Un rapporto efficiente con i propri clienti è una delle chiavi di successo di uno studio professionale al passo con i tempi. Tale condizione però è generalmente il frutto di una chiara organizzazione delle proprie risorse e dei rapporti in essere con i vari soggetti coinvolti.
Sotto questo profilo TeamSystem Construction Gestione Studio (STR Vision Time) dispone di una archivio centralizzato per la memorizzazione dei dati utili per la gestione e profilazione dei clienti, dei fornitori e dei contatti dello studio in generale.
Ciascuna scheda anagrafica offre una visione di sintesi di indirizzi, recapiti telefonici, e-mail e collegamenti tra le persone dello studio e le ditte e società con le quali lo studio è in relazione.
La stretta integrazione funzionale tra i vari archivi dell’applicativo permette di consultare dati, documenti e gestione delle varie pratiche/commesse di analizzare le relazioni correnti e intercorse nel passato con ciascuna anagrafica o gruppi di anagrafiche.
L’analisi può basarsi su molteplici aspetti gestiti dall’applicativo, come ad esempio: numero di pratiche, tipo di attività intercorse, movimenti, documenti redatti, fatture scadute ecc. La ricchezza dei parametri di ricerca si traduce anche nella creazione di indici di catalogazione multipli delle anagrafiche da utilizzare per pianificare attività di contatto di diversa natura: dal sollecito di pagamento fattura alla comunicazione commerciale, dalle circolari informative, alle e-mail di auguri e stampa di etichette.
Altro elemento utile all’efficienza dello studio è la sua Agenda.
L'agenda di studio è lo strumento utile a organizzare le attività da svolgere, controllare quelle già svolte, creare eventi ripetitivi in agende singole e di gruppo, verificare le scadenze. È quindi lo strumento principale di pianificazione delle attività dello studio.
Caratteristica esclusiva dell’agenda è la possibilità di trasformare gli eventi in prestazioni ottenendo così automaticamente la valorizzazione del tempo impiegato per il loro svolgimento. Ogni attività che si colloca in agenda può essere, infatti, quantificata in termini di importi fatturabili e/o di costi, consentendo così di valutare anche la redditività della pratica/commessa a cui è collegata.
Dall’agenda di TeamSystem Construction Gestione Studio inoltre è possibile vedere i documenti prodotti e quelli già redatti, senza perdere tempo con ricerche nelle cartelle documenti. Se l’attività implica la realizzazione di un nuovo documento saranno immediatamente disponibili in agenda i modelli da utilizzare.
Sempre nell’ottica della ricerca della miglior efficienza di studio, accanto all’agenda inoltre è necessario organizzare le varie attività corrispondenti alle varie pratiche da svolgere rispetto alle varie commesse.
TeamSystem Construction Gestione Studio mette a disposizione uno strumento per creare procedure standard costituite da attività fra loro correlate e tempificate, eventualmente correlate a modelli di documenti, da utilizzare nell’effettiva esecuzione delle attività.
È quindi possibile generare pratiche e commesse a partire da una di queste procedure standard, ottenendo in questo modo il workflow delle attività da svolgere e dei documenti da produrre. Le procedure esistenti possono essere modificate e se ne possono creare a piacere di nuove, per risolvere le più svariate esigenze organizzative e procedurali.
Nell’ambito della banca dati di procedure tipo e modelli disponibili nel software TeamSystem Construction Gestione Studio, il professionista trova una procedura ad hoc realizzata come guida alla manutenzione periodica/straordinaria degli impianti fotovoltaici. Si tratta di un valido supporto per la pianificazione delle attività necessarie e per la gestione dello scadenziario delle verifiche e dei controlli periodici. Sono inoltre disponibili nuove procedure corredate da attività, tempistiche esemplificative e modelli documentali a supporto di queste attività: Valutazione Immobili, CTU per Tribunale, Permesso di Costruire, Accatastamento, Procedura detrazione fiscale 55/65% generale, Procedura detrazione fiscale 55/65% per professionisti del settore impiantistico, Procedura per le attività commerciali a supporto generale del professionista.
Va da sè che questo modo di approcciare e gestire le attività di studio bene si adegua anche alle modalità operative previste e richieste dai sistemi di qualità aziendale.
TeamSystem Construction Gestione Studio è di estrema utilità per gli studi che hanno o hanno in programma l’implementazione di un Sistema di Gestione Qualità ISO 9001 – 2008, perché consente nello specifico la creazione di procedure standard specifiche per il SGQ per la pianificazione e gestione di: