Con DMS e Archiviazione Documentale vengono digitalizzati tutti i documenti: quelli in entrata, quelli in uscita e quelli che vengono prodotti all’interno dei processi. Dematerializzare e digitalizzare la gestione documentale significa aumentare la qualità e l’efficienza del lavoro degli operatori.
Grazie alla creazione di un archivio centralizzato ogni documento, scansionato o creato digitalmente, è archiviato in base alla sua tipologia di appartenenza. In questo modo, se si presenta la necessità, è recuperabile e fruibile in modo rapido e intuitivo.
Con il DMS è possibile, quindi, migliorare la gestione e il controllo di tutti i processi digitali attraverso la fruibilità istantanea di ogni informazione all’interno e all’esterno dell’organizzazione.
Nell’attuale contesto digitale la dematerializzazione permette di sostituire i documenti cartacei con i documenti digitali e il software per la gestione documentale TeamSystem migliora la gestione dell’archiviazione e della fruibilità documentale, riducendo i costi di gestione.
La trasformazione digitale di TeamSystem DMS consiste nella creazione di un archivio centralizzato che può contenere documenti e informazioni di qualsiasi natura e origine: scansione di documenti cartacei, archiviazione di messaggi di posta elettronica e catalogazione dei documenti generati dall’ERP, digitali dalla nascita.
Il Catalogo definisce la struttura di archiviazione e ogni voce definisce la tipologia documentale, cioè il tipo di documento che viene gestito all’interno dell’applicazione. La Pubblicazione identifica l’unità minima di archiviazione per singola tipologia e utilizza un elenco di informazioni chiamati Attributi per salvare e ricercare poi il documento.
Facciamo un esempio: per archiviare le fatture dei miei clienti definirò nel mio catalogo la tipologia di pubblicazione “Fatture Clienti” e salverò i documenti con le stesse informazioni (attributi) normalmente utilizzati: codice e ragione sociale del cliente, anno e numero fattura.
Tramite questa nuova modalità data dal software per la gestione documentale, l’organizzazione aziendale è in grado di trarre vantaggi legati ad una maggior efficienza ottenuta dalla centralizzazione delle informazioni e la loro condivisione e dalla riduzione dei costi diretti (carta e stampa) e indiretti (ore/uomo per archiviare e ricercare). Non solo, ad aumentare è l'efficienza generale dell'intera organizzazione, per una spinta decisiva durante il suo processo di digitalizzazione.