Alzi la mano chi non ha mai prenotato un biglietto del treno dal sito internet, chi non ha mai scelto la poltrona al cinema tramite un’app dedicata, chi non ha mai utilizzato i servizi di booking online per riservarsi una stanza in un hotel…
La possibilità di prenotare online, tramite un portale web e/o un’applicazione per smartphone, ha invaso sempre di più le nostre vite nei più svariati contesti portando innumerevoli vantaggi sia per chi offre che per chi usufruisce di un servizio.
Nell’ambito del wellness e del fitness il concetto di prenotazione trova una vasta applicazione, basti pensare a tutte le attività, singole o di gruppo, che si svolgono in orari prestabiliti e che richiedono un minimo di organizzazione in termini di spazi fisici e risorse umane. Solo per fare alcuni semplici esempi: le lezioni di spinning che richiedono l’utilizzo delle bike, le lezioni di zumba che necessitano di una sala ampia, gli appuntamenti con i personal trainer, le sedute dall’estetista ecc.
E’ abbastanza intuitivo che per garantire all’utente un servizio di qualità è necessario ricorrere alla prenotazione.
Cosa implica gestire delle attività su prenotazione per un centro fitness?
Per la reception è un impegno non indifferente: significa interrompere costantemente ciò che si sta facendo per segnare nominativi, cancellare chi disdice, spostare prenotazioni già prese e poi rettificate. Per non parlare poi di un’eventuale lista d’attesa: dover avvisare i “fortunati” del passaggio dall’overbooking alla lista ufficiale e confermare quindi la loro presenza.
Per il cliente, se da un lato la prenotazione assicura il posto assegnato, dall’altro significa avere l’onere di fermarsi in reception anche quando ciò implica dover fare la fila oppure telefonare e quindi dover fare i conti con la linea occupata prima di riuscire a parlare con un operatore.
Ma veniamo al dunque: oggi fortunatamente possiamo ricorrere alla prenotazione online, che elimina i disagi connessi all’offerta di un servizio su prenotazione potenziandone i vantaggi.
Tecnicamente, per poter attivare un sistema di gestione online della prenotazione, è necessario che il software di gestione della palestra sia collegato ad un portale web o ad un’app apposita dedicati all’utente finale.
La prenotazione (o la disdetta) effettuata dal cliente verrà istantaneamente sincronizzata con il gestionale; al contrario eventuali modifiche al planning saranno aggiornate in tempo reale anche sull’app e/o sul web.
E’ necessario, in sintesi, un sistema integrato che connetta istantaneamente domanda e offerta.
La prenotazione online, che rende l’utente più autonomo nel giostrarsi le proprie presenze a seconda del proprio abbonamento e dell’offerta del centro, garantisce il posto assegnato per un corso o un appuntamento senza dover necessariamente passare dalla reception. In questo modo: al desk non ci sarà bisogno di interrompere alcuna attività e il cliente potrà prenotare comodamente dal proprio pc o dal proprio smartphone.
Vuoi gestire anche nella tua palestra e piscina le prenotazioni online?
Anche se i vantaggi della prenotazione online risultano innegabili, come ogni innovazione che si rispetti, è normale che l’introduzione di un sistema di questo tipo incontri qualche resistenza.
Stai pensando che la prenotazione online, seppur utilissima, non si adatti al contesto del tuo centro fitness?
Bene, quello che sto per dirti è rivolto proprio a te…
Grazie al lavoro costante di consulenza da parte dei nostri esperti abbiamo raccolto e analizzato alcune obiezioni ricorrenti nell’introduzione della prenotazione online:
- I miei clienti sono abituati a fermarsi in reception per prenotarsi al corso
Siamo proprio sicuri che “abituati” sia il termine corretto da usare? Non è che forse sono “costretti”?
L’abitudine sicuramente gioca un ruolo importante nell’adozione di un nuovo metodo, ma, una volta superata la difficoltà nel cambiarla, vedrai che i vantaggi sopra descritti saranno percepiti in modo chiaro anche dall’utenza. L’errore è scambiare l’unico modo proposto per prenotare come la via preferenziale… Se provi a dare al tuo cliente un’alternativa migliorativa, sicuramente la novità sarà ben accettata.
- I miei clienti non utilizzano lo smartphone
Possibile. Così come nel medioevo non si utilizzavano le automobili. Qualsiasi artefatto, e lo smartphone non fa eccezione, viene utilizzato laddove è percepita l’utilità di farlo. I sistemi di prenotazione online sono realizzati in modo che il loro utilizzo risulti semplice e intuitivo. L’obiettivo è quello di “facilitare la vita” al cliente, non di complicarla. Ne deriva quindi che basta far provare la comodità di prenotare in autonomia ai propri utenti per convincerli ad utilizzare uno strumento fino ad oggi ignorato.
- Ho paura di non avere sotto controllo quello che succede nel centro
Sbagliatissimo, anzi… avere un sistema sicuro dove le prenotazioni vengono effettuate per tutti con gli stessi criteri (e non a discrezione di chi opera in reception!) e tramite il quale il tutto viene registrato, riduce al minimo il margine di errore e consente di avere la situazione sempre sotto controllo in modo chiaro e preciso.
- Non voglio dare troppa libertà ai miei clienti, farebbero un po’ quello che vogliono
Questo rischio non sussiste, poiché, tipicamente, i sistemi di prenotazione online prevedono la possibilità di impostare delle limitazioni. Ad esempio è possibile stabilire a priori quanto tempo prima rispetto all’inizio della lezione è possibile disdire, quante prenotazioni future può prendere uno stesso cliente, per quanto, tempo da oggi in avanti, è possibile prenotare. Impostare queste limitazioni è essenziale per stabilire delle regole che ognuno deve seguire.
- Preferisco basarmi sul rapporto umano con il cliente
Punto di vista sicuramente legittimo, ma paura infondata. Affidare al web gli aspetti legati alla prenotazione non significa rinunciare a quel rapporto confidenziale e amichevole che si instaura tra un club e i propri iscritti. Ricordiamoci che la prenotazione è uno dei tanti aspetti che deve gestire chi è in reception, quindi affidare questo compito al web non significa rinunciare allo scambio con il cliente; anzi: implica avere più tempo da dedicargli per attività che richiedono maggiore empatia.
Superata la resistenza iniziale tipica dell’introduzione di una nuova metodologia, vedrai da solo come la prenotabilità online di corsi e appuntamenti risulterà estremamente vantaggiosa aumentando il livello di soddisfazione sia dello staff che dei tuoi clienti.