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DMS e Archiviazione Documentale Power I

Il sistema per la conservazione sostitutiva delle copie cartacee

Conservazione sostitutiva dei documenti

La conservazione sostitutiva delle copie cartacee riduce drasticamente i tempi e i costi di produzione e rende la gestione dei documenti facile e sicura. La normativa fiscale e civilistica garantiscono la validità del documento informatico, che può essere presentato anche via Email. Con la Gestione Documentale puoi eliminare la carta e archiviare documenti di qualsiasi formato in qualsiasi parte della procedura, in linea con le politiche sulla sicurezza.

Archiviazione documentale con TeamSystem: come semplificare e ottimizzare i processi

Archiviazione documentale con TeamSystem: come semplificare e ottimizzare i processi

Nell’attuale contesto digitale la dematerializzazione permette di sostituire i documenti cartacei con i documenti digitali. Ne derivano una migliore gestione dell’archiviazione e della fruibilità documentale, nonché una sensibile riduzione dei costi di gestione.

La trasformazione digitale di TeamSystem DMS consiste nella creazione di un archivio centralizzato che può contenere documenti e informazioni di qualsiasi natura e origine: scansione di documenti cartacei, archiviazione di messaggi di posta elettronica e catalogazione dei documenti generati dall’ERP, digitali dalla nascita.

Il Catalogo definisce la struttura di archiviazione e ogni voce definisce la tipologia documentale, cioè il tipo di documento che viene gestito all’interno dell’applicazione. La Pubblicazione identifica l’unità minima di archiviazione per singola tipologia e utilizza un elenco di informazioni chiamati Attributi per salvare e ricercare poi il documento. Facciamo un esempio: per archiviare le fatture dei miei clienti definirò nel mio catalogo la tipologia di pubblicazione “Fatture Clienti” e salverò i documenti con le stesse informazioni (attributi) normalmente utilizzati: codice e ragione sociale del cliente, anno e numero fattura.

Tramite questa nuova modalità di gestione documentale, l’organizzazione aziendale è in grado di trarre vantaggi legati ad una maggior efficienza ottenuta dalla centralizzazione delle informazioni e la loro condivisione e dalla riduzione dei costi diretti (carta e stampa) e indiretti (ore/uomo per archiviare e ricercare); poi l’aumento dell’efficienza.

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