Molti sono i commercialisti e le aziende che tuttora effettuano riconciliazioni bancarie attraverso operazioni manuali che richiedono più tempo e aumentano le probabilità di commettere errori. Questa attività, imprescindibile e necessaria per garantire la correttezza dei dati contabili di una realtà imprenditoriale di qualsiasi settore e dimensione, oggi può però essere svolta in maniera più efficiente grazie all'aiuto della tecnologia, attraverso soluzioni fintech come quella proposta da TeamSystem.
Lo scopo principale di una procedura come quella delle riconciliazioni bancarie è quello di verificare che esista una corrispondenza tra l'estratto conto emesso dalle banche e il saldo del conto di contabilità generale in cui sono indicati i diversi movimenti effettuati sul conto corrente. Si effettua un confronto puntuale e preciso, voce per voce, per accertare la correttezza dei dati riportati nella contabilità. Non è sempre scontato che ci sia, perché nella vita di un'azienda può capitare che un’operazione contabile sia registrata sui documenti interni e poi in banca, o viceversa. In questo caso si creano delle incongruenze che devono essere prontamente individuate ed eliminate. È essenziale farlo nel modo più tempestivo e vigile possibile per essere certi di poter contare sempre su dati di contabilità corretti, il presupposto per poter gestire al meglio la propria liquidità e il proprio business.
Ad occuparsi delle riconciliazioni bancarie può essere una figura interna all'azienda che spesso già si occupa di contabilità generale, oppure un professionista esterno incaricato, un commercialista. In aiuto ad entrambi, grazie allo sviluppo della tecnologia, sono nati dei software in grado di sobbarcarsi procedure come questa rendendo più semplice e veloce la gestione contabile delle aziende.
Nata sull'onda dell'open banking per sfruttare al meglio i vantaggi della PSD2, TS Pay è una piattaforma che, ad integrazione dei gestionali TeamSystem, si occupa della gestione dei pagamenti a quella degli incassi e prevede anche l’accesso ai conti bancari per la lettura dei movimenti e dei saldi utili per le riconciliazioni. Ciò significa che quando l'utente del gestionale TeamSystem attiva anche questo nuovo modulo fintech potrà usufruire di una procedura totalmente automatizzata di riconciliazione bancaria per tutti quei movimenti che sono stati effettuati con il software stesso, che siano di pagamento o di incasso.
Se prima, ad esempio nel caso di fattura passiva, era necessario accedere all'home banking, effettuare il bonifico, stampare l'estratto conto e associare ogni movimento bancario a quelli contabili corrispondenti in modo manuale, ora effettuando il pagamento tramite software questo movimento verrà in modo totalmente automatico riconciliato senza dover effettuare alcun passaggio aggiuntivo e con una percentuale di matching del 100'%.
Nel caso di operazioni effettuate al di fuori del gestionale, la procedura non sarà comunque manuale ma semi – automatica grazie ad un algoritmo semantico costruito ad hoc in grado di estrarre tutte le operazioni bancarie dal tracciato dell’estratto conto e le varie informazioni utili alla riconciliazione a partire dalle descrizioni testuali delle diverse operazioni, per poi associarle con i movimenti in prima nota.
La novità di TS Pay può essere integrata sia nei gestionali per aziende e startup sia in quello per studi di commercialisti. Se l'impatto sulla contabilità delle prime può sorprendere, è ai professionisti esterni chiamati ad occuparsi delle aziende che l'automatizzazione completa delle riconciliazioni bancarie porta maggiori vantaggi, dato il numero delle realtà da seguire e la frequenza con cui dover ricercare incongruenze per garantire a tutti i clienti la correttezza dei loro dati contabili. I tre principali vantaggi sono:
