L’importanza di un software per la gestione delle commesse nella tua azienda

La gestione efficace delle commesse rappresenta oggi una delle sfide principali per le aziende di ogni dimensione e settore. Tenere sotto controllo l’avanzamento dei progetti e i relativi costi è fondamentale per garantire la redditività e la sostenibilità di un’impresa. Ma come si fa a monitorare l’avanzamento dei lavori e le spese di ogni singolo progetto all’interno di un’azienda? Semplice: attraverso dei software specifici per la gestione delle commesse, che permettono di monitorare in tempo reale ogni fase della commessa, analizzare dati, prevenire criticità e intervenire tempestivamente con azioni correttive. Scopriamo insieme come migliorare la gestione delle commesse tramite software dedicati e quali sono i vantaggi per l’azienda.

Perché la gestione delle commesse è importante

La gestione delle commesse in un’azienda è l’insieme delle valutazioni e delle azioni (come il monitoraggio e la pianificazione) volte a rendere più efficienti i processi che conducono alla buona riuscita del progetto. Senza una gestione adeguata delle commesse si rischiano numerosi inconvenienti, come ritardi nella consegna, sforamento delle spese preventivate, sprechi di tempo, insoddisfazione del cliente e dispersione di risorse.

Gestire le commesse in modo efficiente significa:

• definire gli obiettivi del progetto;
• valutare i tempi di realizzazione e la quantità di risorse da impiegare;
• monitorare costantemente l’avanzamento dei lavori;
• fare una stima dei costi;
• tenere sotto controllo le spese rispetto al budget stabilito.

Solo una buona gestione delle commesse garantisce che i lavori vengano portati a termine con successo rispettando i tempi, le scadenze e i budget previsti.

A cosa serve un software per la gestione delle commesse

Nell’era della trasformazione digitale la gestione delle commesse può contare sul supporto di strumenti e tecnologie all’avanguardia per la pianificazione e il controllo di ogni fase del progetto. Si tratta di software dedicati concepiti per aiutare le aziende a monitorare, analizzare e controllare ogni passaggio del ciclo di vita di una commessa dalla pianificazione iniziale alla chiusura dei lavori. Un software per la gestione delle commesse permette alle aziende di automatizzare e digitalizzare l’intero ciclo vita del progetto, favorendo la condivisione dei dati tra i vari dipartimenti, la pianificazione dettagliata delle attività, l’allocazione corretta delle risorse e migliorando l’efficienza operativa.

Ecco quali sono le attività che è possibile svolgere attraverso i principali software di gestione.

• Pianificazione delle attività: definizione dell’ordine di esecuzione delle attività e delle tempistiche, assegnazione dei compiti, allocazione delle risorse.
• Monitoraggio avanzamento lavori: aggiornamento in tempo reale sull’andamento del progetto.
• Analisi dei costi e dei ricavi: controllo costante delle spese sostenute rispetto al budget previsto.
• Gestione delle risorse: ad ogni attività corrispondono una o più risorse, per questo è fondamentale individuare e stimare la quantità necessaria di materiali, attrezzature e personale.
• Reportistica in tempo reale: raccolta e analisi di dati, con la possibilità di realizzare report avanzati per valutare l’andamento dei lavori e individuare criticità e aree di miglioramento.
• Gestione documentale: archiviazione automatizzata di tutti i documenti.

Per capire meglio l’importanza di un software per la gestione commesse, immaginiamo un’azienda manifatturiera che gestisce contemporaneamente più ordini per clienti diversi. Senza un software di gestione, sarebbe difficile mantenere sotto controllo i costi dei materiali, le ore di lavoro e i margini di guadagno per ogni singolo progetto. Implementando un sistema ERP con un modulo commesse, l’azienda può:

• pianificare le attività produttive in base alle priorità e alle scadenze;
• monitorare i consumi di materiali;
• automatizzare la generazione di report.

Il risultato sarà un flusso di lavoro più fluido, una riduzione degli sprechi e una maggiore competitività sul mercato.

I principali vantaggi del software gestione commesse

La gestione delle commesse tramite software consente alle aziende di ottenere numerosi vantaggi.

• Controllo puntuale di costi e margini. Grazie al software per gestione commesse, puoi monitorare in tempo reale l’andamento dei costi di ogni progetto, confrontando preventivi e consuntivi. Questo permette di mantenere sotto controllo la redditività e adottare strategie correttive prima che i costi sfuggano di mano.
• Migliore comunicazione tra i vari reparti aziendali. Con i dati sempre aggiornati e visualizzabili in dashboard personalizzate, è possibile seguire lo stato avanzamento lavori in ogni fase. Questa trasparenza favorisce una comunicazione più efficace tra i membri del team.
• Maggiore efficienza operativa. Automatizzare la gestione delle commesse con software dedicati riduce drasticamente il margine di errori e migliora l’efficienza operativa. I team lavorano con dati aggiornati e processi più semplificati, ottimizzando tempi e risorse: si riducono gli sprechi, i tempi morti e i costi superflui, aumentando nel complesso la produttività.
• Decisioni strategiche. La raccolta e l’analisi di dati concreti, e la presenza di report dettagliati aiutano l’azienda a prendere decisioni più consapevoli e informate, valutando le performance delle singole commesse e individuando manovre correttive.
• Vantaggio competitivo. L’uso di software per la gestione delle commesse permette di elaborare soluzioni personalizzate e su misura e di rispondere tempestivamente alle richieste dei clienti. Questo consente di distinguersi ed essere competitivi all’interno di un mercato sempre più concorrenziale.

Quali sono i software gestione commesse più efficaci

Sul mercato esistono diverse soluzioni digitali per la gestione delle commesse, ma per essere sicuri di scegliere il software giusto è indispensabile tenere conto di alcuni fattori chiave come:

• integrazione con gli altri sistemi esistenti in azienda come CRM, ERP o strumenti di contabilità;
• accessibilità da remoto e cloud computing;
• servizi di reportistica;
• assistenza qualificata e costante;
• funzionalità scalabili in base alla crescita aziendale;
• facilità di utilizzo;
• notifiche automatiche.

Tra i software più utilizzati per gestire commesse complesse spiccano quelli integrabili con le piattaforme ERP, sistemi avanzati che consentono di organizzare in un unico ambiente risorse, attività e budget e offrono diverse funzionalità che rendono la supervisione dei progetti più semplice ed efficace. Le aziende possono per esempio raccogliere dati in tempo reale e visualizzarli in dashboard intuitive.

Le soluzioni offerte da TeamSystem Enterprise sono la risposta giusta per chi cerca una gestione efficiente e corretta dei propri progetti. Si tratta di una piattaforma completa, modulare, facile da usare, flessibile e in grado di adattarsi alle esigenze specifiche di ciascuna azienda grazie ad una vasta gamma di funzionalità e moduli personalizzabili, che permettono di semplificare i vari processi aziendali. Il modulo ERP Progetti e Commesse, per esempio, lo rende il software Ideale per le aziende manifatturiere e di servizi che hanno bisogno di monitorare l’avanzamento dei lavori e i costi di ogni singolo progetto. Il personale può analizzare i dati e apportare le eventuali azioni correttive. Adatto ad ogni tipo di azienda (da quelle che adottano un sistema Make to Order alle imprese che scelgono il metodo Engineer to Order), garantisce il tracciamento completo di tutte le commesse. Tra le funzioni principali del software ERP di TeamSystem rientrano:

• WBS (Work Breakdown Structure) di progetto, ovvero la scomposizione di un progetto in componenti più piccoli e gestibili;
• pianificazione tramite diagrammi di Gantt (rappresentazione grafica);
• stima delle tempistiche attraverso timesheet (scheda attività) di progetto;
• analisi delle risorse;
• valutazione dello stato di avanzamento dei lavori;
• analisi degli scostamenti;
• gestione documentale integrata.

Adottare un software gestione commesse non è solo una scelta tecnologica, ma una vera e propria leva strategica per il futuro dell’azienda. Monitorare con precisione costi e tempi di realizzazione, analizzare i dati in tempo reale e poter intervenire tempestivamente consente di migliorare la competitività e aumentare la redditività complessiva dell’azienda.