Comune di Padova

Per il Comune di Padova l’informatizzazione dei processi ha un’importanza senza dubbio rilevante. Il settore che dirigo, in particolare, supporta l’ente nell’implementazione di soluzioni gestionali e garantisce la continuità di tali servizi, oltre ad offrire una serie di supporti informatici. Da un lato, quindi, il nostro dipartimento dispone della competenza necessaria a gestire i sistemi di elaborazione dati, dall’altro, si occupa del coordinamento di una serie di progetti di informatizzazione, curando parallelamente sia la componente tecnologica che quella progettuale; inoltre, il dipartimento supporta i colleghi degli altri uffici nell’implementazione di nuovi sistemi informativi come nell’adeguamento di quelli già implementati e utilizzati da tempo.

In breve sintesi, ci stiamo occupando del Codice Amministrazione Digitale e di ciò che implica, per quanto riguarda la gestione di documenti, processi e fascicoli a partire dalle istanze on-line per arrivare alla digitalizzazione dei processi all’interno dell’ente. Molto importante è anche il filone di progetti e programmi informatici legati ai servizi alla persona, ambito per il quale stiamo organizzando un sistema informativo unico per la gestione integrata degli interventi del settore Servizi sociali, dei Sevizi scolastici, degli Uffici casa, della gestione dei piani Peep di edilizia pubblica, sia per la parte di assegnazione delle aree sia per quella della rateizzazione dei relativi oneri. Tra i progetti più importanti, poi, vale la pena citare anche quello che riguarda la gestione del territorio, dell'urbanistica, del commercio e dell’edilizia, che prende spunto da quanto già fatto per lo Sportello Unico Attività Produttive. Infine, stiamo sviluppando il progetto relativo alla gestione integrata di tutto il ciclo delle opere edili e dei lavori pubblici, dalla loro pianificazione alla realizzazione, con la piattaforma gestionale TeamSystem Construction.

La gestione integrata di tutto il ciclo delle opere edilizie è un progetto che nasce sia per scelta amministrativa finalizzata a una gestione decisamente più strutturata dei processi, sia a seguito degli obblighi normativi più recenti. In relazione a quest'ultimo aspetto, stiamo implementando la piattaforma TeamSystem PA Lavori Pubblici, che in un certo senso sta "trainando", integrandosi e completandosi, quanto stiamo portando avanti con TeamSystem Construction Project Management relativamente alla contabilità lavori. Possiamo dire, in altre parole, che l'area di impronta più amministrativa e manageriale, cioè TeamSystem PA Lavori Pubblici, sta trainando la componente più spiccatamente operativa quale è TeamSystem Construction Project Management.

Il nuovo sistema gestionale doveva principalmente consentire nel complesso un elevato livello di integrazione tra le diverse funzioni e aree, ed essere in grado non solo di governare l’intero ciclo di vita delle opere ma anche adattarsi a un’organizzazione come la nostra, molto articolata ma al tempo stesso governata da logiche fortemente centralizzate. Per quanto riguarda gli strumenti informatici utilizzati in precedenza per la contabilità di cantiere, ad esempio, scontavamo una gestione molto frammentata delle informazioni; a questo si era aggiunta la necessità di rispondere a nuove disposizioni legislative che imponevano comunicazioni molto puntuali e circostanziate. Anche se tali obblighi hanno rappresentato il punto di partenza originario, si è intuita l'occasione per la realizzazione di un sistema informativo integrato che fosse in grado di governare ogni fase del ciclo di realizzazione dell'opera. La "strada" per raggiungere questo obiettivo è stata individuata in TeamSystem Construction, soluzione che conoscevamo già sotto il profilo della contabilizzazione lavori. Il Software TeamSystem Construction Project Management, infatti, era già in dotazione alla nostra struttura, ma veniva effettivamente utilizzato solo da circa il 50% degli uffici e non era messo a sistema in un ciclo integrato. Visionando altri software di TeamSystem Construction, fra cui appunto TeamSystem Construction Lavori Pubblici, la piattaforma che copre le esigenze e funzionalità dell’area amministrativa dei Contratti Pubblici di Lavori Servizi e Forniture, ne abbiamo riscontrato l'idoneità alle nostre necessità, decidendo quindi di estenderne la copertura funzionale al fine di adempiere ai già citati obblighi normativi ma, come accennavo, in una logica di gestione integrata dei processi che vedrà il suo compimento entro la metà del 2017.

Abbiamo innanzitutto costituito un gruppo di lavoro intersettoriale in cui sono rappresentate le aree informatica, tecnica e amministrativa del settore Edilizia comunale, Infrastrutture e impianti sportivi e Appalti e contratti. All’interno di questi dipartimenti sono stati quindi coinvolti quelli che noi chiamiamo “key user”, ovvero gli utenti esperti in possesso di conoscenze idonee a un utilizzo completo di tutte le potenzialità del sistema informatico. Ad oggi i riscontri provenienti dall'area amministrativa, che in breve tempo è risultata in grado di gestire il progetto, definendone il piano e i requisiti, sono molto positivi. Dal punto di vista della formazione, quella relativa a TeamSystem Construction Lavori Pubblici è già ben avviata, mentre per quanto riguarda TeamSystem Construction Project Management è in corso una pianificazione che coinvolgerà nei prossimi mesi il restante 50% del personale non ancora abilitato al suo utilizzo.

Quando abbiamo avviato la ricerca di una soluzione gestionale integrata ciò che ci ha immediatamente colpito favorevolmente è stata l'ampia copertura funzionale di TeamSystem Construction, così come la sua logica integrata, particolarmente adatta a una realtà fortemente articolata come quella del Comune di Padova. Nella piattaforma gestionale di TeamSystem Construction abbiamo trovato infatti una soluzione aderente alle esigenze di contesti organizzativi complessi, che hanno la necessità di centralizzare e allineare a precisi standard le informazioni, con il "plus" dell'elevato grado di configurabilità. Dal punto di vista tecnologico, l'architettura complessiva del sistema gestionale ha certamente rappresentato un elemento decisivo nella scelta di TeamSystem Construction. Una scelta che ha anche rappresentato una sfida, poiché ci ha portato a sposare una logica gestionale che si distaccava dai nostri standard. Oggi, pur trovandoci ancora nella fase di sviluppo del progetto, possiamo dire di averla vinta.

Il nostro grado di soddisfazione è decisamente elevato. Non abbiamo ricevuto alcun feedback negativo da parte del personale che lo utilizza quotidianamente, né ci sono state particolari richieste di personalizzazioni, segno evidente della rispondenza di fondo dello strumento alle nostre esigenze anche grazie, come già sottolineato, alle sue possibilità di configurazione. Un giudizio, questo, basato anche sulle esperienze pregresse maturate in fase di implementazione di TeamSystem Construction Project Management, nell'arco della quale abbiamo avuto un eccellente e reattivo supporto da parte di TeamSystem Construction. I servizi di consulenza e supporto erogati da TeamSystem Construction, infatti, sono indubbiamente di altissimo livello, anche grazie all'ampia esperienza maturata dall'azienda nell'ambito della Pubblica Amministrazione, così come più che soddisfacente è il supporto fornito dall'help desk.

Questo aspetto è stato valutato con grande attenzione da parte degli Assessorati, in quanto da quest'ultimo dipende la disponibilità di una visione complessiva immediata e aggiornata sullo stato di avanzamento delle opere. Se una efficiente gestione integrata della programmazione lavori è importante, lo è infatti altrettanto un accurato controllo della fase di realizzazione delle opere e dei relativi scostamenti rispetto a quanto programmato. Il sistema di reportistica entrerà in funzione a pieno regime una volta completata l'implementazione del sistema, ma già fin d'ora siamo certi che soddisferà pienamente tutte le nostre aspettative.
Il Comune di Padova ha adottato una strategia complessiva integrata per progetti e nella ricerca di una soluzione gestionale, ha scelto TeamSystem Construction Lavori Pubblici e TeamSystem Construction Project Management per l'ampia copertura funzionale e per la logica integrata, al fine di informatizzare i processi del ciclo delle opere edilizie.