CRM per la gestione dei clienti: perché è meglio di Excel

CRM o Excel? Qual è la soluzione migliore? È questa la domanda che si pongono alcune aziende alla ricerca del migliore strumento per la gestione della clientela.

Excel? Non è più la migliore soluzione

Excel, è giusto ricordarlo, ha realmente cambiato la vita di molte aziende fin dalla sua comparsa a metà degli anni 80. L’ introduzione di questo foglio di calcolo digitale ha rivoluzionato la gestione dei dati aziendali rendendola più funzionale e facilmente fruibile. Tanto che, per anni, Excel è stato da moltissimi ritenuto il non plus ultra aziendale: dalle sue caselle passava la perfetta organizzazione dell’attività imprenditoriale di qualsiasi azienda di successo.

Con l’avvento dei moderni CRM oggi però Excel ha perso il suo appeal, soprattutto nella gestione di uno degli aspetti più importante per molte aziende: i clienti. È bene specificare che Excel è nato come un metodo per organizzare i dati, non certamente per gestire al meglio la clientela.

Oggi però, con la sempre maggiore attenzione rivolta alla Customer Base, questo foglio di calcolo mostra tutti i suoi limiti. In primis l’inserimento manuale dei dati, con la conseguente possibilità di incappare in errori. In seconda battuta il tempo di compilazione che richiede il foglio di calcolo è estremamente più elevato rispetto al CRM. Inoltre, la conoscenza approfondita dei clienti: Excel restituisce dati, ma non li contestualizza né li suddivide autonomamente per profilazione, caratteristica invece preponderante nei software di Customer Relationship Management.

CRM per la gestione dei clienti: i vantaggi della sua applicazione

Se nella diatriba tra Excel e CRM il primo ha ormai perso l’appeal dei decenni scorsi, il CRM invece mostra innegabili vantaggi per le aziende, soprattutto (come già accennato) nella gestione della clientela. Proviamo ad analizzarli.

Dati facilmente accessibili

I moderni CRM hanno i dati completamente centralizzati. Ciò significa che vi si può accedere in ogni momento, molto facilmente e anche da remoto, grazie alle app dedicate. Questo non avviene per Excel, dove le informazioni sono spesso distribuite tra i diversi fogli di calcolo, costringendo ad una faticosa ricerca l’operatore.

Completezza dei lead

Uno dei limiti di Excel è l’impossibilità di correlare i dati. Le informazioni ci sono, ma sono grezze, non collegate tra loro. Con un software CRM invece tutti i dati relativi ad uno stesso cliente sono relazionati, in modo che chiunque possa capire a che punto del funnel si trova il lead. Ha già ricevuto una chiamata? Sono state già inviate mail di nurturing? Ha già iniziato un processo di acquisto nel carrello dell’e-commerce? Tutto è tracciato e sempre visionabile.

Collaboration

Tra i concetti alla base dei moderni sistemi CRM vi è quello di collaboration. Ciò significa che tutte le persone del team di lavoro possono intuitivamente valutare ciò che è già stato fatto e quali sono i processi futuri nella gestione del cliente. Non solo, grazie al CRM è possibile impostare promemoria e calendarizzare le attività. Con Excel questo non è possibile.

Integrazione con altri strumenti aziendali

Tutto su una piattaforma? Con il CRM si può fare, visto che i software più moderni sono settati per essere interamente integrabili con gli altri strumenti aziendali, dai semplici calendar o programmi mail, per arrivare alle soluzioni di gestione amministrativa, HR o contabile.

CRM e integrazione con l’Intelligenza Artificiale

Oggi un CRM moderno non è solo un archivio di dati, ma un vero assistente intelligente.

Grazie all’integrazione con l’Intelligenza Artificiale, consente di scoprire pattern nascosti, prevedere comportamenti dei clienti e suggerire le azioni migliori da intraprendere. È come avere un consulente sempre al proprio fianco, che aiuta a lavorare in modo più smart e, soprattutto, prendere decisioni data-driven.

CRM e automazione dei processi

Poter eliminare tutte quelle attività ripetitive e noiose che rubano tempo al tuo team permette ai dipendenti e ai manager di concentrarsi su attività a più alto valore aggiunto.

Un CRM consente di raggiungere questo obiettivo: automatizza promemoria, invio di email, assegnazione di task e molto altro. In questo modo, è possibile concentrarsi sulle cose che contano davvero, come chiudere vendite, fidelizzare clienti e far crescere il business. Un piccolo investimento che restituisce grandi risparmi in termini di tempo e energia.

Analisi predittiva

In un mondo in continua evoluzione, non basta sapere cosa è successo, è importante capire cosa succederà. Le funzionalità di analisi predittiva del CRM offrono proprio questo: la possibilità di anticipare trend, capire quali lead hanno più probabilità di diventare clienti e pianificare strategie con più precisione. È un vantaggio competitivo che trasforma i dati in opportunità concrete.

CRM, GDPR e sicurezza dei dati

Oggi più che mai, la sicurezza dei dati non è un optional. Un CRM serio mette in campo tecnologie avanzate per proteggere le informazioni dell’azienda e dei clienti, oltre ad aiutare a rispettare tutte le normative sul trattamento dei dati personali, come il GDPR. Un ottimo metodo, dunque, per ridurre ed evitare rischi legali e problemi di reputazione.

API e personalizzazione

Ogni azienda è diversa ed è per questo che un buon CRM deve essere flessibile. Grazie alle API, è possibile personalizzare e integrare la piattaforma con gli strumenti che già vengono utilizzati o con quelli che si vorranno utilizzare in futuro. Nessun vincolo, solo libertà di costruire la soluzione su misura per il proprio business.

CRM, accesso mobile e lavoro da remoto

Il lavoro non si ferma quando si è fuori dall’ufficio. Con un CRM accessibile da smartphone o tablet, il team può continuare a gestire clienti, aggiornare informazioni e monitorare attività ovunque si trovi. È la libertà di lavorare senza confini, mantenendo tutto sotto controllo anche in movimento.

CRM analisi dati e reportistica

Sapere cosa funziona e cosa no è fondamentale. Il CRM mette a disposizione report chiari, dashboard intuitive e KPI personalizzabili che mostrano in tempo reale lo stato delle attività commerciali. In questo modo, si possono prendere decisioni basate su dati veri, non su sensazioni o supposizioni.

Formazione e supporto continuo

Cambiare modo di lavorare richiede tempo e attenzione. I migliori CRM offrono formazione dedicata e supporto continuo per aiutare gli imprenditori e i team a sfruttare davvero tutte le potenzialità del software.

Assistenza tecnica

Quando qualcosa non va, serve una risposta rapida. Ecco perché un servizio di assistenza tecnica efficiente è fondamentale per risolvere problemi e mantenere il sistema sempre operativo, senza intoppi. Perché un CRM deve essere una risorsa, non un problema in più.

CRM in Cloud, gestione perfetta della clientela

Il sistema CRM in Cloud è la soluzione di TeamSystem perfetta per gestire al meglio i clienti e l’intera rete di vendita, oltre che per organizzare in modo efficace tutte le azioni di marketing. Grazie a CRM in Cloud è possibile:

• avere una visione completa della clientela e del processo commerciale di ogni singolo cliente;
• impostare attività commerciali e di marketing da un unico strumento, nel pieno rispetto di tutte le normative del GDPR;
• organizzare il lavoro del team di vendita, assegnare attività e seguire l’andamento dei vari progetti;
• analizzare in modo rapido e intuitivo tutte le attività di vendita e i relativi report analitici.