Software di Gestione Documentale

Il software offre una gestione documentale digitale completa, classificando i documenti per tipologia (fatture, contratti, e-mail) e ottimizzando il recupero delle informazioni.

• Conservazione sostitutiva a norma: garantisce che i documenti digitali siano archiviati secondo le normative fiscali e legali, assicurando la validità legale.
• Scansione documenti cartacei: trasforma rapidamente i documenti fisici in digitali, riducendo carta e costi di archiviazione.
• Creazione documenti nativi digitali: permette di creare documenti digitali direttamente nel sistema, eliminando la necessità di carta.
• Storicizzazione documenti: consente di tracciare le versioni storiche dei documenti archiviati.
• Classificazione per ricerca facile: organizza i documenti per tipologia e attributi personalizzati, migliorando la ricerca.
• Barcode OCR: integra la tecnologia OCR per un riconoscimento rapido dei documenti scansionati.
• Protocollo informatico: certifica e traccia i documenti secondo le normative italiane.
• Workflow grafico: automatizza i processi aziendali con flussi predefiniti, riducendo errori e migliorando la produttività.
• Notifiche via mail: avvisa automaticamente gli utenti su eventi rilevanti, migliorando la comunicazione interna.

Il modulo archivio digitale di TeamSystem Enterprise offre una serie di vantaggi che lo rendono una scelta ideale per ottimizzare la gestione documentale. Con funzionalità avanzate e un'interfaccia intuitiva, il software aiuta le aziende a migliorare l'efficienza operativa, ridurre i costi e garantire una gestione sicura dei documenti aziendali.

• Applicazione interamente web-based: l’accesso web-based permette di utilizzare il sistema da qualsiasi dispositivo connesso a Internet, offrendo massima flessibilità e mobilità per gli utenti, senza la necessità di installazioni complicate.
• Maggiore efficienza nella gestione documentale: il software archivio digitale aiuta ad automatizzare e semplificare la gestione dei documenti, riducendo il tempo dedicato alla ricerca e archiviazione. Questo permette di ottimizzare le risorse aziendali e migliorare la produttività complessiva.
• Riduzione dei costi di gestione documentale: la digitalizzazione dei documenti riduce i costi di archiviazione fisica, spazio fisico, materiali di consumo e gestione della carta, consentendo alle aziende di risparmiare denaro nel lungo periodo.
• Modulo parametrico e configurabile: il software DMS è altamente configurabile per adattarsi alle specifiche esigenze aziendali, permettendo di personalizzare i flussi di lavoro, le categorie documentali e i protocolli di archiviazione.
• Ricerche immediate: le ricerche nel sistema sono veloci e intuitive, consentendo agli utenti di trovare rapidamente i documenti attraverso l’uso di parole chiave e filtri personalizzati. Questo riduce il tempo speso nella consultazione e migliora l’efficienza.
• Accessibilità garantita da credenziali di accesso: l’accesso ai documenti è protetto da credenziali di accesso personalizzate, garantendo la sicurezza dei dati aziendali e consentendo l’accesso solo a utenti autorizzati.
• Possibilità di creare pacchetti di distribuzione: il software di gestione documentale consente di creare pacchetti di distribuzione per inviare documenti a clienti, fornitori o dipendenti, ottimizzando la comunicazione aziendale e riducendo il bisogno di invio fisico.
• Invio delle comunicazioni con canali telematici: le comunicazioni documentali possono essere inviate tramite canali telematici come email, Cloud storage e FTP, garantendo un invio rapido e sicuro dei documenti a tutti gli stakeholders.
• Condivisione unificata con clienti e fornitori: consente una condivisione centralizzata di documenti con clienti e fornitori, migliorando la collaborazione e il flusso di informazioni, riducendo i tempi di gestione.
• Possibilità di creare collegamenti tra documenti: il sistema permette di collegare documenti correlati tra loro, migliorando la gestione dei processi complessi e facilitando la navigazione tra più documenti interconnessi.