Dalle nuove regole sulla Conservazione Digitale al Digital Finance: imprenditori e professionisti alla prova della “consapevolezza digitale”

Soluzioni tecnologiche e norme che le accompagnano evolvono rapidamente e continuamente, sviluppando opportunità o necessità di cambiamento che richiedono, a loro volta, sforzi di adattamento: saper governare questa dinamica implica avere “consapevolezza digitale”. Nel dettaglio, significa disporre di un binomio inscindibile di competenze digitali e sensibilità normativa che, con la necessaria cura e attenzione verso persone e processi, consente di affrontare le sfide che i nuovi regolamenti o le nuove tecnologie mettono a disposizione di professionisti e imprenditori.

Il più recente e concreto esempio di questa “tendenza al cambiamento continuo” riguarda un fronte che davamo ormai tutti per stabile e consolidato: quello della Conservazione Digitale. Nonostante sia stata recentemente posticipata da giugno 2021 a gennaio 2022, siamo infatti prossimi a un importante cambiamento: l’obbligatorietà dell’adozione delle nuove linee guida su formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici di Agid (determina n.371).
Sembra un argomento di nicchia, appannaggio di qualche tecnico: come può essere un esempio di “consapevolezza digitale”? Lo è poiché, per via dell’obbligo di Fatturazione Elettronica, quasi tutte le imprese e la stragrande maggioranza dei professionisti nel nostro Paese oggi “adottano” - più o meno consapevolmente - servizi di Conservazione Digitale. Quindi - per almeno due motivi - non è “solo” un tema per tecnici: per la “pervasività” dell’impatto, visto che ci riguarda un po’ tutti; per le “responsabilità” che chiarisce.

Le 3 cose da sapere sulla “nuova Conservazione Digitale”

La prima cosa da sapere sulle nuove regole per la Conservazione Digitale è che introducono una separazione netta tra i soggetti e i ruoli coinvolti nel processo di Conservazione di un documento informatico (cioè un documento in formato elettronico, da conservare nel tempo e/o firmato digitalmente).

Le nuove linee guida prevedono infatti 5 ruoli diversi:

• il titolare del documento;
• il produttore della “versione digitale” del documento che andrà in Conservazione (chi si occupa del cosiddetto “Pacchetto di Versamento”);
• il conservatore, ovvero chi si occupa di fornire il servizio di conservazione;
• il Responsabile della Conservazione, che deve presidiare e conoscere l’intero processo, codificarlo in un Manuale dedicato e verificarlo nel tempo;
• infine, l’utente, ovvero chiunque sia nelle condizioni di accedere a quanto è stato conservato (accedendo ai cosiddetti “Pacchetti di Distribuzione”), come per esempio i dipendenti delegati, i revisori o la Guardia di Finanza.

Le nuove linee guida chiariscono definitivamente che il Responsabile della Conservazione può essere anche un soggetto esterno all’azienda, a patto che sia nominato ufficialmente, altrimenti rimane l’Amministratore Delegato (c’è già chi dice che questo sia un lavoro per i Commercialisti…), e richiedono che il Responsabile sia una figura indipendente dal conservatore. Inoltre, introducono livelli di responsabilità “a cascata” tra i 5 ruoli definiti, per stimolare la compartecipazione per la buona gestione del processo di conservazione a norma. La responsabilità dovrebbe essere tra le priorità di un imprenditore e di un professionista.

La seconda cosa da sapere riguarda una regola già in vigore che, tuttavia, la gran parte delle imprese ha spesso ignorato (almeno finora): ogni impresa che porta almeno un documento in Conservazione Digitale, oltre a un servizio di Conservazione e all’identificazione di un Responsabile della Conservazione dovrebbe avere anche un proprio Manuale della Conservazione, redatto dal Responsabile della Conservazione per conto del titolare dei documenti conservati. Questo documento viene spesso confuso con il Manuale del Servizio di Conservazione (quello rilasciato dal provider del servizio), mentre è un documento che dovrebbe nascere dall’impresa e che al proprio interno potrebbe anche fare riferimento a ben più di un solo servizio di conservazione.

Questo Manuale prevede (in sintesi) di dichiarare quali documenti vengono Conservati digitalmente, chi li produce e come, chi li gestisce e come e chi li conserva e come. È inoltre un Manuale che va aggiornato ogni anno, affinché rispecchi continuativamente la situazione reale: un percorso obbligato ma anche indispensabile per garantire che in azienda si sappia “chi” sa “come” funziona il processo ed ha quindi consapevolezza su quello che si sta facendo.

La terza cosa da sapere è che le nuove linee guida mandano in pensione l’accreditamento Agid: non ci sarà più un elenco di Conservatori accreditati da Agid ma solo una “vetrina” di nominativi di chi offre servizi di Conservazione Digitale. Ad Agid spetterà l’onere di verificare (su chiamata o con controlli a campione) se il processo seguito risulti corretto e affidabile. Anche questo aspetto richiede crescente consapevolezza digitale, soprattutto nelle imprese: infatti, non ci sarà più un “servizio-Agid” che elenca chi ha i requisiti richiesti per essere considerato affidabile per una PA (e quindi, si ipotizza, sa far bene il suo mestiere) e spetterà alle imprese saper scegliere i partner fidati ed efficaci nel tempo.

Avere consapevolezza sui temi “digital” è dunque importante, per un imprenditore e per un professionista. L’esempio della Conservazione Digitale è emblematico, perché una novità normativa ridisegna le responsabilità su un processo che sembrava ormai “definitivamente stabilizzato” e sul quale, invece, è meglio porre rinnovata attenzione.

I 5 “digital next step” che un imprenditore oggi non dovrebbe trascurare

È però lecito chiedersi su quali altri ambiti sia opportuno - per imprenditori e professionisti - avere consapevolezza digitale, oggi. Accanto alle nuove regole per la Conservazione, suggeriamo quindi altre voci, pur sapendo che l’elenco può crescere e cambiare nel tempo: ecco i 5 “digital next step” con cui mettere alla prova la consapevolezza digitale di un imprenditore.

1. Le opportunità del Digital Finance sono forse la frontiera più interessante per un imprenditore, perché consentono una gestione agile e veloce sia delle disponibilità finanziarie sia delle operazioni di cessione del credito, per innescare modelli virtuosi di pianificazione finanziaria, tesoreria e contenimento del Capitale Circolante. E non solo questo: sono anche uno strumento indispensabile per recuperare efficienza, in particolare nei processi amministrativi, spesso onerosi, di riconciliazione tra Fatture e Pagamenti.
2. La Data Governance. Le nostre imprese producono, si nutrono e vivono di dati e informazioni, che le norme ci chiedono di proteggere e il business ci impone di comprendere e gestire tempestivamente. Nell’era del digitale è ormai inaccettabile subire le “angherie” di sistemi vetusti che non rilasciano i dati, affrontare lotte quotidiane con sporcizia e inconsistenza, impiegare l’intelligenza come collante-umano tra sistemi diversi o affidarsi ad aruspici della tecnologia cui è demandato il “sacro dono” della lettura del dato. Questo “gap” ogni giorno scava un solco profondo tra l’impresa che c’è e quella che vorremmo o dovremmo diventare.
3. La curiosità verso le StartUp innovative, italiane o straniere, che operano nel settore di riferimento o si occupano di fornire strumenti utili per quel settore. Sono spesso bacini di “innovazione accessibile”, che possono dare un contributo rapido al miglioramento delle performance se non addirittura contribuire alla creazione di differenziali competitivi.
4. La conoscenza piena di quanto gli strumenti già a disposizione possono fare. Il digitale non è solo “là fuori”: con il cloud, la mobility, l’intelligenza artificiale, i servizi in abbonamento molte opportunità sono spesso già entrate nelle nostre imprese, anche senza che ce ne accorgessimo. E, magari, la soluzione ai nostri problemi è già a un click di distanza: ma non lo sappiamo. È un po’ come ignorare di possedere una pentola d’oro, in cantina: abbiamo la piena consapevolezza su quanto già abbiamo a disposizione?
5. Le nuove regole per la Conservazione Digitale, esaustivamente inquadrate nel paragrafo precedente.