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Bellagio Lake Como

Grazie a Terzo Settore in Cloud Bellagio Lake Como ha digitalizzato e semplificato i suoi processi di gestione ritrovando il tempo per le sue attività di valorizzazione del territorio.

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Fondata nel 1986 da un gruppo di albergatori e operatori locali, Bellagio Lake Como nasce con l’obiettivo di sostenere l’amministrazione pubblica nella promozione turistica del territorio, raccogliendo l’eredità del vecchio ufficio turistico provinciale. Nel tempo, l’associazione si è evoluta diventando un punto di riferimento per la valorizzazione di Bellagio e delle sue frazioni, promuovendo il paese come una destinazione da vivere tutto l’anno, non solo nei mesi estivi. Oggi conta oltre cento soci – tra albergatori, ristoratori, commercianti e operatori del turismo – e rappresenta un tessuto ricettivo composto da oltre 500 strutture, tra hotel e realtà extra-alberghiere. Oltre alle attività di promozione, gestisce servizi di interesse collettivo, come visite guidate a siti di interesse culturale e l’ufficio turistico comunale, affidato in convenzione dal Comune.

La partnership con TeamSystem si concretizza quando, in una fase di profonda evoluzione, si sente l’esigenza di rendere la gestione dell’associazione più organizzata. Fino a pochi anni fa tutte le operazioni erano ancora manuali, così, dopo una breve esperienza con un gestionale che non rispondeva appieno alle loro necessità, nel 2024 decidono di cercare una soluzione più completa e affidabile: la scelta è ricaduta sul software in cloud per il Terzo Settore di TeamSystem. Grazie alla sua implementazione, oggi l’organizzazione delle attività quotidiane è più fluida e i processi semplificati. Un aiuto concreto che li sta guidando verso una gestione sempre più digitale e consapevole.”

Il software si è rivelato uno strumento prezioso per sbrigare in modo pratico tutte le attività amministrative: è possibile emettere rapidamente le ricevute delle visite guidate, registrare entrate e uscite, consultare con facilità le fatture e i dati dei soci, scaricare tutti i documenti. In questo modo la gestione contabile è più precisa e affidabile, potendo anche monitorare in tempo reale lo stato economico dell’associazione. Uno dei miglioramenti più significativi riguarda la gestione del libro soci. Il software ha aiutato a mettere ordine e a ricostruire in modo accurato tutte le anagrafiche di quarant’anni di attività, grazie a un sistema intuitivo che prevede l’inserimento diretto dei dati da parte dei soci stessi. Fondamentale è stata anche la parte online delle iscrizioni, che ha rivoluzionato il rapporto con i soci. Oggi chi vuole associarsi o rinnovare l’iscrizione può farlo in modo autonomo e immediato sul portale dedicato.

Guardando avanti, si vuole continuare a sviluppare le competenze interne per sfruttare al massimo tutte le potenzialità del software, puntando a utilizzarlo anche per la gestione completa dei verbali, degli ordini del giorno e dei libri giornali. Sarà inoltre interessante capire come gli strumenti di intelligenza artificiale integrati li aiuteranno a velocizzare ancor più le operazioni ripetitive e semplificare la lettura dei flussi economici. Infine, intendono valutare possibili integrazioni nel sistema per snellire la gestione delle prenotazioni - oggi ancora esterna - nonché quella dei compensi e dei rimborsi spese, così da centralizzare ulteriormente tutte le attività quotidiane dell’associazione.

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