Semplicità e chiarezza nella gestione delle pratiche giudiziali: l’esperienza di Citynews con TeamSystem Legal

Con 50 edizioni locali (RomaToday, MilanoToday, NapoliToday etc.), 4 edizioni regionali, una nazionale, una internazionale e oltre 32,6 milioni di lettore al mese, Citynews S.p.A. è un’azienda leader nel settore dell’editoria digitale. Dall’aprile scorso l’Ufficio Legale di Citynews ha scelto TeamSystem Enterprise Legal per gestire al meglio le pratiche giudiziali e non. Qui un bilancio dell’esperienza.

Abbiamo iniziato a usare TeamSystem Enterprise Legal a partire dallo scorso aprile. La ragione che ci ha spinto ad adottare un sistema di archiviazione e gestione delle singole pratiche nasce dalla difficoltà di tenere sotto controllo un numero sempre più elevato di pratiche legali. In precedenza, l’azienda non disponeva di un sistema di archiviazione organizzato rendendo così difficoltosa la gestione delle pratiche legali.

Sicuramente la semplicità del sistema e la chiarezza grafica. Quest’ultima è stata fondamentale per l’ottimizzazione dei tempi. Grazie alla semplicità e alla chiarezza del software siamo riusciti ad archiviare facilmente tutta la documentazione necessaria. A seguito della crescita esponenziale dell’azienda, il numero di pratiche che avevano bisogno di essere catalogate era considerevole. Inoltre, avevamo l’esigenza di archiviare tutta la documentazione relativa alle pratiche e quella di scadenzare gli impegni/adempimenti.

In ambienti dinamici come il nostro, infatti, è di estrema importanza tenere sotto controllo l’evoluzione di ogni pratica per garantire efficienza, tempestività e qualità. Team System aiuta anche in questo avvisandoti tramite e-mail degli appuntamenti e delle scadenze fissate per la giornata. Ciò consente di catalogare ogni impegno come “evaso”, “da evadere”, “da non evadere”, “importante”, facendo corrisponde ad ognuno di essi un colore o un simbolo così da avere una percezione immediata del lavoro da svolgere. Inoltre, ad ogni pratica può essere associato un colore. Noi, ad esempio, abbiamo optato per assegnarne uno diverso per ciascuna macroarea del diritto. Aspetto da non sottovalutare è anche la possibilità di limitare, per motivi di riservatezza, l’accesso della singola pratica ad alcuni utenti. Grazie a questi aspetti e alla dashboard nella home si ha contezza delle pratiche aperte e chiuse nonché del loro oggetto, semplificando e garantendo un pieno controllo nella gestione del lavoro.

A fronte dei grandi benefici ci sono alcuni dettagli e aspetti tecnici che dalla nostra esperienza di users ci sentiamo di consigliare a Team System. Ad esempio, si potrebbe inserire un task nella sezione “Nuovo messaggio” per archiviare direttamente l’email/pec nella pratica connessa al momento dell’invio. Inoltre, sempre nella sezione “Nuovi Messaggi”, andrebbe aggiunta l’opportunità di selezionare dei modelli di testo standard con la possibilità di poter intervenire sugli stessi in caso di minime personalizzazioni.

Citynews ha da sempre puntato sulla digitalizzazione dei processi aziendali. Per un settore come quello dell’editoria digitale, la digitalizzazione costituisce un asset strategico imprescindibile e possiamo dirci all’avanguardia in questo settore. Infatti, la maggior parte dei processi aziendali sono già digitalizzati con l’obiettivo migliorarci continuamente.