Le best practice per garantire un audit aziendale efficace

Il processo di internal audit svolge un ruolo cruciale nella vita delle piccole e medie imprese: attraverso l’individuazione di criticità e rischi può, infatti, migliorare l’efficienza e la trasparenza aziendale. Ma quali sono le più efficaci strategie di internal audit? E come contribuiscono ad una crescita sostenibile dell’impresa? 

Cosa si intende per internal auditing? 

L’audit interno è un processo di valutazione e revisione dei sistemi di gestione all’interno di un’azienda. Il suo scopo è verificare il rispetto delle procedure predisposte e delle normative vigenti, valutare l’efficacia dei meccanismi di controllo e di gestione del rischio, rilevare e individuare inefficienze o frodi e offrire le soluzioni giuste per migliorare le prestazioni aziendali. Il significato di audit è diverso dal concetto di ispezione: si tratta, infatti, di un processo che si svolge secondo determinate regole, volto a ottenere prove e giudicarle per misurare la redditività e l’efficacia dell’impresa. L’internal audit garantisce che i processi di gestione aziendale funzionino in maniera efficace.

L’importanza dell’audit aziendale nelle PMI  

L’esito positivo di un audit aziendale rispecchia il buono stato di salute dell’impresa; significa che i processi più importanti all’interno dell’azienda, quelli che le consentono di crescere e aumentare il profitto, funzionano bene. Un processo di internal auditing non rappresenta una minaccia, è piuttosto da intendersi come un’azione costruttiva: l’audit è, infatti, un elemento chiave della vita aziendale, una risorsa fondamentale per migliorare l’efficienza e la trasparenza della piccola e media impresa in diversi modi:  

• identifica e mitiga i rischi: limita ad esempio contrattempi o incidenti salvaguardando la vita dei dipendenti; 
• ottimizza i processi: sulla base dei punti deboli e delle aree di rischio individuate, le PMI possono apportare correzioni e miglioramenti aumentando l’efficienza dei processi e riducendo i costi; 
• garantisce la conformità normativa: un’impresa deve rispettare una serie di normative e regolamenti, che variano nel tempo e a seconda del settore. L’audit interno aiuta a garantire il rispetto di tali normative, riducendo il rischio di multe, sanzioni e controversie legali; 
• monitora le prestazioni: un internal audit fornisce un meccanismo efficace per controllare le prestazioni aziendali nel tempo. Attraverso l’analisi di indicatori chiave di performance (KPI) e metriche finanziarie, le PMI possono valutare il loro successo e apportare eventuali aggiustamenti strategici. 

Come fare un audit interno di successo 

Per rendere efficace un processo di audit è importante adottare alcune pratiche. 

• Pianificazione accurata. Pianificare in anticipo l’audit, stabilendo obiettivi chiari e identificando le aree critiche che richiedono particolare attenzione. Una pianificazione accurata riduce il rischio di interruzioni operative e assicura che l’audit sia condotto in modo efficiente. 
• Raccolta dati e documentazione completa. Fornire una documentazione accurata e completa raccogliendo tutte le informazioni necessarie sui processi e sulle politiche aziendali: bilanci, registri contabili e altre procedure finanziarie. 
• Standardizzazione dei processi. Adottare procedure standard per la registrazione delle transazioni, l’approvazione dei pagamenti o la gestione delle risorse finanziarie può semplificare l’audit, consentendo agli auditor di comprendere meglio le procedure aziendali. 
• Utilizzo di software di gestione. Utilizzare software specializzati (ad esempio TeamSystem Enterprise) che attraverso l’automazione di attività ripetitive, come l’analisi di grandi quantità di dati, la creazione di report periodici o la gestione di informazioni finanziarie possono facilitare l’attività di audit e migliorarne l’efficienza.  
• Coinvolgimento del personale. Coinvolgere il personale interessato così da garantire l’accesso a tutte le informazioni necessarie per portare avanti l’audit. 
• Formazione. Fornire formazione al personale sulle procedure di audit: questo garantirà che i revisori migliorino le proprie competenze e siano aggiornati sulle migliori pratiche di auditing. 
• Audit su misura. Adottare il processo più adatto alla tua impresa: alle sue dimensioni, al settore e ai processi specifici. 

Audit aziendale: superare le sfide comuni 

Ma quali sono le sfide che una PMI deve affrontare per avviare un audit di successo? In questo caso, infatti, le imprese devono spesso fare i conti con alcune resistenze come risorse limitate, riluttanza al cambiamento e scarse competenze. Ecco alcuni consigli per vincere la scommessa dell’internal audit: 

• ottimizza l’uso delle risorse definendo le priorità e pianificando l’audit strategicamente. Potresti ad esempio concentrare le risorse sulle aree più critiche e ad alto rischio; 
• comunica in modo trasparente lo scopo e i benefici dell’auditing, così potrai superare eventuali reticenze al cambiamento di alcuni processi; 
• rendi il personale consapevole dell’importanza dell’audit per la salute dell’azienda e investi sulla formazione continua; 
• valorizza i risultati dell’audit e metti in atto gli interventi migliorativi suggeriti, così il processo acquisterà maggiore credibilità agli occhi dei più reticenti. 

I vantaggi di un internal audit efficace  

L’internal audit svolge un ruolo strategico in una PMI, grazie ad esempio agli indicatori chiave di performance e ai feedback delle parti interessate, è possibile identificare margini di miglioramento continuo. Un sistema di auditing interno ben strutturato offre quindi numerosi benefici per la crescita dell’attività e il suo sviluppo sostenibile. Eccone alcuni: 

• una migliore gestione del rischio; 
• maggiore trasparenza e responsabilità; 
• prestazioni aziendali più efficaci e riduzione dei costi; 
• decisioni più consapevoli e informate; 
• rispetto della conformità normativa; 
• rafforzamento della reputazione aziendale. 

In conclusione, adottare un approccio proattivo nell’internal audit non solo rafforza la struttura operativa dell’azienda ma apre anche la strada a un futuro di successo e stabilità. È un investimento strategico per eccellenza, che permette di navigare con fiducia in un mercato sempre più competitivo. Tra gli strumenti che possono aiutarti a gestire il processo, TeamSystem Enterprise può essere uno strumento efficace, perché è il software di gestione, rapido e completo, basato su cloud e accessibile ovunque, perfetto per il monitoraggio complessivo delle operazioni aziendali di imprese piccole, medie e grandi.