Come conferire e gestire la nuova delega unica per i professionisti fiscali

Dallo scorso 8 dicembre 2025 è attiva la nuova delega unica per i servizi fiscali, una semplificazione del processo di abilitazione all’utilizzo dei servizi online dell’Agenzia delle Entrate.

Con la nuova delega unica, imprese, professionisti e persone fisiche possono autorizzare i propri intermediari fiscali, commercialisti, esperti contabili e altri professionisti tributari ad accedere ai servizi online dell’Agenzia delle Entrate e dell’Agenzia delle Entrate Riscossione.

Vediamo in pratica quali sono gli obblighi per l’intermediario e come fare per comunicare i dati all’Agenzia delle Entrate.

Come si conferisce la delega?

I contribuenti possono conferire la delega unica al proprio intermediario in forma cartacea oppure elettronica.

Nel primo caso, chi delega deve sottoscriverla con la firma autografa e allegare una copia del documento di identità, mentre nel secondo il delegante deve apporre una firma che rispetti i requisiti previsti dal CaD.

Il modello di comunicazione da trasmettere all’Agenzia delle Entrate deve contenere i seguenti dati minimi:

• il codice fiscale e il cognome e nome o la denominazione del contribuente delegante;
• il codice fiscale e il cognome e nome o la denominazione del soggetto firmatario della delega, nel caso di delegante con incapacità totale o parziale, minorenne o deceduto o, ancora, di delegante diverso da persona fisica;
• il codice fiscale e il cognome e nome o la denominazione dell’intermediario delegato;
• l’indicazione se si tratta di nuovo conferimento, rinnovo di delega in scadenza o revoca di delega precedente;
• l’individuazione puntuale dei servizi delegati;
• il luogo e la data del conferimento, della revoca o del rinnovo;
• la firma.

Nel caso in cui la delega sia conferita da un rappresentante (genitore, tutore, curatore speciale o amministratore di sostegno) l’intermediario deve acquisire anche la documentazione da cui si evince tale qualifica.

Se, invece, la delega riguarda una persona deceduta, il conferimento deve essere effettuato previa dimostrazione della volontà unanime da parte di tutti gli eredi.

A tal fine, l’intermediario deve acquisire la documentazione necessaria all’attestazione della qualità di erede e ogni altra documentazione necessaria al conferimento della delega.

Gli obblighi dell’intermediario

Il primo obbligo dell’intermediario è la nomina di uno o più responsabili della gestione delle deleghe.

Man mano che acquisisce le deleghe dai propri clienti, l’intermediario ha l’obbligo di numerarle progressivamente e annotarle quotidianamente in un apposito registro cronologico, su carta o digitale, in cui devono essere indicati:

• numero progressivo e data della delega o della revoca;
• codice fiscale e dati anagrafici/denominazione del delegante;
• estremi del documento di identità del sottoscrittore della delega o della revoca.

Le deleghe, e la relativa documentazione, devono essere conservate per 10 anni dalla data di revoca o di scadenza.

Veniamo ora alla comunicazione dei dati all’Agenzia delle Entrate e vediamo nel dettaglio cosa deve fare il soggetto delegato (l’intermediario) per completare la procedura avviata dal delegante e rendere operativa la delega all’utilizzo dei servizi online AdE e AdER.

La trasmissione dei dati da parte dell’intermediario

L’intermediario delegato deve comunicare i dati della delega unica all’Agenzia delle Entrate inviando un apposito file .xml.

Qui devono essere indicati:

• il codice fiscale del delegante;
• i servizi che quest’ultimo ha delegato all’intermediario.

Se chi sottoscrive la delega è un tutore, un curatore speciale, un amministratore di sostegno, un genitore di minorenne o un erede questo aspetto va specificato.

Nel caso in cui, invece, il delegante non sia una persona fisica bisogna indicare il codice fiscale del rappresentante legale o negoziale che sottoscrive la comunicazione e la qualifica “Rappresentante legale/negoziale”.

Infine, bisogna optare per il tipo di firma elettronica che verrà apposta sul file, scegliendone una tra quelle accettate (digitale, CIE, elettronica con certificato non qualificato).

Una volta generato il file bisogna, infatti, apporre la firma elettronica del delegante. Le tipologie di firme accettate sono le seguenti:

• Se il delegante è un ente, società, organizzazione oppure una persona fisica titolare di partita IVA:
  • Firma digitale: intestata al contribuente o al rappresentante legale dello stesso in caso di soggetto diverso da persona fisica, e conforme alle disposizioni del CaD (Codice di Amministrazione Digitale);
  • Firma elettronica avanzata (FEA) con CIE: soluzione di firma basata sul certificato di firma inserito nella Carta d’Identità Elettronica o tramite app CIE Sign, anch’esso riferito al rappresentante legale in caso di contribuente diverso da persona fisica.
• Se il delegante è una persona fisica non titolare di partita IVA:
  • Firma Digitale: intestata al contribuente e conforme alle disposizioni del CaD;
  • Firma Elettronica Avanzata (FEA) con CIE: soluzione di firma basata sul certificato di firma inserito nella Carta d’Identità Elettronica o tramite app CIE Sign;
  • Firma elettronica avanzata con certificato non qualificato: il file è firmato dal contribuente attraverso un processo erogato dall’intermediario tramite un apposito software che consente di apporre tale tipologia di firma (in tal caso il file deve essere firmato anche dall’intermediario con firma digitale intestata a sé stesso o al suo rappresentante legale);
  • Firma elettronica avanzata apposta mediante servizio in convenzione con l’Agenzia delle entrate: in questo caso la firma elettronica è apposta tramite un servizio web erogato dall’intermediario, previa convenzione con l’Agenzia delle Entrate. Il servizio si basa su un processo di firma al quale l’Agenzia partecipa per l’identificazione del contribuente, mediante Cie o Spid. La data a partire dalla quale potranno essere stipulate le convenzioni per erogare questo tipo di servizio sarà pubblicata sui siti internet AdE e AdER.

La firma digitale è l’equivalente della firma autografa, ma in formato elettronico.

Si tratta di uno strumento che garantisce l’identificazione del soggetto firmatario e che consente di attribuire valore legale al documento sul quale è apposta.

Per apporre la firma digitale su un documento si utilizzano strumenti come Smart card o token.

È tuttavia possibile avvalersi anche dei servizi di firma digitale remota, che non richiedono l’utilizzo di particolari strumenti ma che consentono di siglare documenti in modo semplice, sicuro e veloce anche tramite smartphone.

Il principale vantaggio della firma digitale remota è che è possibile siglare i documenti in modo rapido e sicuro avendo a disposizione soltanto una connessione Internet.

Dopo aver definito cos’è la firma digitale, è bene soffermarsi sulle differenze rispetto alla firma elettronica, definita al numero 10, articolo 3 del regolamento eIDAS 910/2014 come:

“un insieme di dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare.”

Sono tre le tipologie di firma elettronica esistenti: semplice, avanzata e qualificata, e si differenziano tra loro per il livello di sicurezza garantito.

L’apposizione della firma digitale o della firma elettronica qualificata dà valore legale al documento. In sostanza, assume a tutti gli effetti lo stesso valore e produce gli stessi effetti della firma autografa.

Come si ottiene la firma digitale?

Per ottenere la firma digitale è necessario rivolgersi ai prestatori di servizi fiduciari accreditati dall’AgID, ossia soggetti autorizzati all’emissione dei certificati qualificati necessari.

La firma digitale viene attribuita generando una coppia di chiavi digitali asimmetriche, attribuite in maniera univoca al soggetto titolare:

• la chiave privata è conosciuta solo dal titolare ed è utilizzata per generare la firma digitale;
• la chiave pubblica è invece utilizzata per garantire l’autenticità della firma.

Una volta ottenuta, la firma digitale potrà essere utilizzata o in locale, mediante Smart card o token, o da remoto, in caso di firma digitale remota, utilizzando strumenti di autenticazione che garantiscono il rispetto di tutti gli standard di sicurezza richiesti.

Da ultimo si ricorda che la firma elettronica “semplice” non garantisce il rispetto dei requisiti che i documenti informatici di natura fiscale devono possedere fin dalla formazione.

Per la corretta conservazione digitale le dichiarazioni fiscali non devono avere la firma elettronica semplice ma una delle altre tipologie di firme.

L’amministrazione finanziaria in passato è intervenuta più volte su questo tema, spesso fonte di dubbi tra le aziende.

L’utilizzo di tale firma è escluso dall’Amministrazione finanziaria sulla base del quadro normativo in materia, in quanto non rispetta i requisiti stabiliti dalla legge.

La firma deve, infatti, avvenire attraverso una delle seguenti modalità:

• firma elettronica qualificata;
• firma digitale;
• sigillo elettronico qualificato;
• firma elettronica avanzata.

Le regole per l’invio puntuale e quello massivo

Il file così firmato può essere inviato singolarmente (invio dei dati di una sola delega) oppure massivamente (dati di più deleghe).

Nel primo caso (cd “invio puntuale”), l’intermediario deve specificare il codice fiscale del delegante e caricare il file xml generato e firmato.

Nel caso di invio di dati per più deleghe (cd “invio massivo”), invece, l’intermediario deve generare un file .xml contenente una o più comunicazioni (ognuna delle quali debitamente firmata).

Il file può contenere fino ad un massimo di 300 comunicazioni.

I servizi delegati all’intermediario saranno attivati in seguito all’elaborazione della richiesta con esito positivo.

Si riceverà un’apposita ricevuta: sia delegante che delegato ricevono una notifica dell’operazione nella propria area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate. Il delegante viene avvisato anche con un messaggio sull’app IO se l’ha abilitata alla ricezione dei messaggi da parte dell’AdE.

Da ultimo, è bene sottolineare che, se prima della nuova comunicazione ne è stata inviata un’altra per lo stesso delegante, quest’ultima viene revocata e sostituita dalla nuova.

Di conseguenza, se con la nuova delega si vogliono aggiungere ulteriori servizi rispetto a quelli comunicati in precedenza, nel file di comunicazione sarà necessario indicarli tutti (sia i precedenti sia i nuovi).

La gestione delle deleghe attive

Per le deleghe attive è possibile procedere con la modifica, il rinnovo, la revoca da parte del delegante e la rinuncia da parte dell’intermediario.

Dopo l’attivazione di una delega unica è possibile modificare i servizi delegati (ad esempio, nel caso in cui si intenda delegare all’intermediario ulteriori servizi).

Come anticipato, la modifica di una delega attiva comporta la sua revoca e, contestualmente, l’attivazione di una nuova delega unica.

Pertanto, nella nuova comunicazione vanno indicati tutti i servizi che si intendono delegare all’intermediario, compresi quelli già delegati.

Il rinnovo consente di prorogare la durata di una delega attiva senza alcuna modifica. Può essere effettuato a partire dai 90 giorni che precedono la data di scadenza ed estende la validità della delega a partire dal 1° gennaio dell’anno successivo.

Ad esempio, il rinnovo di una delega attivata il 1/1/2026 (che scade il 31/12/2030) può essere comunicato a partire dal 2/10/2030. La delega così rinnovata avrà decorrenza 1/1/2031 e scadrà il 31/12/2035.

Il rinnovo si comunica con le medesime modalità stabilite per la comunicazione dei dati relativi al conferimento.

La revoca di una delega, invece, può essere comunicata in qualunque momento dopo l’attivazione. Può farlo sia il delegante che l’intermediario delegato ma anche un intermediario differente. Anche in questo caso si effettua con le stesse modalità previste per la comunicazione dei dati relativi al conferimento.

L’intermediario delegato può procedere nello stesso modo del delegante oppure attraverso i canali telematici inviando un file di comunicazione della revoca.

Nel caso in cui, invece, la revoca sia comunicata da un intermediario diverso da quello a cui è conferita la delega, il file xml di revoca deve essere inviato esclusivamente tramite i canali telematici (invio massivo).

La revoca ha effetto immediato se effettuata dal delegante e ha effetto dal momento della ricezione della ricevuta di attestazione se effettuata dall’intermediario.

Veniamo, infine, alla rinuncia. Gli intermediari hanno la facoltà di rinunciare alla delega ricevuta in qualsiasi momento. Ha effetto immediato ed è riferita a tutti i servizi delegati.