Coinvolgimento, Comunicazione, Controllo: software e people management

«Ti fidi di me?», chiedeva un giovanissimo Leonardo Di Caprio a Kate Winlset, mentre le mostrava l’oceano sconfinato dal punto più estremo del Titanic.
Una scena famosissima che offre vari spunti di riflessione visto che, anche se la ricca fanciulla si fidava alla grande, sappiamo tutti com’è andata a finire quella storia.

Il problema della fiducia, del controllo – e le relative implicazioni connesse al potere, ma non voglio allargare troppo il campo – nelle organizzazioni è tutt’altro che banale e di facile soluzione.
Si discute molto di smart working e lavoro da remoto, ma poi è all’ordine del giorno: “Ho bisogno di tenere i collaboratori sotto i miei occhi e di raccordarli in continuazione per evitare intoppi e restare produttivi”.

Insicurezza? Mancanza di governance? Sfiducia?
Altrettanto, si discute molto di appiattimento delle gerarchie, di aziende liquide e decentramento dell’autorità , ma poi è sufficiente farsi un giro dentro una qualsiasi ex-municipalizzata per rendersi conto che si tratta di fantascienza.
Assenza di vision? Eccessiva burocrazia? Scarsa collaborazione?
Se, da un lato, si registra, nella percezione dei manager, l’importanza di compiere dei salti di qualità  in questo senso, dall’altro si assiste a una sconfortante stagnazione dal punto di vista operativo e non è semplice diagnosticare se si tratti semplicemente di scarsa conoscenza delle soluzioni da mettere in campo o di un vero e proprio ostracismo di tipo culturale.

Ad esempio, alcuni dati emersi da una ricerca condotta da SDA Bocconi, in collaborazione con AIDP-Associazione per la direzione del personale e ALDAI-Federmanager, raccontano come, secondo un campione di manager e responsabili HR, nei prossimi dieci anni, la capacità  di €œdirigere€ subirà  profonde trasformazioni.
In particolare, la Direzione Risorse Umane prevede di «essere sempre più coinvolta in attività  di gestione del cambiamento, sviluppo dell’apprendimento continuo e selezione delle persone, anziché di relazioni sindacali o razionalizzazione degli organici».

Va da sé che presidiare efficacemente questa complessità  comporti non solo un ripensamento della routine professionale, ma anche l’implementazione di nuovi strumenti e supporti adatti a semplificare l’ambiziosa missione. Scegliere la soluzione tecnologica più utile e aderente al contesto organizzativo diventa cruciale perché i software non sono affatto tutti uguali e vanno compresi profondamente per poterne fare un utilizzo intelligente e armonico, evitando il rischio di “disumanizzazione” o “impoverimento delle relazioni”.

Ipotizziamo di trovarci di fronte a un’organizzazione altamente decentrata, con sedi in tutto il mondo, che abbia anche fatto la scelta di utilizzare lo smart working per una fetta di popolazione e ipotizziamo di doverne gestire i piani formativi: roba da manicomio in termini di organizzazione e controllo. La scelta dell’automazione pare l’unica via percorribile, naturalmente, ma, come presidiamo al meglio apprendimento/valutazione/engagement?

Seguendo queste riflessioni sono stati creati ambienti virtuali che tengano conto di questi aspetti e siano in grado di: rispondere alla domanda che il business fa del training attraverso una serie di matrici (Training Matrix) che definiscano il fabbisogno formativo di ciascun dipendente, stabilire linee di budget e garantire costante monitoraggio della spesa con confronto tra stima, pianificazione e consuntivazione delle attività  formative, permettere al discente di visionare corsi ed edizioni attraverso un portale di self-service ed essere proattivo nella loro selezione e fruizione, pagare fornitori e incassare dai clienti.

Anche una piccola realtà , con caratteristiche meno internazionali, ma fortemente interessata a responsabilizzare le risorse e renderle autonome dal punto di vista formativo potrebbe riscontrare forte utilità  nel dotarsi di simili strumenti.

La funzione HR potrebbe mettere in campo le proprie competenze per condividere costantemente stimoli e sviluppare community intorno a specifici temi: scorm, TED Talks, contenuti blended, youtube, WebX, Lync Meeting, contenuti d’aula e online possono essere raccolti su un solo ambiente, organizzati in un repository, taggati e gerarchizzati. L’integrazione con sorgenti di contenuti interne (es. archivi video, sistemi di unified communication, sistemi di knowledge management) o esterne (piattaforme MOOC, TED Talks, ecc..) consentiranno di creare comunità  di interesse professionale e permetteranno l’accesso centralizzato ai contenuti formativi in modo da garantirne la gestione e il tracciamento, ampliando di conseguenza le modalità  di offering ed erogazione verso i clienti interni ed i discenti. La gestione di contenuti non tradizionali diventa fondamentale: eviterà  che i discenti siano costretti a iniziative personali di arricchimento dei propri percorsi con quanto reperibile in azienda o all’esterno, senza un adeguato supporto didattico o tecnologico. Corporate Univesity, Academy e dipartimenti della formazione otterranno ulteriore vantaggio nel tracciare, gestire e storicizzare le interazioni fra discente ed i contenuti esterni. I contenuti digitali e reperibili in rete permettono di estendere il tradizionale e-learning, ampliandone i formati e passando da un tracciamento dell’apprendimento “SCORM based” ad un tracciamento della esperienza del discente che può spaziare tra contenuti in diverso formato, caratterizzati da maggior immediatezza comunicativa e specifica efficacia formativa. Grazie ai nuovi supporti tecnologici alla funzione risorse umane, sarà  possibile incentivare dinamiche di interazione tra dipendenti. Questo può avvenire attraverso modalità  social: news, forum, commenti / like, gestione dei gruppi.

L’engagement dei dipendenti è oggi prioritario. Incentivarlo attraverso modalità  di gamification, collaboration e reward permetterà  di trasformare l’esperienza formativa in uno spazio dinamico, coinvolgente.

L’aula diventerà  un luogo di prestigio, uno spazio di approfondimento, di confronto diretto e interazione. 

Pi๠che di automatizzazione tout court, si potrebbe parlare di messa a sistema di un diverso modello relazionale-gestionale che, attraverso la tecnologia, crei e mantenga le condizioni fondamentali per la diffusione del know how, il confronto continuo, il monitoraggio dei risultati in chiave moderna, integrando e valorizzando le altre attività  di people management.