3 consigli per la pianificazione del lavoro del team vendite

La pianificazione del lavoro è un concetto spesso associato a grandi realtà, i cui processi di vendita sono lunghi e complessi. Concepire in questo modo la pianificazione strategica del lavoro, però, è un grave errore. Organizzare le attività in base alle priorità è fondamentale anche per il team commerciale delle PMI. Spesso, piccole e medie imprese sottovalutano l’importanza di dedicare del tempo alla pianificazione degli obiettivi, per mancanza di risorse, perché mancano le ore necessarie per questo tipo di lavoro o, semplicemente, perché si ha poca consapevolezza del valore di quest’azione.  

Pianificare il lavoro del team commerciale, invece, significa senz’altro ritagliare settimanalmente o mensilmente del tempo all’azienda, ma vuol dire anche risparmiarne molto nel corso dell’anno. Non solo, questa organizzazione consente ai venditori di focalizzarsi su specifici obiettivi, senza distrazioni inutili. Di conseguenza, la pianificazione del lavoro consente anche un risparmio in denaro. Ne parliamo in questo articolo. 

Perché la pianificazione del lavoro è importante 

Il successo e la crescita di una PMI dipendono senza dubbio da molti fattori. Uno di questi, spesso sottovalutato, è proprio la pianificazione del lavoro del team commerciale.  

In sostanza, si tratta di mettere “su carta” gli obiettivi che si intendono raggiungere, specificando anche il modo (dunque, le attività) in cui si ha intenzione di portarli avanti e le tempistiche.  

I vantaggi della pianificazione e dell’organizzazione del lavoro del reparto vendite per una PMI sono diversi e includono:  

• ottimizzazione delle risorse: avere un piano in cui sono raccolti in modo chiaro e preciso gli obiettivi e le attività che il team commerciale deve svolgere, consente ai lavoratori stessi di focalizzarsi sulle priorità, senza perdite di tempo e di energie; 
• miglioramento della produttività: un’azienda capace di strutturare e pianificare il proprio tempo, gestendo ogni attività di vendita con ordine e avendo ben chiaro l’obiettivo da raggiungere, produce di più e meglio; 
• maggiore flessibilità: la pianificazione del lavoro commerciale consente di effettuare previsioni sull’andamento del business, cosa che rende dirigenti e lavoratori più pronti ad affrontare eventuali imprevisti; 
• maggiore controllo: quando si ha un quadro completo delle attività in corso e dei progressi compiuti, diventa più facile identificare eventuali problemi e prendere provvedimenti correttivi tempestivamente; 
• miglior servizio al cliente: con una buona pianificazione è possibile gestire al meglio le richieste dei clienti, poiché i tempi di consegna e l’assegnazione delle attività alle risorse vengono stabiliti in anticipo.  

3 consigli per il team commerciale delle PMI 

La pianificazione dell’attività commerciale in una PMI dovrebbe sempre includere 3 elementi fondamentali. Parliamo, ovviamente, di una base per una pianificazione più approfondita, ma partire da questi 3 elementi consentirà di imboccare la giusta strada.  

• Tempo
  In primo luogo, è fondamentale capire che la pianificazione del lavoro del team commerciale non è una perdita di tempo, ma anzi consente di risparmiarne molto di più complessivamente durante l’anno. Bisogna, dunque, ritagliare qualche ora a settimana o al mese per pianificare le proprie azioni future, nel breve e nel lungo periodo. 
• Prioritizzazione
  La prioritizzazione è fondamentale per mettere le basi di una struttura che aiuterà a capire in quanto tempo e in base a quali attività un preciso obiettivo debba essere raggiunto. È sempre bene puntare su obiettivi SMART. Questi devono essere specifici, misurabili, raggiungibili, rilevanti e limitati nel tempo. Si tratta della fase più complessa della pianificazione, ma anche una delle più importanti perché aiuta a capire su quali attività deve puntare il team commerciale entro un determinato lasso di tempo. 
• Monitoraggio
  Pianificare il lavoro e non avere idea di quali siano i risultati raggiunti è pressoché inutile. Il monitoraggio consente di comprendere gli errori e, di conseguenza, correggere il tiro in futuro.  

Perché utilizzare software di pianificazione del lavoro 

Ci sono diversi modi in cui è possibile pianificare il lavoro del reparto vendite in azienda. Alcune PMI, per esempio, si avvalgono di Excel per strutturare modelli basati sulle informazioni aziendali.  

La tecnologia, però, si è evoluta nel tempo, offrendo strumenti sempre più precisi e cuciti sulle esigenze di grandi, medie e piccole imprese.  

Oggi la maggior parte delle PMI si avvale di gestionali per la pianificazione delle vendite come CRM in Cloud di TeamSystem.  

Questo software consente all’azienda di avere un controllo a 360 gradi della rete di vendita, semplificando una serie di attività fondamentali, come: 

• realizzare un organigramma della tua azienda e dei singoli team per gestire in modo immediato i singoli agenti o l’intero team di vendita; 
• pianificare appuntamenti e attività che, grazie ad un planner di facile consultazione, sono sempre sotto controllo; 
• monitorare la cronologia di quanto fatto con il cliente e di tutte le attività previste in futuro; 
• assegnare obiettivi e relative tempistiche ai singoli team (per fatturato, numero attività o opportunità); 
• assegnare a ogni collaboratore una o più attività legate a un progetto; 
• monitorare l’avanzamento delle attività e comunicare costantemente con il team di vendite. 

Con CRM in Cloud di TeamSystem si ha a disposizione un’unica piattaforma con cui gestire e avere il pieno controllo della propria attività. In altre parole, CRM in Cloud aiuta a semplificare, ottimizzare e ridurre i tempi di pianificazione del lavoro.