmiare tempo prezioso.  

• Tenere traccia delle preferenze dei clienti: il CRM permette di tracciare all’interno dell’opportunità i prodotti richiesti dai clienti per poter effettuare le varie analisi e creare preventivi selezionando i prodotti in un click. 

• Monitorare le prestazioni del team: CRM in Cloud consente di utilizzare strumenti di analisi e reportistica che consentono di monitorare le prestazioni del team di vendita, analizzare le tendenze di vendita e individuare le aree di miglioramento. 

• Facilitare la comunicazione del team di vendita: tutti i membri del team possono accedere alle informazioni aggiornate sui lead, le opportunità e le attività in corso, favorendo una maggiore collaborazione e un’efficace condivisione delle informazioni.  

CRM in Cloud è uno strumento prezioso per le aziende che consente di lavorare e costruire in modo semplice, veloce ed efficace una buona pipeline di vendita. Il primo passo per migliorare i processi di vendita e non perdere nessuna opportunità.