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Documentale

Gestione e archiviazione documenti

Documentale

 

Il modulo "Documentale" di TeamSystem Gestione Studio permette una gestione intelligente di tutta la documentazione prodotta da uno studio tecnico, rendendo facile e veloce il reperimento puntuale dei singoli file. Il software archiviazione documenti TeamSystem Construction Gestione Studio consente di creare documenti con Word, o OpenOffice, e di archiviarli automaticamente in una cartella pratica/commessa e/o cliente/fornitore creando il documento, o la e-mail, a partite da modelli con i dati del cliente e della pratica/commessa.

La soluzione porta vantaggi tangibili, operativi ed economici, anche rilevanti, nel momento in cui il reperimento puntuale di tutti i file e documenti risulta facile ed efficiente.

Funzioni principali
  • Collega qualunque tipo di file alle pratiche, attività/eventi e alle anagrafiche clienti/fornitori
  • Cataloga documenti preesistenti, anche in blocco, cartella per cartella
  • Protocolla la corrispondenza in arrivo o i documenti di terzi ricevuti in custodia
  • Archivia le e-mail ricevute e spedite da Outlook/Entourage
  • Controlla l’accesso ai documenti che possono essere riservati al solo autore, ai referenti delle pratica/commessa o ad un gruppo di persone
  • Gestisce il ciclo di vita dei documenti, delle loro revisioni
  • Cataloga i documenti con indici di ricerca liberi o tabellati e organizzare le ricerche in base a tali indici
  • Carica e dispone di modelli da richiamare nella composizione di nuovi documenti
Punti di forza
  • L'agenda complessiva di studio e i documenti sono integrati tra loro per ottimizzare il flusso di lavoro documentale
  • Gestisce la biblioteca di studio attraverso la quale arrivare a gestire il patrimonio bibliografico dello studio
  • Archivia libri, riviste, banche dati, rassegna stampa, ricerche su Internet
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