GDPR per Studi professionali: cosa fare per essere conformi

La tutela della privacy e la conformità al GDPR (General Data Protection Regulation), il regolamento europeo sulla protezione dei dati entrato in vigore nel 2016, rappresentano oggi una priorità imprescindibile per tutti gli studi professionali che si ritrovano a dover trattare un’ampia gamma di dati sensibili dei propri clienti.

Il GDPR definisce i dati personali come qualsiasi informazione che possa identificare direttamente o indirettamente una persona fisica.

All’interno della categoria di dati personali, il GDPR distingue tra:

• Dati personali comuni: informazioni generiche come nome, cognome, indirizzo, numero di telefono ed e-mail, dati economici e finanziari, come IBAN, carte di credito e stipendi, e dati online, come indirizzo IP, cookie e ID pubblicitari.
• Dati sensibili: informazioni come origine etnica, convinzioni religiose, opinioni politiche, salute e dati biometrici. Il trattamento di questi dati è vietato, salvo specifiche eccezioni.
• Dati anonimizzati: informazioni private trasformate in modo irreversibile, rendendo impossibile l’identificazione di un individuo.

In questa guida scopriamo insieme gli obblighi previsti dal GDPR per gli studi professionali e analizziamo alcune indicazioni pratiche per operare nel rispetto della normativa: dalla nomina del Responsabile del Trattamento all’adozione di misure tecniche e organizzative, fino alla redazione della documentazione necessaria.

GDPR e privacy: linee guida per gli studi professionali

L’adeguamento al GDPR negli studi professionali richiede attenzione a diversi aspetti legati alla gestione dei dati personali di clienti, fornitori e dipendenti.

Prima di procedere agli adempimenti previsti dal GDPR sarà così necessario valutare il tipo di dati da trattare e assicurarsi di rispettare i principi generali previsti dal Regolamento. Eccoli nel dettaglio.

• Liceità, correttezza e trasparenza. I titolari del trattamento di dati personali dovranno essere chiari e trasparenti sul motivo per cui vengono raccolti e su come verranno utilizzati; le informazioni raccolte potranno essere usate solo secondo le modalità indicate dagli utenti, che se interessati hanno il diritto di ricevere tutte le informazioni sulle caratteristiche del trattamento. Ogni trattamento deve essere fondato su una base giuridica valida prevista dal GDPR come il consenso dell’interessato, l’adempimento di un obbligo legale, il legittimo interesse, e andrà gestito in modo corretto e trasparente verso l’interessato, attraverso informative chiare e facilmente accessibili.
• Minimizzazione dei dati. I dati devono essere raccolti per finalità specifiche, esplicite e legittime, non trattati ulteriormente in modo incompatibile con tali finalità. I dati raccolti devono essere adeguati, pertinenti e limitati al necessario; non possono cioè essere raccolti più dati di quelli necessari.
• Esattezza. Lo studio deve adottare procedure per mantenere i dati aggiornati e cancellare o anonimizzare quelli non più necessari.
• Limitazione della conservazione. I dati non possono essere conservati per sempre, la conservazione deve avvenire solo per il tempo utile alle finalità del trattamento.
• Integrità e riservatezza. È necessario garantire la protezione da accessi non autorizzati, perdita o danneggiamento dei dati mediante politiche di sicurezza, controllo accessi, backup e cifratura.
• Responsabilizzazione (Accountability). Il titolare deve essere in grado di dimostrare la conformità e mantenere una documentazione completa sui dati raccolti, lo scopo della raccolta, il periodo di conservazione e su tutte le parti coinvolte nel trattamento.

I soggetti coinvolti nel trattamento

I soggetti coinvolti nel trattamento dei dati hanno ruoli e responsabilità ben precise:

• Titolare del trattamento. Il titolare è normalmente il soggetto (in questo caso lo studio professionale), la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o qualsiasi altro organismo che decide le finalità e i mezzi del trattamento. Deve garantire e adottare politiche e opportune misure per garantire che il trattamento sia conforme ai principi del GDPR.
• Responsabile del trattamento. Negli studi professionali succede spesso che il trattamento dei dati venga affidato a soggetti che agiscono per conto del titolare, i cosiddetti responsabili del trattamento ovvero “la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta dati personali per conto del Titolare del trattamento”, così come previsto dall’articolo 28 del GDPR. Si tratta di figure esterne allo studio nominate tramite atti giuridici vincolanti o contratti che ne definiscono compiti, responsabilità e risorse. Un esempio è un consulente del lavoro, un commercialista o un dipendente dello studio che svolge attività di trattamento dei dati per conto del professionista o dello studio. Gli incaricati e autorizzati al trattamento come il titolare o il responsabile del trattamento devono ricevere formazione specifica e istruzioni operative dettagliate per garantire la corretta gestione dei dati personali. La formazione degli incaricati è un obbligo legale, in caso di inadempienza possono scattare sanzioni pecuniarie fino a 10 milioni di euro. Chi non è adeguatamente formato non potrà avere accesso al trattamento dei dati; la formazione è però anche un elemento chiave per garantire che i soggetti coinvolti comprendano le proprie responsabilità.
• Interessati. Gli interessati sono le persone fisiche i cui dati personali diventano oggetto di trattamento (clienti, dipendenti, fornitori); il GDPR prevede una serie di diritti volti a tutelare la loro privacy come il diritto all’informazione, all’accesso, alla rettifica, alla cancellazione (diritto all’oblio), alla limitazione del trattamento, alla portabilità dei dati e all’opposizione. Gli interessati hanno ad esempio il diritto di essere informati in modo chiaro e trasparente, possono richiedere al titolare una copia o la cancellazione dei dati oggetto del trattamento, ottenere la rettifica dei dati personali inesatti o anche opporsi al trattamento. L’interessato può esercitare i propri diritti presentando una richiesta al titolare del trattamento, preferibilmente in forma scritta, anche tramite e-mail o altri mezzi elettronici. Il titolare deve fornire un riscontro alla richiesta entro un mese dalla ricezione della stessa e agevolare l’esercizio dei diritti da parte dell’interessato, adottando le misure idonee.

Gli adempimenti obbligatori per la conformità

Gli adempimenti da tenere in considerazione ai fini della conformità al GDPR possono essere di diverso tipo:

• organizzativi, come la nomina dei responsabili o degli autorizzati al trattamento (dipendenti, collaboratori, tirocinanti), gli accordi con contitolari, la privacy policy e le clausole di riservatezza;
• normativi, come il rispetto di regolamenti deontologici.

Nello specifico tutti gli studi professionali dovranno preoccuparsi di:

• tenere un registro delle attività di trattamento contenente le finalità, le categorie dei dati trattati, trasferimenti, tempistiche, misure di sicurezza adottate. È fondamentale, infatti, che gli adempimenti siano documentati, conservati e aggiornati regolarmente tramite un apparato documentale.
• redigere e fornire a tutti gli interessati (clienti, fornitori, dipendenti) delle informative chiare e dettagliate, conformi agli articoli 13 e 14 del GDPR, che spieghino le finalità del trattamento, le modalità e i diritti degli interessati;
• richiedere un consenso al trattamento dei dati e redigere le autorizzazioni corrispondenti;
• sottoscrivere contratti di responsabilità esterna del trattamento con fornitori di servizi che prevedono il trattamento di dati personali. Qualunque esternalizzazione (fornitori software, consulenti, hosting, cloud) richiede un contratto scritto conforme art. 28 GDPR;
• fornire una analisi dei rischi e una valutazione dell’impatto sulla protezione dei dati, DPIA (Data Protection Impact Assessment) se fosse necessaria e predisporre un registro dei data breach e una policy in caso di violazioni della sicurezza;
• nomina del DPO (se richiesto). La nomina del DPO (Data Protection Officer) è obbligatoria se il trattamento coinvolge monitoraggio regolare su larga scala o dati sensibili su larga scala. Il DPO può essere interno o esterno, ma deve avere competenze certificate.

Le misure tecniche e organizzative

L’articolo 32 del Regolamento Europeo impone al titolare del trattamento l’adozione di misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza proporzionato al rischio, salvaguardando disponibilità, integrità e riservatezza dei dati personali.

Per ridurre il rischio di accessi non autorizzati, dispersione o alterazione dei dati sensibili, si raccomanda di adottare le seguenti misure:

Misure tecniche

• Protezione dei sistemi: applicare sistemi crittografici, installare firewall, mantenere aggiornati sistemi operativi e software.
• Gestione dei dati: eseguire backup regolari e prevedere procedure di ripristino.
• Autenticazione: utilizzare accessi autenticati e sistemi di autenticazione a più fattori.

Misure organizzative

• Password e dispositivi: adottare regole chiare per la gestione delle password (vademecum interno), aggiornamenti software e uso di antivirus.
• Procedure interne: definire policy su privacy, conservazione e distruzione dei dati, nonché strategie di incident response in caso di violazione.
• Formazione del personale: prevedere corsi di aggiornamento continui per incaricati e ruoli chiave, come richiesto dagli artt. 29 e 32 del GDPR, per garantire la corretta applicazione delle norme.

La gestione delle violazioni e data breach

Un Data Breach, o violazione dei dati, si verifica quando informazioni sensibili, confidenziali o protette vengono rese accessibili, esposte o sottratte da persone non autorizzate. È un evento che compromette l’integrità, la riservatezza o la disponibilità dei dati sensibili dopo un furto, una perdita, un accesso non autorizzato, attacchi informatici. Uno studio professionale deve essere in grado di identificarlo, riconoscerlo e disporre di procedure di rilevamento.

È utile distinguere il Data Breach dal Data Leak: mentre il primo indica una violazione vera e propria derivante da un attacco o da un accesso illecito, il Data Leak si riferisce a una “fuoriuscita” di informazioni, spesso dovuta a errori umani, configurazioni sbagliate o cattive pratiche di gestione, senza che vi sia necessariamente un’azione malevola.

In base ai rigorosi standard stabilito dal GDPR per la protezione dei dati personali, in caso di violazione dei dati il titolare del trattamento deve notificare l’incidente alle autorità di controllo entro 72 ore e, in alcuni casi, anche agli interessati. Le sanzioni per il mancato rispetto del GDPR possono essere molto elevate, arrivando fino al 4% del fatturato globale annuo dell’azienda.

In caso di un Data Breach, è fondamentale agire rapidamente e in modo efficace per minimizzare i danni e rispettare gli obblighi legali. I passaggi fondamentali prevedono di

• isolare l’incidente attraverso, ad esempio, la disconnessione dei sistemi compromessi dalla rete, il blocco degli account sospetti e la sospensione delle attività online collegate;
• valutare il danno per determinare l’estensione della violazione;
• attivare un piano di risposta agli incidenti.

Documentazione e audit per l’adeguamento al GDPR degli studi professionali

Per dimostrare di essere conformi al GDPR il titolare del trattamento è tenuto a predisporre alcuni specifici documenti e attivare un programma di monitoraggio delle proprie attività per la protezione dei dati.

Tra i documenti da conservare ed esibire in caso di ispezione rientrano:

• un registro delle attività di trattamento;
• un registro dei consensi;
• un registro delle violazioni verificatesi;
• informative sulla privacy e moduli di consenso;
• la politica di protezione dei dati personali (Articolo 24) adottata;
• la politica di conservazione dei dati;
• accordi con responsabili del trattamento dei dati;
• documenti che descrivono le procedure interne previste per la gestione e la comunicazione dei data breach;
• relazione di un DPIA (se effettuata);
• lettere di designazione dei Responsabili del Trattamento;
• moduli di comunicazione di una violazione all’autorità di controllo;
• report di incidenti e audit interni.

Per garantire la conformità alle normative privacy e l’efficacia delle misure di protezione dei dati uno studio professionale dovrà inoltre eseguire controlli periodici sul livello di compliance (audit interni o tramite consulenza esterna), aggiornamenti delle documentazioni e revisione dei trattamenti e delle misure di sicurezza.
Oggi il mercato offre diverse soluzioni all’avanguardia per aiutare studi professionali e consulenti a mettersi in regola con la normativa GDPR. Con TeamSystem Cybersecurity è possibile implementare un sistema di protezione dati efficace, semplice da gestire e sempre aggiornato alle normative vigenti. Il software è in grado di proteggere e monitorare account e-mail, siti web, password, infrastrutture informatiche e tutti i dati sensibili presenti in uno studio.

Le principali funzionalità permettono:

• una valutazione automatizzata del perimetro d’attacco: i controlli sono automatici, facili da gestire e aggiornati continuamente contro le minacce più recenti;
• il monitoraggio continuo di account e-mail, software, password, siti web e servizi cloud per individuare anomalie o rischi;
• aggiornamenti normativi integrati;
• supporto e reporting: dashboard, alert, reportistica e tracciamento degli incidenti.