DMS e Archiviazione Documentale

Conservazione sostitutiva dei documenti

La conservazione sostitutiva delle copie cartacee riduce drasticamente i tempi e i costi di produzione e rende la gestione dei documenti facile e sicura. La normativa fiscale e civilistica garantiscono la validità del documento informatico, che può essere presentato anche via Email. Con la Gestione Documentale puoi eliminare la carta e archiviare documenti di qualsiasi formato in qualsiasi parte della procedura, in linea con le politiche sulla sicurezza.

Archiviazione documentale con TeamSystem: come semplificare e ottimizzare i processi

Nell’attuale contesto digitale la dematerializzazione permette di sostituire i documenti cartacei con i documenti digitali. Ne derivano una migliore gestione dell’archiviazione e della fruibilità documentale, nonché una sensibile riduzione dei costi di gestione.

Cosa significa Trasformazione Digitale?
La trasformazione digitale di TeamSystem DMS consiste nella creazione di un archivio centralizzato che può contenere documenti e informazioni di qualsiasi natura e origine: scansione di documenti cartacei, archiviazione di messaggi di posta elettronica e catalogazione dei documenti generati dall’ERP, digitali dalla nascita.

Come funziona la gestione documentale con TeamSystem?
Il Catalogo definisce la struttura di archiviazione e ogni voce definisce la tipologia documentale, cioè il tipo di documento che viene gestito all’interno dell’applicazione. La Pubblicazione identifica l’unità minima di archiviazione per singola tipologia e utilizza un elenco di informazioni chiamati Attributi per salvare e ricercare poi il documento. Facciamo un esempio: per archiviare le fatture dei miei clienti definirò nel mio catalogo la tipologia di pubblicazione “Fatture Clienti” e salverò i documenti con le stesse informazioni (attributi) normalmente utilizzati: codice e ragione sociale del cliente, anno e numero fattura.

Quali sono i vantaggi che si ottengono con TeamSystem DMS?
Tramite questa nuova modalità di gestione documentale, l’organizzazione aziendale è in grado di trarre vantaggi legati ad una maggior efficienza ottenuta dalla centralizzazione delle informazioni e la loro condivisione e dalla riduzione dei costi diretti (carta e stampa) e indiretti (ore/uomo per archiviare e ricercare); poi l’aumento dell’efficienza