Ferie e permessi: guida operativa alla gestione

Dalle regole per le aziende ai diritti dei dipendenti, un vademecum utile per la gestione delle ferie e dei permessi

La corretta gestione di ferie e permessi è un aspetto molto importante per le aziende. Bisogna infatti considerare da un lato i vincoli normativi e, in parallelo, essere in grado di organizzare i periodi di astensione dal lavoro di modo da non compromettere la continuità della produzione, garantendo il benessere dei lavoratori.

Per quel che riguarda le ferie, è l’articolo 36 della Costituzione il pilastro normativo da considerare, il quale stabilisce che ciascun lavoratore ha diritto a un periodo di astensione dal lavoro retribuito e irrinunciabile. Un principio ribadito sia dal Codice Civile che dalle norme specifiche che disciplinano l’organizzazione dell’orario di lavoro.

Per i permessi invece sono i contratti collettivi di categoria a dettare le regole caso per caso, ed è in primo luogo necessario considerare le specifiche previste per le diverse tipologie di assenze dal lavoro concesse.

Saper organizzare i periodi di astensione dal lavoro dei propri dipendenti è quindi cruciale. Soffermiamoci di seguito su alcuni aspetti da considerare e sulla centralità del ruolo del consulente del lavoro.

La gestione delle ferie: un mix di esigenze aziendali e del lavoratore

Un primo punto che interessa i lavoratori, ma ancor di più aziende e consulenti, è relativo alle regole di calcolo dei giorni di ferie e dei permessi riconosciuti.

Partendo dalle ferie, e riagganciandoci a quanto sopra, è utile partire analizzando la normativa specifica.

L’articolo 2190 del Codice Civile prevede che il prestatore di lavoro ha diritto, dopo un anno di ininterrotto servizio, a un periodo di ferie retribuito, possibilmente continuativo, nel tempo che l’imprenditore stabilisce tenuto conto delle esigenze dell’impresa e degli interessi del prestatore di lavoro.

Ancora, lo stesso articolo prevede che l’imprenditore debba preventivamente comunicare al prestatore di lavoro il periodo stabilito per il godimento delle ferie.

Da quanto sopra si evince la necessità di modulare esigenze aziendali ed esigenze personali. L’impresa ha il compito di prevedere il periodo di fruizione delle ferie, ma non si tratta di una scelta unilaterale: è necessario tenere in conto gli interessi del prestatore di lavoro.

Alle regole stabilite dal Codice Civile si affianca quanto previsto dal decreto legislativo n. 66/2003, che all’articolo 10 stabilisce che il prestatore di  lavoro ha diritto ad un periodo annuale di ferie retribuite non inferiore a quattro settimane. Almeno due settimane devono essere fruite nell’anno di maturazione, consecutivamente in caso di richiesta del lavoratore, mentre le restanti due settimane entro i 18 mesi successivi.

Ferie non godute: regole e sanzioni

Le ferie non godute entro il termine dei 18 mesi successivi non possono essere retribuite, salvo nei casi di risoluzione del rapporto di lavoro, in quanto si tratta di un diritto irrinunciabile per i lavoratori

Sono diverse le conseguenze per i datori di lavoro che non permettono ai propri dipendenti la fruizione delle ferie non ancora godute.

In primo luogo sono tenuti al pagamento dei contributi previdenziali aggiuntivi, entro il termine del 20 agosto dell’anno di riferimento.

I datori di lavoro, inoltre, sono puniti con sanzioni amministrative che variano a seconda della gravità della violazione e del numero di dipendenti coinvolti.

Gli importi delle sanzioni sono stati stabiliti dalla legge n. 66/03, art. 18 bis, comma 3:

• da 120 a 720 euro per le violazioni relative ad un solo anno e che riguardano al massimo 5 lavoratori;
• da 480 a 1.800 euro per le violazioni che si sono verificate per almeno due anni e hanno coinvolto più di 5 lavoratori;
• da 960 a 5.400 euro per le violazioni che si sono verificate per più di 4 anni oppure hanno coinvolto almeno 10 lavoratori.

Si evidenzia inoltre che in alcuni casi è possibile derogare il termine di scadenza per l’uso delle ferie non dovute. Si tratta delle circostanze in cui si verifica una interruzione temporanea dell’attività lavorativa per cause previste dalla legge, come ad esempio:

• malattia;
• infortunio;
• maternità;
• cassa integrazione.

In questi casi i termini ordinari sono sospesi per il periodo che corrisponde alla durata dell’impedimento (messaggio INPS  n. 18850/2006 e interpello del Ministero del Lavoro n. 19/2011).

Il calcolo delle ferie: come e quando maturano

Di base ogni lavoratore ha diritto a quattro settimane di ferie retribuite. Bisogna tuttavia evidenziare che spesso i CCNL prevedono regole diverse, non tanto sulla maturazione dei giorni, ma sulle ore totali a cui si ha diritto e sui mesi entro cui richiederle.

Per poter calcolare le ferie è quindi necessario in primo luogo guardare a quanto previsto dal contratto applicato in azienda. Ipotizzando che questo preveda 26 giorni di ferie all’anno, nel caso di un lavoratore assunto nel mese di gennaio il calcolo andrà effettuato secondo la seguente formula:

• 26 (giorni di ferie) / 12 (mesi dell’anno) x 12 (mesi di assunzione).

Nel caso di lavoratore assunto, ad esempio, nel mese di giugno, il periodo di ferie sarà riproporzionato come segue:

• 26 / 12 x 6 = 13 giorni di ferie.

Regole specifiche sono previsti per i lavoratori con orario parziale.

In caso di contratto di lavoro a part-time orizzontale, sono garantiti gli stessi giorni di ferie dei contratti a tempo pieno. Non cambiano le regole per il calcolo delle ferie ma viene riproporzionata la retribuzione sulla base dell’orario di lavoro svolto.

Per i lavoratori assunti con contratto di part-time verticale o misto, le ferie andranno invece riproporzionate in base ai giorni di lavoro effettivamente lavorati.

Malattia, congedo di maternità e non solo: ferie anche per i giorni di assenza

Per comprendere al meglio le modalità di calcolo delle ferie è bene soffermarsi anche sulle regole relative alla maturazione delle stesse. Oltre che nei periodi di ordinario svolgimento dell’attività lavorativa, al calcolo delle ferie concorrono anche le assenze dovute a:

• malattia e infortunio (entro il periodo di comporto);
• congedo obbligatorio di maternità ;
• permessi retribuiti;
• assenza per l’esercizio di funzioni presso i seggi elettorali.

Non si avrà invece diritto alle ferie per i giorni di congedo parentale, ma anche per i permessi spettanti in caso di malattia del figlio così come per il congedo straordinario di cui alla Legge 104.

Permessi, ROL ed ex festività

Alla necessità di organizzare al meglio le ferie del personale si affianca l’importanza di conoscere le regole relative ai permessi, ossia periodi brevi di assenza dal lavoro sui quali si incrocia la regolamentazione nazionale e le regole specifiche previste dai contratti collettivi.

Ai lavoratori sono riconosciuti permessi per specifiche esigenze (ad esempio in caso di lutto di familiari, per l’assistenza di familiari con disabilità certificata ai sensi della Legge 104, o ancora per allattamento fino al compimento del primo anno di età del figlio o della figlia), così come sono previste ore di permesso retribuite sulla base di quanto previsto dal CCNL di appartenenza.

I contratti di categoria dettano infatti le regole per il conteggio ad ore dei permessi e dei ROL (Riduzione Orario di Lavoro), tipologia specifica di permesso il cui calcolo è determinato anche in base al livello di stress psicofisico generato dalla mansione.

A questi si affiancano i permessi legati alle festività nazionali soppresse (ex-festività), ossia:

• 19 marzo (San Giuseppe)
• 18 maggio (Ascensione);
• 8 giugno (Corpus Domini);
• 29 giugno (Santi Pietro e Paolo);
• 4 novembre (Festa dell’Unità nazionale).

Per le ex festività sono riconosciute 32 ore di permessi retribuiti all’anno, che si aggiungono a quelli ordinariamente previsti sulla base del proprio CCNL.

La peculiarità dei permessi, rispetto alle ferie, consiste nel trattamento previsto per le ore non fruite dal lavoratore. In tal caso è infatti ammessa la monetizzazione e, in sostanza, il pagamento in busta paga in caso di mancato utilizzo.

I permessi maturano ad ore e generalmente ogni mese, a condizione che siano stati lavorati almeno 15 giorni. Le ore effettive riconosciute sono influenzate da diversi fattori e con differenze sulla base del contratto applicabile. Una gestione ottimale passa quindi in primis dall’analisi delle regole previste dal CCNL applicato in azienda.

La centralità del consulente del lavoro: tra compliance normativa e benessere aziendale

Quando fin qui analizzato evidenzia la complessità della normativa che disciplina la gestione dei periodi di assenza dal lavoro del personale, ma anche l’importanza di un’organizzazione che sappia mettere insieme le esigenze dell’azienda e quelle dei propri dipendenti.

Conoscere le regole non basta, ma al contrario è fondamentale adottare strategie e software che rendano agevole l’organizzazione della produzione e la gestione del personale.

I diritti dei dipendenti devono infatti essere bilanciati con le esigenze operative dell’azienda, ed è quindi centrale il ruolo del consulente del lavoro, chiamato da un lato a garantire il rispetto della normativa da parte delle aziende e dall’altro a strutturare, insieme ai propri assistiti, politiche aziendali che garantiscano la copertura produttiva e il benessere ambientale.

Il consulente del lavoro è quindi un supporto per garantire l’aderenza alla complessa normativa sul lavoro, sempre in evoluzione, e ai CCNL specifici, così come una guida per l’ottimizzazione dei processi aziendali e per la prevenzione di controversie.

Anche in attività che possono essere ritenute di routine, come appunto la gestione di ferie e permessi dei dipendenti, una buona consulenza diventa fondamentale per implementare strategie che migliorino la soddisfazione dei dipendenti e, di riflesso, la produttività dell’azienda.