Come gestire gli asset aziendali in modo digitale: soluzioni per PMI, grandi imprese e Pubblica Amministrazione

L’efficienza operativa e la competitività di un’azienda, sia essa una piccola media impresa o una grande realtà industriale, dipendono in modo cruciale dalla capacità di gestire al meglio le proprie risorse. Tra queste, i beni strumentali (macchinari, attrezzature, flotte aziendali, immobili) rappresentano il cuore pulsante della produzione e dell’erogazione di servizi. Una loro gestione non ottimale può tradursi in costi imprevisti, fermi macchina, inefficienze e una perdita di valore del patrimonio aziendale.

La digitalizzazione offre oggi strumenti potenti per superare queste criticità, trasformando la gestione degli asset aziendali in un processo strategico, controllato e data-driven. Abbracciare un software di asset management significa dotarsi di una visione completa e in tempo reale del ciclo di vita di ogni bene, dall’acquisto alla dismissione, massimizzandone il rendimento e minimizzando i rischi.

Cosa si intende per asset management aziendale

Per asset management aziendale si intende l’insieme di pratiche e strategie volte a gestire l’intero ciclo di vita dei beni strumentali (o asset) di un’organizzazione. Questo processo sistematico non si limita al semplice monitoraggio, ma include la pianificazione, l’acquisizione, l’utilizzo, la manutenzione e la dismissione di ogni singolo bene.

L’obiettivo è massimizzare il valore di questi asset, ottimizzandone le performance, riducendo i costi operativi e di manutenzione, e garantendo la conformità a normative e standard di sicurezza. In sostanza, si tratta di un approccio strategico che permette di prendere decisioni informate per sfruttare al meglio il potenziale di ogni risorsa fisica dell’impresa.

Perché è importante avere visibilità sui beni strumentali

Avere una chiara e costante visibilità sui propri beni strumentali è fondamentale per diverse ragioni strategiche e operative. Innanzitutto, permette di conoscere in ogni momento l’esatta ubicazione di un asset, chi lo sta utilizzando e qual è il suo stato di funzionamento. Questa tracciabilità previene smarrimenti, furti o utilizzi impropri, ottimizzando l’allocazione delle risorse.

In secondo luogo, una visione completa e aggiornata dell’inventario dei beni strumentali è la base per una pianificazione finanziaria accurata. Conoscere il valore residuo, lo stato di usura e i costi di gestione di ogni asset consente di prevedere con precisione gli investimenti futuri per sostituzioni o nuovi acquisti, oltre a calcolare correttamente gli ammortamenti a bilancio.

Infine, la visibilità è il presupposto per una manutenzione dei beni aziendali efficace. Sapere quando un ASSET necessita di un intervento previene guasti improvvisi e costosi fermi produttivi, garantendo la continuità operativa e la sicurezza sul luogo di lavoro.

Funzionalità chiave di un software di asset management

Un moderno software di asset management è una piattaforma integrata che centralizza tutte le informazioni e i processi legati ai beni aziendali. Le sue funzionalità principali sono progettate per semplificare e automatizzare le attività di controllo, manutenzione e valutazione.

Inventario e tracciabilità

Alla base di qualsiasi sistema di gestione efficace si trova un registro anagrafico digitale che raccoglie e organizza tutti gli asset di un’azienda. Ogni bene viene censito e identificato in modo univoco, garantendo un controllo preciso e sempre aggiornato.

Questa infrastruttura consente innanzitutto di creare un inventario digitale centralizzato, dove sono archiviate tutte le informazioni rilevanti: descrizione del bene, tipologia dell’Asset (Edificio, Terreno, Attrezzatura), dati catastali nel caso di Edifici o Terreni, marca, modello, data d’acquisto, fornitore, ubicazione e manuali tecnici. Il risultato è un database accessibile e affidabile, che permette di conoscere lo stato e le caratteristiche di ogni singolo asset in qualunque momento mediante la consultazione del fascicolo dell’Asset.

In più, le attività di verifica periodica diventano molto più snelle. L’inventario fisico, che un tempo richiedeva tempo e compilazioni manuali, viene trasformato in un’operazione rapida e precisa, eliminando del tutto l’utilizzo di fogli di calcolo e riducendo drasticamente gli errori.

Manutenzione programmata

Una delle funzionalità più avanzate offerte dai moderni software di gestione è quella dedicata alla manutenzione. Questo strumento permette di superare la tradizionale logica reattiva (quindi quella del “riparo quando si rompe”) in favore di un approccio molto più strategico, che punta sulla proattività e sulla previsione dei guasti.

Grazie al sistema digitale, è possibile pianificare interventi in maniera precisa e ordinata. Ogni asset, o categoria di asset, può essere associato a un piano di manutenzione programmata, che può includere operazioni ordinarie, preventive o ispettive, basate su scadenze temporali o contatori di utilizzo. In questo modo si garantisce la continuità operativa e si riducono gli imprevisti.

Il software consente anche di automatizzare la generazione delle richieste: quando si avvicina una scadenza, il sistema crea in automatico un ordine di lavoro e lo invia ai tecnici incaricati, velocizzando i tempi e riducendo il rischio di dimenticanze.

Ogni intervento, che sia programmato o richiesto in emergenza, viene tracciato e registrato, costruendo così uno storico dettagliato delle attività svolte. Questa cronologia è essenziale per monitorare le prestazioni degli asset e individuare eventuali anomalie ricorrenti, contribuendo a una gestione più consapevole e ottimizzata nel tempo.

Valutazione economica e ammortamenti

Un software di asset management rappresenta un alleato fondamentale per il controllo di gestione e la contabilità, fornendo strumenti precisi e automatizzati che semplificano l’amministrazione dei beni aziendali.

Grazie a questa tecnologia, è possibile tenere traccia di tutti i costi sostenuti per ciascun asset lungo il suo intero ciclo di vita, dall’acquisto all’installazione, passando per la manutenzione e le eventuali riparazioni. Questo consente di avere un quadro completo e dettagliato delle spese, facilitando analisi e pianificazioni economiche.

Inoltre, l’analisi del Total Cost of Ownership (TCO), ovvero il costo totale di possesso di ogni asset, diventa uno strumento strategico per prendere decisioni consapevoli. Confrontare i costi di mantenimento con quelli di una eventuale sostituzione consente di ottimizzare gli investimenti e migliorare l’efficienza operativa.

La soluzione TeamSystem per asset management

Per rispondere a queste esigenze in modo completo e integrato, TeamSystem ha sviluppato una soluzione specifica per l’asset management che si integra nativamente con i propri sistemi gestionali ERP. Questo approccio offre un vantaggio competitivo significativo, in quanto elimina i silos informativi tra l’area operativa e quella amministrativa.

La piattaforma TeamSystem Construction Asset Management permette di gestire l’intero ciclo di vita del patrimonio aziendale, dal cantiere all’ufficio. Grazie a un’unica anagrafica centralizzata e condivisa, le informazioni sono coerenti e sempre disponibili per tutte le funzioni aziendali. Ecco le principali funzionalità del software.

• Anagrafica completa e georeferenziata: ogni asset è censito con dati tecnici, contabili, logistici e documentali. La georeferenziazione consente di visualizzare la distribuzione dei beni sul territorio.

• Gestione della manutenzione a 360°: il software supporta la pianificazione e l’esecuzione di piani di manutenzione programmata e la gestione delle richieste di intervento su guasto. Il sistema di ticketing e gli ordini di lavoro digitali ottimizzano l’intero processo, dalla segnalazione alla consuntivazione dei costi.

Scegliere una soluzione integrata come quella di TeamSystem significa trasformare la gestione dei beni strumentali da un centro di costo a una leva strategica per l’efficienza, il controllo e la crescita del business.