Mandato professionale Commercialista: cosa prevede e come gestirlo

La corretta gestione del mandato professionale rappresenta oggi un aspetto imprescindibile per qualsiasi Studio di Commercialisti. Oltre a essere uno strumento di tutela giuridica, il mandato definisce in modo puntuale i termini della collaborazione con il cliente, garantendo chiarezza, trasparenza e conformità alle disposizioni normative. In un contesto professionale sempre più digitalizzato, poter contare su strumenti evoluti per la redazione, la firma e l’archiviazione del mandato consente di migliorare l’organizzazione interna dello Studio e ridurre i rischi operativi.

Cos’è il mandato professionale del Commercialista

Il mandato professionale è l’accordo formale con cui il cliente affida allo Studio l’incarico per una o più prestazioni professionali. Questo documento, redatto in forma scritta, stabilisce in modo dettagliato l’oggetto dell’incarico, la sua durata, le condizioni economiche, le responsabilità e le modalità operative. È un atto fondamentale per regolamentare il rapporto tra le parti, prevenire fraintendimenti e garantire una gestione ordinata e tracciabile degli incarichi.

Quando è obbligatorio e in quali casi è richiesto

La sottoscrizione di un mandato scritto è obbligatoria ogni volta che il Commercialista assume incarichi continuativi o con rappresentanza. È il caso, ad esempio, della tenuta della contabilità, dell’invio delle dichiarazioni, della gestione di deleghe fiscali o di rapporti con gli enti pubblici per conto del cliente. Anche in assenza di obbligo normativo specifico, si tratta di una best practice da adottare sistematicamente, a tutela sia dello Studio sia del cliente.

Cosa deve contenere un mandato professionale

Per essere completo e valido, il mandato professionale deve includere:

• i dati anagrafici del cliente e dello Studio;
• la descrizione dettagliata delle attività affidate;
• la durata dell’incarico, con eventuali condizioni di rinnovo;
• i compensi pattuiti, le modalità di pagamento e le condizioni economiche;
• le responsabilità reciproche, incluse eventuali clausole su riservatezza e trattamento dati;
• le modalità di comunicazione, trasmissione documentale e firma.

Una gestione strutturata del mandato aiuta anche a disciplinare con chiarezza le attività extra incarico e a documentare eventuali variazioni rispetto agli accordi iniziali.

Come gestire revoca e modifiche del mandato

La possibilità di revocare o modificare un mandato professionale è garantita dalla normativa, ma richiede attenzione formale. Ogni modifica va condivisa, approvata e sottoscritta da entrambe le parti. In caso di revoca, lo Studio è tenuto a documentare per iscritto la cessazione dell’incarico, specificando tempi, modalità e obblighi residui, come la trasmissione della documentazione contabile. Una gestione digitale del mandato consente di tenere traccia di tutte le versioni e revoche, semplificando le comunicazioni e riducendo il rischio di contestazioni.

I rischi di una gestione non strutturata

L’assenza di un mandato formalizzato o una sua gestione disordinata possono esporre lo Studio a diverse criticità:

• mancata delimitazione delle responsabilità in caso di controversie;
• difficoltà nel documentare i termini dell’incarico e i compensi concordati;
• assenza di tutela in caso di inadempienze del cliente;
• problemi nella gestione di modifiche e attività straordinarie.

Un approccio strutturato consente invece di organizzare in modo ordinato le relazioni professionali, migliorando l’efficienza dello Studio e la percezione di affidabilità da parte dei clienti.

I vantaggi della digitalizzazione del mandato professionale

Digitalizzare la gestione del mandato significa trasformarlo in un processo snello, sicuro e integrato con gli altri strumenti in uso nello Studio. Le piattaforme digitali permettono di redigere, firmare, conservare e aggiornare i mandati in modo rapido, riducendo gli oneri amministrativi e garantendo piena conformità normativa.

Conformità normativa e archiviazione sicura

Con un sistema digitale è possibile garantire l’integrità del documento e la sua conservazione a norma, evitando smarrimenti e rendendo immediatamente disponibili tutte le versioni firmate. Un’archiviazione corretta è essenziale anche in sede di ispezioni o verifiche da parte dell’Ordine o dell’Agenzia delle Entrate.

Firma digitale e tracciabilità delle revisioni

L’uso della firma digitale consente di velocizzare la validazione del mandato, eliminando la necessità di stampa e firma manuale. Le soluzioni evolute consentono di tracciare ogni modifica apportata, con data, ora e soggetto, offrendo piena trasparenza sia per lo Studio sia per il cliente.

Accesso rapido e semplificato per lo Studio e i clienti

Grazie ai sistemi digitali, sia il Commercialista sia il cliente possono accedere ai mandati in qualsiasi momento, consultare lo stato degli incarichi, scaricare la documentazione e ricevere notifiche in caso di aggiornamenti. Una gestione centralizzata migliora l’organizzazione dello Studio, favorisce la collaborazione e riduce i tempi di risposta.

TeamSystem Studio: la soluzione digitale per una gestione efficace del mandato professionale

Per supportare gli Studi di Commercialisti nella gestione strutturata e conforme dei mandati professionali, TeamSystem propone TeamSystem Studio, il software gestionale All-in-One pensato per digitalizzare ogni aspetto dell’attività professionale. Grazie a un’interfaccia intuitiva e all’integrazione nativa con le banche dati, la formazione Euroconference e gli altri strumenti TeamSystem, la piattaforma consente di redigere, firmare digitalmente, archiviare e aggiornare i mandati con la massima efficienza.

L’adozione di TeamSystem Studio consente di:

• tracciare tutte le modifiche contrattuali in modo trasparente;
• ridurre il rischio di contestazioni grazie a processi standardizzati e revisioni storicizzate;
• garantire l’accesso sicuro e immediato ai documenti da parte di Studio e clienti;
• rispettare pienamente le normative vigenti in tema di conservazione digitale e firma elettronica.

Grazie ai moduli di Intelligenza Artificiale e Automazione Contabile, il software migliora l’efficienza operativa, liberando tempo prezioso da destinare alla consulenza e alla crescita dello Studio. TeamSystem Studio è la soluzione ideale per chi vuole coniugare rigore normativo, innovazione tecnologica e qualità del servizio professionale.