Il gestionale TeamSystem Studio Legal, completamente in Cloud, risponde a tutte le esigenze dello studio associato, come racconta l’avvocato Piero Guidaldi

Nel corso degli anni è cresciuto modificando la propria struttura interna e gestionale; oggi operano nello studio sette professionisti, tra cui il figlio del fondatore, l’avvocato Piero Guidaldi. Proprio lui è stato il promotore dell’evoluzione informatica dello studio. “Tutto è iniziato nel 1989, anno cui ho iniziato a lavorare nello studio legale di mio padre. Ero un appassionato di software e tecnologie, e volevo informatizzare i processi dello studio. Ho quindi cercato un software che fosse adatto alle nostre esigenze, ma dal mio punto di vista nessuno andava bene, erano tutti troppo rigidi. Così mi dotai di un computer – ricordo ancora, era un 386, uno dei migliori modelli per l’epoca – e chiesi a un programmatore di realizzare un software secondo le mie esigenze. In pochi mesi prese corpo un software funzionante. Mi resi conto però che il pc non era in rete e che nessuno dei miei colleghi poteva aggiornare le informazioni o modificarle dal proprio pc. Quindi feci cablare tutto lo studio, creammo una rete, inserimmo i dati nel nuovo gestionale e partimmo. Con l’avvento di Internet, dotai lo studio di un server e resi possibile l’accesso ai dati anche da casa: erano i primi anni ‘90”.

Quel software sviluppato “su misura” per lo Studio Guidaldi nel corso anni fu al centro di una serie di evoluzioni tecniche e tecnologiche, continuamente migliorato e aggiornato, fino a diventare Netlex in Cloud, la prima soluzione Cloud per il mercato degli avvocati in Italia. Semplicità d'uso, un’innovativa interfaccia grafica e la possibilità di utilizzare il servizio in mobilità hanno reso Netlex in Cloud un prodotto di riferimento per il mercato. Dal alcuni anni Netlex in Cloud fa parte dell’offerta di TeamSystem Legal, brand del Gruppo TeamSystem per il settore legale.

L’offerta di TeamSystem Legal è elastica, duttile, adatta a rispondere in modo specifico a tutti gli studi legali, piccoli o grandi essi siano. Grazie a questa flessibilità, il software ha potuto accompagnare la crescita dello studio legale di Velletri. Nel corso degli anni, infatti, lo Studio Legale Guidaldi si è ampliato. Se all’epoca dell’implementazione del primo gestionale contava quattro professionisti, oggi è uno studio in cui operano sette avvocati, con un significativo aumento del volume di pratiche da gestire, clienti e complessità dei casi da seguire. Per questo motivo, dopo aver avviato il proprio percorso di trasformazione digitale con Netlex in Cloud, gli avvocati hanno scelto di adottare un software pensato per gli studi più strutturati ed esigenti:TeamSystem Studio Legal.

TeamSystem Studio Legal è un gestionale potente e avanzato; completamente in Cloud, non necessita di installazioni, basta una connessione internet per averlo disponibile su qualunque supporto. Contatti, pratiche, attività, documenti e risorse sono collegati fra di loro, per questo è semplice sapere chi segue una pratica o un cliente, cosa è stato fatto e cosa c’è da fare, quali sono i documenti e le mail associate. Una potente funzione di ricerca e di analisi trova velocemente qualsiasi informazione e consente di rispondere immediatamente alle esigenze informative tipiche e cruciali per lo studio. Veloce e con un’interfaccia chiara e intuitiva, mette a disposizione report, situazioni contabili, avvisi su scostamenti, grafici e gestione qualità. Stampe e grafici consentono di analizzare l’attività dello studio e il mercato per orientare le decisioni strategiche: fatturato, margini, scostamenti suddivisi per gruppo practice area, settore, gruppo clienti.

“TeamSystem Studio Legal è un prodotto tecnologico di ultima generazione, un software maturo.” – sottolinea l’avvocato Piero Guidaldi – “Lo usiamo per tutto, le sue molteplici funzionalità ci permettono di aumentare l’efficienza del lavoro quotidiano. Un esempio? Lo utilizziamo per depositare telematicamente gli atti in tribunale. Per fare i depositi senza software ci vorrebbe una giornata, con TeamSystem Studio Legal bastano pochi minuti”.

TeamSystem Studio Legal ha anche sostituito in toto quella che era la vecchia agenda cartacea. L’Agenda è da sempre lo strumento fondamentale per la pianificazione delle attività all’interno di uno studio professionale e il gestionale mantiene questa centralità, con notevole valore aggiunto in termini di controllo ed efficienza. Il collegamento con pratiche, contatti, documenti, risorse e l’attivazione di workflow e procedure, permettono di svolgere e monitorare qualsiasi attività, proprio a partire dall’Agenda. Prosegue l’Avvocato Guidaldi: “In passato le agende cartacee erano consultabili solo in studio. Da casa non era pensabile controllare quali udienze erano in programma per il giorno dopo. Senza l’Agenda cartacea era impossibile lavorare, era uno strumento talmente prezioso che, quando veniva portato in udienza, era spesso oggetto di furto e successive richieste di denaro per la restituzione. Oggi invece è tutto in Cloud, tutti i professionisti dello studio vi possono accedere, da qualsiasi parte del mondo”.

Oltre a essere accessibile in mobilità, da qualsiasi dispositivo inclusi smartphone e tablet, l’Agenda di TeamSystem Studio Legal è dotata anche di alcune funzionalità aggiuntive che migliorano l’efficienza. Ad esempio, è condivisibile con le altre persone di studio; alert grafici, contatori, colori consentono di organizzare meglio il tempo tenendo conto di priorità e scadenze. Queste ultime, in particolare, vengono ricordate tramite notifiche e allarmi via e-mail. Inoltre, direttamente dall’Agenda si può eseguire il calcolo delle prestazioni da portare in parcella, a partire dalla quantificazione delle ore inserite e lavorate.

Da non sottovalutare, secondo Piero Guidaldi, è anche l’aspetto legato all’archiviazione e all’indicizzazione di tutto il patrimonio documentale. Il software è una “memoria digitale” completa e affidabile: “Nel programma ci sono ancora le pratiche che lo Studio ha seguito nel 1989, anno in cui abbiamo iniziato a utilizzare il gestionale: non si butta nulla, è un archivio fondamentale” sottolinea l’avvocato. TeamSystem Studio Legal consente di controllare gli accessi e di visualizzare chi ha aperto o modificato un certo documento, ricostruendo la storia di ogni pratica, verificando tutto quello che è successo dalla creazione a oggi.

Il rapporto tra lo Studio Legale Guidaldi e i software di TeamSystem Legal prosegue quindi da anni, ed è sempre stato positivo e costruttivo: “Ho seguito da vicino lo sviluppo di Netlex prima, di TeamSystem Studio Legal poi.” – conclude l’Avvocato Piero Guidaldi – “In passato ho spiegato quali erano le mie esigenze e quali fossero secondo me le migliorie da apportare al software, in una sinergia costante. Oggi la collaborazione continua, anche se il programma è ormai maturo e completo e non è più necessario un confronto così frequente”.

Ma Piero Guidaldi è sempre un vulcano di idee e promotore di nuovi spunti: “Ad esempio, se dovessi dare un consiglio, mi piacerebbe che TeamSystem Studio Legal potesse in futuro essere utilizzato anche per il diritto tributario; avrebbe così appeal anche per i commercialisti oltre che per gli avvocati”.