E.S. Gruppo d'Architettura: organizzazione del lavoro equilibrata in risorse ed attività

È l'elemento primario che ci consente di essere competitivi sul mercato e gestire le commesse secondo un cronoprogramma temporale stabilito, quindi di consegnare l'opera nei termini contrattuali e nei tempi previsti. Un aspetto non secondario specialmente in periodi di contrazione del mercato come quello attuale.

A questo si aggiunge la richiesta sempre più forte di prodotti di elevata qualità architettonica al giusto prezzo, risultato che è più semplice raggiungere ottimizzando il controllo delle varie fasi realizzative anche grazie al ruolo essenziale dell'ausilio informatico, visto come strumento di continua "taratura" della commessa in termini di qualità, costi, tempi, redazione e revisione degli elaborati, anche e specialmente in corso d'opera.

Per questo abbiamo sempre rivolto particolare attenzione alla dotazione informatica interna del nostro studio, dedicando una determinata parte del fatturato annuo all'aggiornamento del parco hardware e software. Questa scelta consapevole ha portato fino a oggi risultati pregevoli sia da un punto di vista della presentazione dell'attività dello studio (collaboriamo su invito a workshop con Autodesk per l'ambiente Revit), sia per il prodotto finale fornito al cliente.

Abbiamo conosciuto TeamSystem Construction grazie a diversi riscontri che avevamo avuto dal mercato, tramite informative e fiere di settore. La necessità di implementare un software gestionale all'interno dello studio è nata dall'esigenza di disporre di un controllo informatico delle varie commesse per ottimizzare i tempi di produzione e i carichi lavoro delle risorse umane dello studio, correlate alle scadenze contrattuali. Una necessità emersa anche per non incorrere nelle penali contrattuali sempre più spesso richieste dalla committenza.

Abbiamo individuato in TS Construction Gestione Studio il prodotto più appropriato per le nostre esigenze sulla base di un'accurata analisi dei prodotti presenti sul mercato. La scelta è stata influenzata dall'aspetto molto "friendly" dell'interfaccia del programma, come anche dalla facilità operativa, mentre un altro punto di pregio è la completezza che consente, con un unico prodotto, di disporre di una gestione accurata dell'intera pratica/commessa e dello studio di architettura con la gestione archivi, risorse, anagrafiche e altro, in modo integrato. In più è facile da utilizzare anche per la gestione delle revisioni dei documenti e la ricerca documentale degli stessi.

Attualmente ci stiamo impegnando per implementare all'interno di TS Construction Gestione Studio il nostro workflow di gestione tipo delle pratiche, suddividendole in procedure, fasi e attività: l'obiettivo è poter gestire entro breve tutto il processo della pratica tramite il software e, a livello operativo, di interconnettere le varie procedure delle pratiche assegnando nelle agende dei collaboratori gli impegni di lavoro e le scadenze di consegna. La ricerca della documentazione archiviata relativa a ciascuna pratica, come mail, fax, documenti integrativi, relazioni, computi metrici, e le relative revisioni dei documenti, è più semplice e veloce. Inoltre la gestione interna delle comunicazioni, come pure la possibilità di gestire le agende dei collaboratori stessi, ha eliminato i "foglietti" con le indicazioni del caso che venivano di volta in volta lasciati sui tavoli di lavoro.

Nella fase di controllo dell'avanzamento lavori il compito del titolare dello studio è facilitato dai timesheet dei collaboratori, che consentono di ottenere sia giornalmente che in archi temporali più ampi la visione generale delle risorse umane e i carichi di lavoro per ciascun operatore: questo consente di gestire le emergenze ottimizzando l'impegno delle risorse coinvolte.

Sicuramente positive sono l'interfaccia e la compatibilità con i programmi Microsoft, in quanto favoriscono la facilità d'apprendimento fin dai primi utilizzi, e poi l'accessibilità dei dati, come pure la possibilità di poter archiviare e gestire file con estensioni diverse come .dwg, .rvt e altre. Inoltre è molto comoda la possibilità di accedere da remoto via Web perché ci consente di controllare gli impegni già fissati in agenda oppure inserirne altri anche quando si è fuori ufficio. Per il futuro sarebbe auspicabile che l'interfaccia grafica della edizione Web sia identica a quella in locale, poiché allo stato attuale presenta differenze in termini operativi e di grafica.

Pur essendo ancora nella fase di ottimizzazione e personalizzazione, con TS Construction Gestione Studio abbiamo già riscontrato notevoli benefici all'interno dello studio, per esempio nella fase di organizzazione del lavoro dei diversi operatori e nell'integrazione della comunicazione tra titolare e collaboratori relativa all'avanzamento delle opere. Presto implementeremo le commesse tipo secondo il workflow personalizzato dello studio.