L'Ufficio Legale di Publiacqua Spa ha iniziato ad usare TeamSystem Enterprise Legal da circa un anno. Si tratta del terzo software che viene utilizzato per la gestione della pratiche.

Gestione delle pratiche giudiziali: l’esperienza di Publiacqua con TeamSystem Legal

Da quanto l'azienda usa Studio Legal? è il primo software TeamSystem che usa o ce n'è stato qualcun altro in precedenza?

L'Ufficio Legale di Publiacqua Spa ha iniziato ad usare TeamSystem Enterprise Legal da circa un anno. Si tratta del terzo software che viene utilizzato per la gestione della pratiche, e in precedenza, per circa 8 anni, il software utilizzato è stato Easylex. Il processo di passaggio dall'uno all'altro software è stato agevole, con il pregio di avere molte più funzionalità integrate, tra cui anche la possibilità di lavorare in Cloud.

Per quali processi viene usato TeamSystem Enterprise Legal?

L'utilizzo di TeamSystem Enterprise Legal avviene principalmente per i processi di contenzioso e per i processi di recupero crediti giudiziale. Trattandosi di Ufficio Legale interno, con Avvocato iscritto all'Albo Speciale, infatti, la funzionalità è ottimale proprio per la gestione quotidiana delle incombenze amministrative, quali i depositi, l'aggiornamento delle udienze, lo scadenziario, l'aggiornamento e la creazione di alcuni atti semplici e standardizzati.

Quali sono i punti di forza del software che avete riscontrato?

Il maggior pregio riscontrato è stata la facilità di utilizzo e la possibilità di creare delle personalizzazioni attraverso i campi dinamici, utili per esempio per impostare dei campi ad hoc per la creazione, anche, di format prestabiliti di documenti, quali ricorsi, istanze, diffide e altri atti.

La possibilità di poter effettuare una sincronizzazione notturna è anche questo un aspetto da non sottovalutare, così come la possibilità di effettuare i pagamenti telematici dei contributi unificati e delle marche da bollo. Con questa possibilità si sono ridotti moltissimo i tempi di esecuzione delle attività di monitoraggio e di esecuzione di attività burocratiche.

Un altro aspetto che ci piace sottolineare è che vediamo periodici aggiornamenti delle funzionalità ed il fatto che vengano condivise le segnalazioni di diverse realtà è un punto di forza che permette sicuramente di avere a disposizione delle implementazioni a cui non si era pensato prima.

Ci sono dei punti di miglioramento?

Il Software è piuttosto elastico e sicuramente si presta anche a ulteriori evoluzioni, ad esempio nella personalizzazione delle query e nell'incremento dei campi a disposizione. Un altro aspetto che potrebbe essere oggetto di futuro perfezionamento è l'agenda, ma soprattutto la possibilità di poter ricercare le pratiche per "pratiche aggiornate" ad esempio nelle ultime 24 ore cosa che al momento non è possibile effettuare. Un altro aspetto che sarebbe utile riguarda la firma digitale, che sarebbe funzionale sviluppata anche nella forma PAdES.

In generale l'azienda sta puntando sulla digitalizzazione dei propri processi? Quali/in che modo?

Publiacqua dal 2012 ha intrapreso un percorso di digitalizzazione dei propri processi che si può definire all’avanguardia per il settore idrico, legato storicamente a gestioni tradizionali che difficilmente consentivano di superare le sfide sempre più importanti nel campo della gestione delle acque. Con l’obiettivo di garantire ai cittadini un servizio moderno, efficiente e sostenibile Publiacqua ha inizialmente digitalizzato tutti i propri processi core per poi proseguire il proprio percorso con altri servizi, sia interni che esterni, impiegati in più ambiti tra cui quello Legale, la Sicurezza sul lavoro, il Laboratorio Analisi, la Conduzione Impianti, l’Audit & Compliance e i Servizi al cittadino.  Lo Sportello Digitale, ad esempio, è un servizio introdotto recentemente che mette a disposizione dei cittadini un consulente dedicato per qualsiasi necessità. Il servizio consente di effettuare da smartphone o da computer tutte le operazioni gestibili presso gli sportelli fisici senza uscire da casa o senza stravolgere la propria giornata, senza rubare tempo alla famiglia o agli amici.

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