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FAQ raccolte in oltre vent'anni di sviluppo del software per la gestione dello studio legale EASYLEX

1. Che cos’ è e a cosa serve il modulo PCT di Easylex?

P.C.T. (processo civile telematico) è il modulo di Easylex che permette tramite procedura guidata di eseguire:

  • il deposito telematico degli atti presso tutte le cancellerie
  • la creazione della NIR
  • l’utilizzo della piattaforma Polisweb

2. Cosa mi serve per depositare un atto col PCT di Easylex?

Modulo PCT in licenza, PEC, dispositivo di firma digitale attivo.

3. Ho il modulo PCT, il dispositivo di firma e i dati della PEC, è necessaria una configurazione dedicata in Easylex per poter depositare?

Si, per la configurazione iniziale della Risorsa, dell’Anagrafica, della PEC e del dispositivo di firma è necessario rivolgersi all’assistenza tecnica TeamSystem aprendo ticket da sito http://assistenza.teamsystemlegal.it/

4. Che tipo di dispositivo di firma digitale serve per depositare con Easylex?

Qualsiasi dispositivo di qualsiasi marca in commercio è adatto, sotto forma di token usb, smart card o lettore.

5. Il dispositivo di firma va configurato in locale sul mio pc (o MAC) perché si riesca depositare tramite PCT di Easylex?

Si, per la configurazione in locale è necessario rivolgersi all’assistenza tecnica TeamSystem aprendo ticket da sito http://assistenza.teamsystemlegal.it/

6. Posso configurare più firme digitali (anche di marche diverse) sullo stesso pc o MAC per poter depositare?

Di norma è possibile utilizzare più dispositivi di firma sia su Windows che su MAC a patto che siano correttamente configurati (vedi faq n°5), possano coesistere tra di loro, siano allineati/aggiornati coi sistemi operativi sui quali andranno utilizzati.

7. Quali dati della PEC sono necessari all’interno di Easylex per poter depositare un atto?

Indirizzo di posta PEC, password, indirizzo server posta in uscita/entrata dell’avvocato proprietario del relativo dispositivo di firma che si andrà a configurare in locale.

8. Dove si inseriscono i dati della PEC dell’avvocato all’interno di Easylex?

Menu Archivi – Risorse – Email: creare un nuovo account di posta con tutti i dati necessari (vedi faq n°7) con spunta “PEC”.

9. I soggetti in causa inseriti nella Pratica di Easylex sono importanti ai fini del deposito atti e per la creazione della NIR?

Si, tutti i soggetti partecipanti anche di controparte vanno inseriti in Easylex come Anagrafiche compilando almeno i relativi dati fiscali (C.F., P.Iva). Vanno inseriti nella Pratica da pannello Referenti – Soggetti e per ognuno di loro va assegnato il Tipo (cliente, controparte..) e la Posizione (attore, convenuto..)

10. Ho importato in Easylex una Pratica da Polisweb tramite la funzione “Crea”, i soggetti in causa vengono importati?

Si, ma solo sotto forma di campi compilati, è necessario in ogni caso riassociarli alla Pratica inserendoli prima in Easylex come vere e proprie Anagrafiche (vedi faq n°9-11).

11. Come mi accorgo se un soggetto è un’anagrafica vera e propria o solo un campo compilato?

Pratica – Referenti – Soggetti: se il soggetto è una vera e propria Anagrafica sulla sinistra di ogni nome o ragione sociale troverò l’icona raffigurante due omini.

12. Da dove si parte per depositare un atto col PCT di Easylex?

Dai Documenti della Pratica selezionare l’atto principale in formato .pdf (vedi faq n°13), tasto destro del mouse “Deposito PCT”, si aprirà il PCT sotto forma di procedura guidata per la redazione della busta che permetterà di firmare digitalmente atto principale, allegati obbligatori, allegati semplici, e il successivo invio telematico della PEC/Busta telematica.

13. Quali tipologie e in quali formati devono essere i documenti caricati nella Pratica per poter depositare un atto con Easylex?

  • Atto principale: documento dal quale si parte per accedere alla procedura di deposito/redazione atti. Deve essere obbligatoriamente in formato .pdf ottenuto dalla conversione di un documento testuale (.doc, .odt etc..), non può essere una scansione del cartaceo o di immagine.
  • Allegati obbligatori: (ad esempio NIR o Procura alle liti) : se necessari differiscono in base all’atto che si andrà a depositare, in ogni caso formato .pdf
  • Allegati semplici: formati .pdf, .doc, .jpg, .tiff, .eml, .msg etc: documenti informatici o cartacei trasformati in digitali.
N.B: A scanso di equivoci, per tutte le informazioni ufficiali sul formato degli documenti si rimanda al Codice dell’amministrazione digitale (D. Lgs. 82/2005) e a tutti i decreti emanati in merito e pubblicati sulla Gazzetta Ufficiale

14. Devo firmare digitalmente atto principale e allegati obbligatori prima di iniziare la procedura di deposito col PCT di Easylex?

No, il PCT di TeamSystem Easylex GL firma automaticamente atto principale e allegati obbligatori alla fine della procedura. Diversamente per gli allegati semplici si può scegliere se firmarli singolarmente con la spunta “Firma” nella penultima pagina prima della firma e l’invio.

15. Dove determino il ruolo del procedimento nella redazione dell’atto del PCT di Easylex?

Nella seconda pagina di ogni atto è presente il menu a tendina RUOLO (speciale, contenzioso, esecuzioni civili ecc..). È necessario selezionarlo poiché determina la sezione dell’ufficio giudiziario a cui spediremo la busta telematica.

16. Non compare “DEPOSITO PCT” dopo aver premuto tasto destro del mouse sul documento dal quale voglio partire per depositare, perché?

  • Verificare di avere il modulo PCT in licenza
  • Verificare che il documento abbia estensione .pdf o .p7m (vedi faq n°12-13)

17. C’è un limite di dimensioni della PEC/busta per l’invio telematico di un atto da Easylex?

Si, 30 mb (megabyte), limite ministeriale. In base alla dimensione dei documenti allegati il PCT segnala tramite barra di avanzamento verde l’avvicinamento alla soglia dei 30 mb. Si consiglia di rimanere possibilmente intorno ai 23-25 mb poiché oltre alle dimensioni degli allegati bisogna tenere conto della/e firma/e digitale/i finale/i che aumenterà ulteriormente la dimensione, se la busta è particolarmente corposa.

18. Ho degli allegati di grandi dimensioni, so già in partenza che la PEC/Busta supererà i 30 mb, cosa faccio?

È obbligo informarsi presso la cancelleria del Tribunale dove andremo a depositare come suddividere gli allegati e in generale come comportarsi in questa situazione.

19. Ho cambiato password d’accesso alla mia PEC, devo modificarla anche in Easylex per poter depositare nuovamente?

Si, è necessario modificare la password della PEC da menu Risorse – Email, selezionare l’account PEC e modificarla nella sezione posta in uscita, salvare. Se si ha la “Persistenza” attiva anche in posta in entrata (vedi faq n°24).

20. Ho digitato per 3 volte un PIN errato e ora la chiave non firma più nemmeno in TeamSystem Easylex GL, cosa devo fare?

È necessario sbloccare/riattivare il PIN del dispositivo di firma con il codice PUK tramite menu presente nel software del dispositivo di firma.

21. Come si crea una Nota Iscrizione a Ruolo (NIR) da Easylex?

In due modalità: NIR con codice a barre : Pratica – Giudiziali – pulsante NIR WEB : procedura guidata che permette la creazione del file .pdf e collegamento diretto nella Pratica. NIR senza codice a barre : da PCT – sezione dedicata agli allegati – pulsante “Genera NIR” : il sistema creerà automaticamente NIR in formato .pdf prendendo tutti i dati inseriti dall’utente rendendola disponibile per la busta telematica come allegato “nota iscrizione a ruolo” o come “atto principale” (vedi faq n°22-24)

22. Tentando di creare una NIR con codice a barre da pulsante NIR WEB compare messaggio: “Non esiste un’anagrafica del convenuto/appellato/resistente/esecutato/debitore collegato alla Pratica”, perché?

Per i soggetti in causa inseriti nella Pratica come Anagrafiche da pannello Referenti è necessario indicare sempre la Posizione ricoperta: attore, convenuto, ricorrente ecc.. Verificare quindi di aver compilato per ogni soggetto la colonna TIPO e POSIZIONE.

23. Tentando di creare una NIR con codice a barre da pulsante NIR WEB compare messaggio: “Non esiste un’anagrafica dell’avvocato cliente collegato alla Pratica”, perché?

Pratica – Referenti – Risorse: selezionare “NIR” in corrispondenza dell’avvocato responsabile della Pratica per la quale vogliamo produrre una NIR

24. Posso cambiare l’atto principale scelto in partenza prima di firmare e inviare la busta telematica?

Sì, nella penultima schermata del PCT, colonna di destra rimuovere l’atto principale corrente con pulsante destro del mouse – Rimuovi dalla Lista. Selezionare quindi dalla colonna di sinistra il documento che si vuole far diventare atto principale tramite pulsante destro del mouse – Inserisci come Atto Principale.

25. Ho dimenticato un allegato e ora non posso completare il deposito, posso caricarlo dal PCT senza passare dalla Pratica?

Sì, dalla versione 4903 della Web Edition è possibile tramite pulsante “Carica File” nella schermata dedicata ai documenti/allegati del PCT inserire documenti esterni alla pratica come allegati.

26. È possibile interrompere la procedura di deposito per riprenderla successivamente senza dover reinserire tutti i dati?

Si, attivando la funzione di Persistenza degli atti. Per attivazione, configurazione e utilizzo rivolgersi all’assistenza tecnica TeamSystem aprendo ticket da sito http://assistenza.teamsystemlegal.it/

27. È possibile produrre una relata di notifica tramite il PCT?

Si, attivando prima la funzione di Persistenza degli atti (vedi faq n°24). Successivamente con pulsante destro del mouse – “Notifica Telematica” sull’atto in formato .pdf si aprirà procedura guidata per creazione, firma e invio notifica tramite PEC.

28. È possibile attestare la conformità degli atti/allegati direttamente nella procedura di redazione atto e creare il Documento Attestazione Conformità con il PCT?

Si, nella penultima pagina del PCT ovvero quella dedicata agli allegati della busta:

  • Selezionare il documento che si vuole rendere conforme - Spuntare “Conformità” in alto a destra, assegnargli il tipo di conformità tramite menu a tendina dedicato, compilare il campo Descrizione.
  • Eseguire questa operazioni per tutti gli allegati per il quale si vuole assegnare la conformità.
  • Per creare Documento Attestazione Conformità premere pulsante “Genera DAC”, il programma creerà DAC in formato .pdf, con pulsante destro del mouse – “Inserisci come Allegato Attestazione Conformità” lo andremo ad allegare alla busta telematica.

29. Posso utilizzare un dispositivo OTP (One Time Password) per depositare un atto con Easylex?

Sì, ad eccezione che sia Namirial, unica e sola marca supportata da Easylex e dai suoi sistemi

30. Che cos’è e come funziona un dispositivo OTP?

Il sistema One Time Password genera una password momentanea e univoca inviata all’avvocato tramite SMS, tale codice inserito nell’apposito box nella schermata di firma del PCT permette di firmare la busta per il successivo invio telematico. Il tutto senza dover utilizzare porte usb.

31. Ho acquistato un dispositivo OTP Namirial, cosa devo fare per utilizzarlo in TeamSystem Easylex GL ai fini del deposito atti?

Per configurazione e utilizzo contattare assistenza tecnica TeamSystem aprendo ticket da sito http://assistenza.teamsystemlegal.it/ .

32. Che cos’è la funzione “Firma/Invia PEC”?

Permette di firmare e inviare qualsiasi documento tramite la propria PEC ad un indirizzo inserito dall’utente tramite pulsante destro del mouse – “Firma/Invia PEC”. Non comporta la creazione di una busta telematica né un deposito ufficiale.

33. I certificati del mio dispositivo di firma sono scaduti e non riesco più a depositare con Easylex, cosa devo fare?

Contattare l’assistenza della società e/o ente e/o ordine degli avvocati dal quale è stato acquistato per procedere col rinnovo dei certificati.

34. Dopo aver cliccato sul pulsante “Firma Documenti” compare messaggio “Inserire dispositivo di firma”, cosa faccio?

  • Accertarsi che il dispositivo di firma sia stato in precedenza configurato dall’assistenza tecnica qualifica TeamSystem (soprattutto in ambiente Macintosh), in caso contrario vedi faq n°5
  • Verificare di aver inserito il dispositivo di firma nella porta usb del pc o MAC
  • Verificare che il dispositivo sia funzionante, quindi che sia in grado di firmare già di suo o non abbia i certificati scaduti
  • Provare ad espellere e reinserire il dispositivo nella porta usb del pc o MAC uscire/rientrare nel PCT e rifare l’operazione di deposito
  • Contattare l’assistenza tecnica TeamSystem aprendo ticket da sito http://assistenza.teamsystemlegal.it/

35. Premuto “Firma Documenti”, inserito PIN del dispositivo - ok, compare subito messaggio: “Errore nella procedura di firma digitale dei documenti, controllare di aver configurato….”, cosa faccio?

36. Nella prima pagina del PCT non vedo selezionabile la PEC dell’avvocato, perché?

Archivi – Risorse – Scheda: selezionare la risorsa dell’avvocato per il quale abbiamo già configurato il dispositivo di firma e inserito i dati della PEC (vedi faq n° 3-5-7), pannello Dati Generali – Email: inseriamo l’indirizzo PEC nel box “PEC”.

37. Nella prima pagina del PCT non appena seleziono la PEC dell’avvocato compare “Attenzione la risorsa scelta per firmare ed inviare la busta non ha un’anagrafica collegata…”, cosa devo fare?

Per ogni avvocato depositante e configurato in Easylex è necessario creare un’anagrafica completa di tutti i dati da menu – Anagrafica per poi collegarla in Archivi – Risorse – Scheda – AvvocatoXXX – Altri Dati – Anagrafica Collegata.

38. Sono alla fine della procedura, devo firmare l’atto ed inviare la busta, seleziono “Firma con Smart Card” o “Firma Remota”?

No. Seppur possibili la creazioni della buste telematiche dal PCT di Easylex, i depositi non andranno comunque a buon fine.