Gestione delle pratiche giudiziali: l’esperienza di Acqualatina S.p.A con TeamSystem Legal

Dal 2011, l’ufficio legale di Acqualatina utilizza gli applicativi TeamSystem per gestire le proprie pratiche giudiziali. L’estate scorsa, l’ufficio è passato a Enterprise Legal: ecco un primo bilancio dell’esperienza.
Acqualatina SpA

Dal 2011, l’ufficio legale di Acqualatina utilizza gli applicativi TeamSystem per gestire le proprie pratiche giudiziali. L’estate scorsa, l’ufficio è passato a Enterprise Legal: ecco un primo bilancio dell’esperienza.

Con circa 350 dipendenti e 5 sportelli aperti al pubblico, Acqualatina S.p.A. è il gestore del Servizio Idrico Integrato nell’Ambito Territoriale Ottimale n.4 nel Lazio Meridionale (ATO4) dal 2002. 38 sono i Comuni serviti, con circa 290 mila utenti totali, circa 3.800 km di rete idrica e 2.400 km di rete fognaria.
Ad oggi la Società ha investito oltre 265 milioni di euro su reti e impianti, impegno che ha consentito il raggiungimento di molti risultati, tra cui un sistema depurativo efficiente e sostenibile, con un primato in termini di Bandiere Blu conseguite ogni anno numerose dai Comuni che popolano gli oltre 140 km di litorale totalmente balneabile.
Risultati di rilievo anche nel contrasto al fenomeno naturale dell’arsenico, che ha attestato la Società come il primo gestore italiano ad aver rispettato i parametri previsti dalla normativa europea, grazie anche all’installazione di modernissimi dearsenificatori, tra cui il più grande d’Italia.
Dal 2011, l’ufficio legale utilizza gli applicativi TeamSystem per gestire le proprie pratiche giudiziali. L’estate scorsa, l’ufficio è passato a Enterprise Legal: ecco un primo bilancio dell’esperienza.

Da quanto utilizzate TeamSystem Enterprise Legal per la gestione delle pratiche? Quale gestionale utilizzavate in precedenza, e qual è stato il motivo che vi ha spinto ad adottare il nuovo tool?

Utilizziamo Enterprise Legal da luglio 2020. Il gestionale in uso in precedenza, dal 2011, era Legal System, sempre di TeamSystem. I motivi dell’upgrade sono stati diversi, ma quello decisivo probabilmente è stato il Cloud: l’opportunità di passare da un applicativo che richiede un’installazione su ogni PC a uno sempre disponibile da tutti i dispositivi e senza installazione è stata preziosa.
Quale tipo di processi aziendali gestite attraverso Enterprise Legal?
Usiamo Enterprise Legal nel contesto delle pratiche giudiziali gestite dall’azienda, incluse quelle di recupero crediti. Parliamo quindi dell’archiviazione, classificazione e deposito degli atti giudiziari, più naturalmente lo scadenziario.

Quali sono gli elementi che, in questo anno di user experience, avete trovato più efficienti?

Oltre all’utilità del Cloud, c’è sicuramente la possibilità di essere più facilmente compliant dal punto di vista del GDPR. Un’altra comodità è la fusione dei moduli di archiviazione e di deposito online degli atti. Altre praticità importanti sono:

  • la possibilità di firmare gli atti senza l’uso di una chiavetta USB, direttamente con il cellulare
  • la sincronizzazione notturna dei dati
  • il sistema di alert anche sulla posta ordinaria
  • la possibilità di visualizzare anche i documenti depositati dalla controparte.

Sono tutti elementi che rendono il workflow più fluido.

Quali sono invece i punti da migliorare?

Si potrebbe estendere la conservazione sostitutiva anche oltre le PEC, migliorare le estrazioni di Excel, e ci piacerebbe poter pagare, in futuro, l’imposta di registrazione delle sentenze direttamente online, senza dover ricevere l’avviso dell’Agenzia delle Entrate.
In generale, avete trovato semplice imparare a usare Enterprise Legal?
Molto semplice. E dove non arriviamo direttamente noi, a livello di problem-solving, arriva l’assistenza TeamSystem, che è sicuramente uno dei punti forti del pacchetto dai tempi del vecchio gestionale: risposte veloci e molto spesso risolutive.
Infine, un’ultima domanda: oltre all’efficienza dei processi dell’ufficio legale di Acqualatina, pensate che Enterprise Legal crei valore anche in senso un po’ più ampio, relativo a trasparenza e tracciabilità?
Una feature molto positiva, in questo senso, è quella della classificazione dei documenti: si può restringere o allargare l’acceso, molto facilmente, a persone singole o a gruppi.