Il manuale della Conservazione Digitale
Ogni disciplina ha il suo manuale: il manuale di economia aziendale, quello di psicologia generale, quello di diritto pubblico, quello di marketing, e così via. I manuali vengono redatti come “contenitori” di sapere universale. Essi, infatti, raccolgono le fondamenta della materia a cui il manuale fa riferimento. E, anche quando la materia è la conservazione digitale esiste un manuale: il manuale della conservazione digitale.
La conservazione digitale è disciplinata dagli articoli 43, 44 e 44-bis del Codice dell’Amministrazione Digitale – in cui sono contenute le disposizioni di carattere generale. Gli aspetti più tecnici, invece, si trovano all’interno del DPCM del 3 Dicembre 2013 – in cui sono contenute le “regole tecniche in materia di sistema di conservazione” – e del DPCM del 13 Novembre 2014 – in cui sono localizzate le regole tecniche per i documenti informatici.
In particolare, è il DPCM del 3 Dicembre 2013 – successivo alla deliberazione CNIPA n. 11 del 2004 – a stabilire le regole, le procedure, le tecnologie e i modelli organizzativi da adottare per la gestione dell’attività di conservazione digitale dei documenti. E’ qui che si parla della necessità di redigere un manuale della conservazione. Il manuale, oltre a definire in modo chiaro e puntuale, il processo di conservazione dei documenti informatici, descrive scrupolosamente:
- l’organizzazione;
- i soggetti coinvolti;
- i ruoli dei soggetti partecipanti al processo di conservazione;
- i compiti e i doveri del Responsabile della conservazione;
- il modello di funzionamento del processo;
- la descrizione dei processi (versamento, archiviazione, distribuzione dei documenti informatici, ecc.);
- le misure di sicurezza adottate (comprese quelle di gestione delle copie di sicurezza e delle modalità di back up);
- le procedure di gestione degli eventi catastrofici;
- le modalità di gestione della privacy;
- le verifiche del funzionamento dell’intero processo, nel tempo;
- le procedure di manutenzione del sistema informatico incaricato della conservazione documentale.
