E-commerce: come gestire la contabilità

La contabilità è il motore di qualsiasi azienda, una componente fondamentale che consenta una buona gestione generale e renda in salute ogni aspetto aziendale; ciò è valido sia per le aziende tradizionali che per quelle moderne, come l’e-commerce.

Contabilità e gestione degli e-commerce

La contabilità deve essere gestita in maniera efficiente ed efficace perché si riflette direttamente sui processi aziendali ed il grado di soddisfazione del cliente finale; tale processo è infatti direttamente collegato alla gestione degli ordini, del magazzino e delle spedizioni. Per questo motivo il processo deve essere ben scadenzato, organizzato ed oliato per ridurre al minimo i tempi di attesa per le consegne, evitando ogni eventuale intoppo intermedio; solo in questo modo si potrà assicurare la piena soddisfazione del cliente al punto di annoverarlo ancora in futuro e per espandere l’affermazione del proprio marchio attraverso una fama positiva. Non sono inoltre da trascurare le incombenze fiscali come la registrazione dei documenti e la tenuta dei vari registri sotto il profilo contabile.

Gli e-commerce identificano la categoria di quelle aziende e negozi che operano principalmente online, ma all’interno di questa definizione rientrano un gran numero di aziende di categorie e settori molto eterogenei tra loro; perciò è bene valutare la natura dell’impresa, le finalità che si vogliono raggiungere e le modalità migliori per farlo in base a tutte le condizioni intrinseche o estrinseche. Ad esempio, in alcune situazioni può essere utile dotarsi di un magazzino ben fornito mentre in altre sarebbe preferibile affidarsi a un fornitore terzo e/o al dropshipping; in questo caso come in tanti altri vale la regola del ‘dipende’ in base a numerosi fattori e variabili.

I processi contabili e la gestione del magazzino

L’apertura di un’impresa online è un’operazione complessa tanto quanto una tradizionale e necessita di uno studio preliminare del mercato per ritagliarsi uno spazio ed affermarsi in tempi brevi, tuttavia operare online può fornire qualche vantaggio economico e formale rilevante. Gestire direttamente un e-commerce vuol dire investire in primis tempo e denaro, considerando i costi di affitto dei locali, le utenze ed i costi di gestione base; nel caso in cui si desideri avere un magazzino fisico bisogna preoccuparsi che sia sempre ben rifornito ed i prodotti siano disponibili, con una gestione precisa e puntuale: ciò oltre a non essere semplice da ottenere, prevede dei costi rilevanti relativi a collaboratori e/o programmi di gestione del magazzino. In ogni caso il costo principale è proprio l’investimento nei prodotti, senza avere alcuna certezza del modo e del tempo in cui questi verranno effettivamente venduti; per questo motivo affidarsi ad un servizio di drop shipping, almeno nella fase iniziale, potrebbe essere una buona idea per semplificare il lavoro nel caso in cui non si abbia elevata concorrenza o comunque si possegga già un discreto pubblico di riferimento.

La gestione di un magazzino inoltre necessita di impegno anche sotto il punto di vista logistico (per la conservazione e la movimentazione delle merci, in modo ottimizzato, la gestione dei resi, delle merci, etc), oltre che contabile.

La contabilità è direttamente connessa anche con la logistica, sia in ingresso che in uscita; in riferimento a questo è bene selezionare attentamente le collaborazioni e le sinergie con corrieri seri ed affidabili, senza trascurare il fattore velocità e tracciabilità.

Dunque, la contabilità, già complessa in sé, rischia di essere aggravata nella gestione diretta del magazzino, specialmente se non si ha esperienza in merito e si ha bisogno di tempo di apprendere; se invece si conoscono già tali meccanismi, se ciò consente di avere un maggiore profitto o comunque vantaggi aziendali nell’approvvigionamento o di altra natura, si può partire fin da subito a pieno regime con un proprio magazzino ma senza lasciare nulla al caso.

La contabilità nel dropshipping

L’alternativa, come accennato in precedenza, è affidarsi in tutto o in parte al dropshipping; in questo modo si gestisce indirettamente il magazzino, con il solo compito di inserire gli ordini e traslare le informazioni dal fornitore al cliente finale.

Molte aziende ormai si basano su questo meccanismo che si è rivelato essere sempre più efficiente nel tempo, così da potersi dedicare maggiormente al procacciamento di nuovi clienti, affidando completamente la logistica e le spedizioni al fornitore ma senza suoi riferimenti aziendali e con possibilità di customizzare i propri pacchi.

In questo modo si possono tagliare anche dei costi ulteriori di personale e gestione, con la possibilità di offrire un prezzo più concorrenziale o un margine di profitto più elevato, senza rischi di invenduto; vista l’importanza della questione è comunque determinante affidarsi ad aziende di dropshipping serie e puntuali, riservando le dovute valutazioni sul loro operato.

Un fornitore ideale deve possedere un’ampia offerta, deve rispettare il portfolio del cliente, deve garantire dei processi veloci ed efficaci, una buona comunicazione e possibilità di integrazione delle piattaforme.
Risalta dunque l’importanza di scegliere accuratamente a chi affidarsi dato che sul fornitore ricadono le responsabilità del buon esito dell’ordine e della soddisfazione del cliente finale.

Lo stato di salute dell’azienda

La contabilità deve essere seguita con grande attenzione, in maniera ordinata ed efficace così da ridurre al minimo le perdite di tempo ed evitare problemi o confusione; la gestione della fatturazione deve essere impeccabile, in particolare in vista dell’obbligatorietà della fatturazione elettronica.

É determinante rispettare le scadenze, trasmettere i documenti fiscali come previsto dalle norme e registrare le fatture ricevute e quelle emesse con diligenza.

Infatti, a prescindere dai doveri fiscali, la contabilità è il parametro che identifica al meglio la situazione in cui l’azienda versa, sia sotto il profilo patrimoniale che quello economico; avere un’idea sull’andamento imprenditoriale e sullo state di salute finanziario è determinante per una gestione migliore, con possibilità di intervenire con delle correzioni che agevolino il raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Conoscere esattamente lo stato della propria azienda risulta inoltre indispensabile per la pianificazione futura e lo studio di strategie da mettere in atto.

Nel caso di elevati volumi può risultare necessario affidarsi ad una o più figure all’interno dell’azienda stessa che si occupino della contabilità; il personale deve essere qualificato e ben istruito in merito in quanto una buona gestione della contabilità è fondamentale per evitare grossi errori e problemi insormontabili.

A tal fine non si può prescindere da un commercialista preparato e preciso che saprà affiancarci nel settore fiscale, facilitando le mansioni interne all’azienda e illustrando le varie incombenze.

Il commercialista dovrà essere individuato in base alla capacità di semplificare il processo contabile, istruire il personale fiscale in azienda, essere sempre aggiornato alle evoluzioni normative, consigliare i migliori regimi fiscali per risparmiare sulle tasse, essere preciso e puntuale nella gestione e nella trasmissione dei documenti, etc.

Per facilitare la gestione della contabilità ci vengono in aiuto degli appositi programmi ideati a tal fine, così da ottimizzare i processi; inoltre per evitare l’accumulo eccessivo di documenti fiscali (che per legge devono essere conservati per un minimo di dieci anni) è meglio affidarsi totalmente alla fatturazione elettronica e conservare più di una copia su computer, hard disk e cloud.

Avviare un’attività imprenditoriale ai giorni nostri vuol dire essere coraggiosi, rappresenta un primo passo positivo ma è bene considerare ogni dettaglio e non tralasciare nulla se si vuole perseguire il successo: in questo percorso una gestione efficiente ed efficace sarà indispensabile per raggiungere gli obiettivi prefissati.