La gestione del tempo negli studi professionali
Nella frenetica quotidianità di uno studio legale, la sensazione di essere perennemente sotto pressione è spesso una realtà con cui dover fare i conti. Scadenze improrogabili, udienze imminenti, richieste urgenti da parte dei clienti: tutto sembra avere la priorità massima, creando un clima di tensione e confusione.
Ma è davvero tutto una urgenza? E se la chiave per una migliore gestione del tempo fosse proprio imparare a distinguere l’importante dall’urgente?
L’illusione dell’urgenza
Qualche giorno fa leggevo un post su Linkedin di un professore universitario che faceva notare come, sempre più spesso, professori o liberi professionisti americani hanno introdotto l’abitudine, che sembra essere in aumento, di inserire una risposta automatica alle mail che ricevono, nella quale in sintesi dicono questo:
Ho preso la decisione di leggere le mie e-mail e di rispondere soltanto in una fascia oraria, di due ore, definita della giornata, esattamente dalle 19 alle 21, e solo al termine della mia giornata lavorativa. Pertanto, leggerò e risponderò alle e-mail soltanto in quella fascia oraria o il giorno dopo, sempre in quell’arco temporale; quindi, ti prego di scrivermi in quello slot oppure non contare su una risposta prima di quel momento. Comprendimi, ma devo, durante il giorno, concentrarmi, leggere, scrivere, focalizzarmi sulle cose da fare e non posso essere continuamente interrotto da messaggi ed e-mail. Ti prego anche di non scrivermi in orario tardo-serale o, comunque, in giorni non lavorativi, soprattutto sabato e domenica, in quanto non avrai risposta.
Il tutto ovviamente con toni gentili e garbati.
Ora è difficile, se non quasi impossibile, per i liberi professionisti riuscire a concentrare la mole di mail e la loro gestione in sole due ore al giorno; ma non focalizzatevi su questo, quanto sulla necessità di contestualizzare in maniera corretta le richieste e soprattutto eliminare quella veste di urgenza che ormai travolge tutti e per ogni compito da svolgere.
Il risultato è un’iperstimolazione con conseguente fretta di consegnare, esecuzione approssimativa, errori elevati esponenzialmente, ansia da prestazione, poca cura e attenzione, dovuta proprio all’esecuzione celere e lavorare sempre e costantemente in urgenza.
Una sorta di pronto soccorso continuo con tutti codici rossi e medici in turni di 24h non stop; il risultato è l’incremento della mortalità!
Sembra quasi ci sia in corso una gara di chi mette più in difficoltà il collega con deadline stringenti e richieste sempre più esigenti, ovviamente con caccia all’errore compresa.
Ma ci si dimentica di un dettaglio: si compete con la stessa squadra, e non mettere il collega nella condizione di lavorare nel migliore dei modi e con animo disteso e sereno, vuol dire fare lo sgambetto al compagno staffettista che sta per tagliare il traguardo; ma così non solo lui non vince l’oro olimpico, ma neppure voi!
Tutto questo ovviamente è applicabile anche al mondo della comunicazione e del marketing.
I consulenti che selezionate per il vostro studio fanno e devono fare parte della vostra stessa squadra, di conseguenza se non li allineate e li considerate tali, il progetto di comunicazione e marketing sarà fallimentare.
Faccio un esempio: molte volte ci si trova alle prese con operazioni uscite sulle stampa, perché comunicate dalle società, e che solo dopo ciò vengono indicate ai dipartimenti comunicazione degli studi professionali per farne oggetto di comunicazione. Il lavoro, a quel punto, si trasforma in una corsa contro il tempo per avere permessi, approvazioni, e finalmente uscire con un testo, se va bene, dopo due tre giorni. È utile? No!
E non ci sarebbe motivo di seguire questa procedura di urgenza se si anticipassero i tempi, ci si coordinasse in sede di accordo tra clienti e advisor e si uscisse contemporaneamente e coralmente con una comunicazione. Il risultato sarebbe certamente più d’impatto e con maggiori ritorni.
E allora cosa manca? Abitudine e fiducia.
La prima, nel senso che nel momento in cui si decide di intraprendere un percorso di comunicazione si deve pensare alla stessa nel corso dello svolgimento della propria professione e mettere, quindi, a conoscenza la persona che si occupa della comunicazione e del marketing, e qui arriva alla seconda: la fiducia. Se scegliete un consulente dovete, ne abbiamo già parlato, fidarvi ed affidarvi a lui/lei. Dare le informazioni per tempo, vuol dire consentire di fare il proprio lavoro nel migliore dei modi.
Per evitare il carattere di urgenza in ogni mansione da dover svolgere il segreto è la pianificazione.
Spesso, ciò che consideriamo urgente è solo una priorità non definita. Le vere urgenze sono rare e richiedono un’attenzione immediata. La maggior parte delle attività, invece, può essere pianificata e gestita con anticipo. L’urgenza non è una fatalità. Con le giuste strategie e strumenti, è possibile gestire il tempo in modo efficace nello studio legale e raggiungere un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.
Strategie per gestire il tempo
La percezione di continua urgenza può avere diverse insidie. Innanzitutto, può portare a una cattiva gestione del tempo, con il rischio di non dedicare la giusta attenzione alle attività più importanti e strategiche. Inoltre, può generare stress e ansia, minando la concentrazione e la produttività.
Fortunatamente, esistono diverse strategie per gestire il tempo in modo efficace e contrastare la sensazione di urgenza, da integrare correttamente nel time management di un avvocato.
- Pianificare le attività
È fondamentale dedicare del tempo alla pianificazione delle attività, definendo le priorità e gli obiettivi da raggiungere. A tal fine, può essere utile utilizzare strumenti come calendari, agende o software gestionali.
- Delegare
Non è necessario cercare di fare tutto da soli. Delegare compiti ai collaboratori o ad altri professionisti può liberare tempo prezioso da dedicare alle attività più importanti.
- Imparare a dire no
Non tutte le richieste sono urgenti e non è sempre possibile accontentare tutti. È importante saper dire no quando necessario, per evitare di sovraccaricarsi di lavoro.
- Gestire le interruzioni
Le interruzioni continue possono ostacolare la concentrazione e la produttività. È quindi importante imparare a gestirle in modo efficace, ad esempio limitando l’accesso alle email o al telefono durante determinati periodi di tempo.
- Prendere del tempo per sé
È fondamentale prendersi cura di sé stessi e ritagliare del tempo per le proprie attività personali. Dedicarsi a hobby o passioni aiuta a ridurre lo stress e migliorare la concentrazione sul lavoro.
Per evitare il carattere di urgenza in ogni mansione da dover svolgere il segreto è dunque la pianificazione.
Pianificare, programmare, dare informazioni ai propri collaboratori con il giusto margine di tempo consente un’esecuzione più accurata, pensata, che risulta maggiormente precisa e riduce notevolmente il margine di errore.
Poi l’urgenza può capitare e capiterà, e a quel punto la si deve sapere e potere gestire, ma se tutto deve essere svolto nell’immediato, il risultato è di un continuo affanno e ansia lavorativi che abbattono la soddisfazione professionale, e di conseguenza anche lo stile di vita e una persona non appagata professionalmente non lavorerà mai al meglio delle sue potenzialità.
Strumenti per la gestione del tempo in uno studio legale
Oltre alle strategie sopra elencate, esistono diversi strumenti che possono facilitare la gestione del tempo nello studio legale.
Un software per studi legali come TeamSystem Studio Legal può essere un valido alleato per organizzare il lavoro, pianificare le attività, monitorare le scadenze e delegare compiti. Non solo, esistono diverse tecniche di time management che possono essere applicate per migliorare la gestione del tempo, come la tecnica del pomodoro o il metodo GTD.
In conclusione, gestire il tempo in modo efficace è fondamentale per gli avvocati e gli studi legali che desiderano lavorare con serenità e raggiungere i propri obiettivi professionali. L’adozione di strategie e strumenti adeguati (come i software gestionali per avvocati) può aiutare a contrastare la sensazione di urgenza e migliorare la produttività dello studio legale.
