Software di gestione del personale: come digitalizzare i processi HR

La transizione digitale investe ormai diversi settori aziendali, tra cui quello delle risorse umane: applicativi e software di gestione del personale possono semplificare e automatizzare i tradizionali processi di recruiting, gestione dei turni, delle ferie e delle presenze, monitoraggio ore di lavoro o licenziamenti, ottimizzando i tempi, riducendo i costi e aumentando la produttività di un’impresa. Ecco cosa fanno, a che cosa servono e quali sono i migliori gestionali pensati per i professionisti HR.

Cos’è fa un software per gestione del personale

Panificazione turni, gestione delle ferie e permessi, note spese da approvare, documenti da far firmare, buste paga da elaborare, ma non solo: oggi il lavoro dei professionisti dell’HR, coloro che si occupano cioè della gestione delle risorse umane in un’azienda, non si limita alle mansioni appena elencate, ma vuol dire anche elaborare strategie di talent acquisition, organizzare le attività di recruiting, incoraggiare l’employee engagement e promuovere una cultura aziendale che metta in primo piano il benessere dei dipendenti.

Negli ultimi anni la gestione del personale è quindi molto cambiata, al punto che molti dei processi di pertinenza del dipartimento HR, in genere quelli più manuali e ripetitivi, vengono ormai affidati a software specifici, che assumono di conseguenza un ruolo strategico nel settore della Risorse Umane. Le varie soluzioni digitali a disposizione permettono, infatti, alle aziende di semplificare i tradizionali processi HR, di ottimizzare i flussi di lavoro e il tempo a disposizione delle risorse umane e di incentivare una cultura aziendale incentrata sulle persone.

I moderni software per la gestione del personale, infatti, semplificano e automatizzano le operazioni HR aiutando i responsabili delle Risorse Umane a liberarsi di alcune attività per dedicarsi invece ai talenti e alle strategie in grado di migliorare le performance aziendali.

Le principali funzionalità di un software per la gestione delle risorse umane

I software HR sono sistemi progettati per coordinare e semplificare nel miglior modo possibile le attività quotidiane legate alla gestione dei dipendenti all’interno di un’azienda, a prescindere dalle sue dimensioni: che si tratti di una PMI o di un grande gruppo, poco importa, tutte ormai dispongono di un gestionale per il personale, uno spazio digitale condiviso con diverse funzionalità per organizzare le varie fasi del ciclo di vita dei dipendenti. Ecco quali sono le principali, se vuoi scegliere un software HR adatto alla tua impresa:

• onboarding e offfboarding: supporta il dipartimento HR in tutte le operazioni legate all’ingresso o all’uscita di un dipendente dall’azienda;
• comunicazione interna: la classica lavagna cede il passo a dashboard virtuali accessibili a chiunque ne abbia il permesso e da ovunque, e in grado di facilitare la comunicazione tra i dipendenti e il resto del team con avvisi nelle aree comuni, notifiche e sistemi di messaggistica istantanea;
• archiviazione: permette di archiviare in modo sicuro, grazie a permessi e livelli di accesso predefiniti, documenti aziendali e informazioni sui dipendenti (dettagli anagrafici, storico delle prestazioni, informazioni fiscali e documenti contrattuali) rendendoli disponibili in base ai ruoli e alle mansioni.
• gestione delle presenze: consente ai dipendenti di gestire autonomamente le proprie presenze o informazioni come ferie, permessi e dati personali mandando in pensione il classico foglio Excel;
• gestione delle attività: aiuta i manager a pianificare e gestire in maniera più efficace le varie attività e progetti, grazie alla possibilità di definire e assegnare compiti, responsabilità e scadenze;
• analisi e reportistica: un software HR offre strumenti di analisi che consentono di generare report sulla forza lavoro;
• gestione della formazione: tiene traccia delle competenze dei dipendenti e permette di pianificare attività di formazione e sviluppo per promuovere la crescita dei dipendenti;
• analisi delle prestazioni: fornisce strumenti per valutare le performance dei dipendenti, impostare obiettivi e monitorare i progressi nel tempo.

Tutti i benefici di un software per la gestione delle risorse umane

Il compito di un software risorse umane è quello di digitalizzare e automatizzare le attività più complesse, che fino a qualche tempo fa gravavano sui responsabili HR: firmare contratti, selezionare il personale, controllare le ore di lavoro per ogni dipendente, gestire ferie, permessi e licenziamenti. La maggior parte delle soluzioni digitali oggi disponibili sono piattaforme modulari e personalizzabili, composte di funzionalità e applicativi che danno vita ad un unico ambiente adatto alle diverse esigenze del dipartimento risorse umane.

Dal punto di vista pratico e operativo significa disporre di un programma facilmente accessibile a tutte le risorse e attraverso il quale ciascuno può ottimizzare il tempo a diposizione migliorando la produttività dell’azienda. Ma se lavori nel settore dell’HR o se gestisci una PMI, saprai che tra i vantaggi di utilizzare un software per la gestione del personale rientrano anche:

• risparmio sui costi aziendali: l’automazione dei processi elimina la necessità di ricorrere all’impiego di risorse umane per lo svolgimento di alcune mansioni, con il relativo abbattimento dei costi operativi;
• riduzione degli errori: la presenza di una piattaforma centralizzata che gestisce dati e documenti sempre accessibili e consultabili, riduce il rischio di errori e incongruenze. Sarà possibile organizzare ad esempio, un piano ferie o dei turni di lavoro senza sovrapposizioni;
• maggiore sicurezza e trasparenza: puoi decidere, tramite autorizzazioni univoche, che ogni lavoratore abbia accesso solo ai propri documenti, così non dovrai essere tu a cercarli;
• accesso rapido alle informazioni: non dovrai più perdere tempo a cercare un documento che non sai dov’è. Potrai trovare con un solo click tutto quello che ti serve. Lo stesso avverrà per tutti gli altri dipendenti autorizzati;
• migliore comunicazione interna e operatività: ti basterà pochissimo per inviare documenti e farli firmare, o per chiedere di modifiche alcune informazioni. Tutti sapranno a chi rivolgersi nel caso in cui si abbia bisogno di fare una domanda su un processo specifico e chiunque potrà ricevere aggiornamenti sui nuovi corsi formativi e sui benefit previsti dall’azienda;
• monitoraggio delle performance: l’accessibilità ai dati necessari ti darà la possibilità di valutare le prestazioni dei dipendenti in modo oggettivo, rilevare possibili errori, impostare obiettivi, monitorare i progressi nel tempo e pianificare la formazione del personale;
• ottimizzazione dei tempi: la semplificazione dei processi aiuterà i dipendenti, a partire dal dipartimento HR, a gestire al meglio il tempo in azienda.

TeamSystem HR: la soluzione all-in-one per la gestione del personale

Sul mercato esistono software per la gestione delle risorse umane con caratteristiche diverse e se ti stai chiedendo quale faccia più al caso tuo, la risposta potrebbe essere proprio qui a portata di mano: la piattaforma HR Risorse umane di TeamSystem è infatti la soluzione all-in-one che ti permette di digitalizzare tutti i processi HR attraverso un unico strumento.
Pensata per supportare le Direzioni HR di qualsiasi azienda (grandi imprese, PMI o piccoli Studi Professionali) TeamSystem HR consente di gestire ogni fase del processo di gestione del personale, dall’aspetto amministrativo al recruiting, dal welfare alla gestione delle performance, dalla formazione al business travel e alla sorveglianza sanitaria.

I gestionali di TeamSystem si occupano dei seguenti processi:

• amministrazione;
• gestione del personale;
• human Capital Management;
• salute e sicurezza sul lavoro.

Ciascun aspetto viene gestito da un software HR con specifiche funzionalità:

• Software per semplificare i processi di amministrazione del personale: elaborazione delle buste paghe, rilevazione delle presenze, pianificazione dei turni, prefigurazione di scenari previsionali in base a diverse variabili, gestione delle timbrature e timesheet.
• Software HR in Cloud per la gestione del personale: rendicontazione di tutte le spese sostenute dal personale, associazione ad ogni collaboratore gli oggetti fisici o virtuali che lo accompagnano, monitoraggio in tempo reale dell’andamento di tutti i progetti di welfare aziendale (identificando i servizi più graditi e utilizzati dai dipendenti), gestione e rendicontazione di viaggi e trasferte di lavoro dei dipendenti, gestione degli incentivi per individuare le migliori opportunità a livello Nazionale, Regionale e provinciale.
• Moduli per gestire i processi di HCM (Human Capital Management) : agevolazione del recruiting attraverso la pubblicazione di annunci mirati, individuazione di una rosa di candidati e monitoraggio dello stato di avanzamento del processo per ogni candidato sottoposto a colloquio, gestione automatizzata dei processi di formazione e assegnazione di specifici percorsi sulla base di dati anagrafici o organizzativi (come il ruolo, l’età, l’unità di appartenenza, la qualifica e il rischio relativo alla Salute e Sicurezza a cui si è sottoposti), gestione della valutazione e dello sviluppo del personale con la possibilità di monitorare obiettivi e crescita delle risorse in tempo reale.
• Software per la gestione della sicurezza sul lavoro: gestione nomine e incarichi delle figure legate alla sicurezza (datore di lavoro, servizio di prevenzione e protezione, medico competente e coordinatore, addetti alle emergenze, RLS) con la possibilità di evidenziare mancanze e incongruenze relative ai requisiti come formazione e sorveglianza sanitaria obbligatoria, documentazione richiesta e relativo scadenzario; coordinamento e rendicontazione della formazione H&S per responsabili della sicurezza sul lavoro e dipendenti tramite un catalogo organizzato; gestione delle disposizioni di legge legate alla sorveglianza sanitaria attraverso il calcolo delle necessità di visite mediche e accertamenti inerenti al profilo di rischio del lavoratore, la definizione personalizzata dei protocolli sanitari con relative periodicità di visita e accertamenti, la programmazione e la convocazione delle visite.