Compliance HR: cos’è e come gestirla con la tecnologia

La componente umana è la risorsa più importante di un’azienda e perseguirne lo sviluppo le assicura un vantaggio competitivo. Da un migliore controllo della situazione a una formazione continua per dipendenti e collaboratori, senza dimenticare la riduzione dei costi e l’ottimizzazione dei risultati: i reparti HR svolgono un ruolo strategico per lo sviluppo aziendale.

Chi opera nelle risorse umane ha una certa familiarità con i termini conformità e HR compliance. La conformità delle risorse umane ha l’obiettivo di tutelare il personale, la sicurezza dei dipendenti e il benessere collettivo ed è uno strumento essenziale per ridurre il rischio legale dell’azienda.

Vediamo cos’è la compliance delle risorse umane e come è possibile gestirla con la tecnologia.

Cos’è la compliance HR

Per compliance aziendale ci si riferisce alla conformità rispetto a uno standard o una normativa. Garantire la conformità alle norme sul lavoro è necessario per tutelare la propria azienda dai rischi legali, dai danni d’immagine e da sanzioni economiche. Quando si parla di compliance nelle risorse umane, riveste un ruolo cruciale l’adozione di soluzioni tecnologiche in grado di semplificare le operazioni.

La compliance HR non si limita, infatti, alla conformità alle leggi del lavoro e alle normative vigenti, ma allarga il proprio orizzonte al rispetto delle politiche interne e a comportamenti potenzialmente criminali. Per un’azienda è obbligatorio mantenere standard etici sull’ambiente di lavoro e preservare i diritti dei dipendenti.

Conformità delle risorse umane: cosa comprende?

All’interno di un’azienda il dipartimento delle risorse umane ha in genere il compito di verificare la correttezza procedurale di una serie di azioni: dalle assunzioni ai licenziamenti, passando per le promozioni e tutte le questioni relative al personale. Le forme di conformità delle risorse umane su cui ci si concentra sono generalmente di tipo:

• Si tratta di adeguarsi alle leggi in vigore nello Stato in cui si opera
• Normativo. Ovvero, essere conformi a norme stabilite da organismi (pubblici o privati) di regolamentazione
• Contrattuale. Si riferisce a una combinazione di regole affiancate da disposizioni di conformità legale ribadite in sede contrattuale. Si tratta, quindi, di garantire la conformità alle disposizioni legislative sul tema dei contratti di lavoro.

Ma cosa accade se non si rispettano protocolli, procedure e regole? La premessa è doverosa: in virtù della moltitudine di settori in cui operano le aziende, i requisiti specifici variano sensibilmente di caso in caso. Ne consegue che il rischio di non essere in regola e di incorrere in sanzioni è decisamente alto.

Compliance HR: gli aspetti da valutare

Un’azienda deve garantire un ambiente di lavoro che tuteli contemporaneamente la sicurezza dell’impresa e la privacy (protezione dei dati) dei dipendenti. La sicurezza sul posto di lavoro ha visto modificarsi i propri parametri negli ultimi anni, con la pandemia da Covid-19 che ha amplificato la portata del fenomeno dello smartworking, con impatti sulle disparità su temi come equità salariale, assistenza sanitaria e pensionamento. Di conseguenza sono stati modificati i contratti dei lavoratori e sempre più spesso le aziende hanno fatto ricorso ai collaboratori esterni, con gli HR team che hanno dovuto assicurare la conformità in materia di inquadramento di questa tipologia di lavoratori.

Compliance HR: l’importanza delle tecnologie

Per poter gestire la compliance HR in modo efficace è diventato sempre più prezioso l’aiuto della tecnologia. Tutte le tecnologie di compliance permettono di automatizzare i processi, come la raccolta e l’aggiornamento delle informazioni relative ai dipendenti, la gestione delle presenze e la creazione dei report rispondenti alle normative in vigore.

Il ricorso a un software HR consente ad esempio di:

• Automatizzare i processi di onboarding e offboarding e assicurare che ogni procedura sia conforme con le norme sul lavoro e le politiche aziendali;
• Monitorare in tempo reale la conformità ai protocolli, identificando e rintracciando con tempestività le eventuali violazioni e permettendo di correggerle prima di incappare in sanzioni;
• Proteggere i dati, garantendone la sicurezza e la conformità alle normative sulla privacy;
• Garantire la sicurezza dei dati impedendo l’accesso a soggetti non autorizzati;
• Semplificare il processo di formazione dei dipendenti e la consapevolezza delle normative aziendali;
• Creare, attraverso programmi di formazione interattivi, una cultura aziendale orientata alla conformità.

Un software HR automatizza operazioni e servizi di gestione in un’unica piattaforma, in un processo che riguarda trasmissione, analisi e protezione dei dati. Affidarsi alle tecnologie semplifica le operazioni quotidiane, riduce i rischi legali e mantiene un ambiente di lavoro etico e conforme alle norme. Quella di investire in soluzioni tecnologiche è una mossa strategica per un’azienda che punta a ottenere successo a lungo termine: le soluzioni di TeamSystem del mondo HR aiutano le aziende nella gestione delle Risorse Umane e sono perfette per le realtà di ogni dimensione e complessità, dalle microimprese alle PMI.