La gestione di una piscina è una questione particolarmente delicata: ci sono vari aspetti che rendono l’organizzazione interna complessa e articolata.
Innanzitutto l’utenza è molto variegata: abbiamo, ad esempio, i corsi nuoto per bambini, gli allenamenti dei atleti professionisti, l’utente occasionale che pratica il nuoto libero, l’anziano in riabilitazione funzionale in acqua, le ragazze dell’acquagym…
Questo implica che anche il listino deve prevedere un ampio spettro di situazioni: abbonamenti annuali, bimestrali, frequenza mono-settimanale o bisettimanale o trisettimanale, ticket per il singolo ingresso, sconto famiglia, convenzioni e così via.
Per non parlare poi delle complessità amministrative che si hanno quando all’attività istituzionale inerente la pratica sportiva si affianca anche quella commerciale, come avviene ad esempio se si vende anche la cuffia o il borsone. Quindi vendite con e senza IVA con relative esenzioni o fuori campo, totali o parziali in base ai vari casi specifici di aziende/servizi e relativa ricevuta da stampare.
Sulla ricevuta c’è poi da prevedere l’inserimento di tutti i dati perché l’utente possa richiedere l’esenzione per minori, una casistica molto frequente nell’ambito delle piscine.
C’è poi da pianificare l’occupazione della vasca per evitare sovrapposizioni e sovraffollamenti, tema particolarmente rilevante anche date le nuove esigenze post-covid, e organizzare i turni degli istruttori e i controlli ai fini del calcolo dei compensi.
Verificare che chi accede alla struttura abbia il certificato medico valido e sia in regola con i pagamenti, spesso rateizzati. Offrire ai propri utenti la possibilità di accedere a servizi accessori come le docce o i phon nel modo più comodo possibile.
Tutto senza dimenticarsi di tenere d’occhio il budget, le statistiche ed il CRM in modo da pianificare le campagne commerciali e le attività finalizzate a mantenere e ampliare il proprio parco clienti.
E’ evidente come ormai non basti più un semplice foglio Excel, o il programmino fatto su misura per te da un amico/parente, per organizzare le varie attività: la complessità delle dinamiche interne nella gestione di una piscina, unita ai vantaggi offerti dalle nuove tecnologie digitali spingono sempre di più i gestori a ricorrere a software gestionali, in grado di elaborare tutta una serie di informazioni in modo da semplificare e ottimizzare il lavoro scongiurando i possibili errori umani.
Molti software oggi si rivolgono al settore specifico delle piscine fornendo soluzioni digitali in grado di semplificare i processi supportando sia l’organizzazione del lavoro interno che una user experience innovativa e gratificante.
Perché una piscina dovrebbe affidarsi ad un software gestionale?
La risposta traspare da ogni fase del processo di acquisizione-gestione e mantenimento dell’utente:
- CONOSCERE L’UTENTE: Arriva un nuovo utente e occorre registrarlo, con tutte le attenzioni che prevede la normativa sul trattamento dei dati (privacy). Creare un database, facilmente consultabile, con i dati dei propri utenti assolve a una duplice funzione: da un lato risulta indispensabile per le dovute comunicazioni agli enti sportivi di categoria, dall’altro permette di attingere a informazioni utili a fini comunicativi.Avere delle schede informatizzate dove sono raccolte le email e i numeri di telefono dei clienti, la loro età, la residenza e gli interessi permette di effettuare in modo rapido delle ricerche per categoria (ad esempio tutte le donne interessate a hydrobike, piuttosto che tutti i bambini sotto i 10 anni) per poi organizzare delle comunicazioni mirate come ad esempio il lancio di una promozione piuttosto che l’annullamento di una lezione.Dover ricercare queste informazioni all’interno di un faldone cartaceo sarebbe uno spreco di tempo e di energie facilmente evitabile affidandosi ad un software. Inoltre ricordiamoci che il “faldone” cartaceo non è facilmente proteggibile dall’accesso non autorizzato e potrei anche rischiare delle infrazioni con relative sanzioni per la privacy.Ma non solo le informazioni anagrafiche: grazie agli strumenti informatici, all’interno di una scheda cliente è possibile allegare anche dei documenti digitali come ad esempio il certificato medico o il contratto di acquisto di un abbonamento, documenti facilmente consultabili in caso di necessità.In più l’archiviazione digitale dei documenti, consente anche di eliminare il cartaceo con un conseguente risparmio di spazio e di carta. Il contratto e le varie liberatorie, ad esempio, possono essere firmati con firma grafocerta su tablet senza mai passare da un documento cartaceo.Tutto informatizzato, inviato al cliente via email e archiviato nell’anagrafica sul software.
2. VENDITA E PAGAMENTO: Una volta che il cliente si è iscritto, il passo successivo è l’acquisto di un abbonamento e il relativo pagamento. Grazie ad un sistema informatizzato è possibile far in modo che il software comunichi con la stampante, fiscale o meno a seconda dell’esigenza, e consenta di emettere il relativo documento con tutte le caratteristiche necessarie anche ai fini della detrazione fiscale per minori. Questo è un caso tipico all’interno di una piscina, dove una buona fascia di frequentatori sono bambini per i quali appunto è prevista la detrazione.E quando il regime fiscale è misto e si intrecciano attività commerciale (soggetta a IVA) e istituzionale (non soggetta a IVA)? Nessun problema, in questi casi è il software che si occupa di suddividere il pagamento nei relativi reparti fiscali e differenziare il documento.
Questo è quello che avviene anche quando ci sono due diverse società operanti all’interno della struttura, ad esempio piscina e centro benessere: il software divide fiscalmente gli incassi e si stampa i documenti nel modo corretto.Tutto questo rimane poi nello storico degli acquisti del cliente, in modo che anche il rinnovo risulta facile e veloce.
Quando il pagamento è dilazionato è possibile pianificare le varie rate in modo da non doversi preoccupare della scadenza: sarà il software a ricordare le date, attraverso analisi dedicate e divieti per rata scaduta all’accesso, evitando così di perdere incassi dovuti.
Se poi si vuole offrire una facilitazione in più al cliente, ci sono molti software che mettono a disposizione dell’utente finale un’app e/o un portale web dedicato, per poter effettuare acquisti e pagamenti direttamente seduti dal divano di casa. L’e-commerce, che ha subito un’impennata pazzesca per ovvi motivi durante il lockdown, è oggi una pratica molto diffusa. Poter pagare con carta di credito il proprio abbonamento in piscina, magari anche secondo una pianificazione ricorrente automatica, è una facilitazione molto apprezzata che, oltre a permettere di evitare code e assembramenti in reception, fornisce all’utente la possibilità di acquistare e pagare h24 aumentando quindi le probabilità di successo commerciale!
3. IL CONTROLLO ACCESSI: Il cliente è ormai acquisito, adesso si tratta di verificare che i suoi accessi siano in linea con l’abbonamento sottoscritto, che gli orari in cui accede siano quelli corretti, che il giorno sia quello giusto, che sia presente un certificato medico valido o un’autocertificazione in attesa della visita medica, che non ci siano rate scadute.Se invece si tratta di un utente occasionale è importante verificare che abbia pagato il ticket…quante cose! Impossibile tenere tutto sotto controllo senza un valido monitoraggio degli accessi.
Il controllo accessi è proprio una delle principali funzioni dei software gestionali per piscine: grazie al collegamento tra un dispositivo di riconoscimento, che può essere la tessera o il bracciale (o anche semplicemente un’app sullo smartphone) collegato all’anagrafica del cliente, sarà possibile verificare in tempo reale se chi sta entrando possiede “tutte le carte in regola” e, in caso contrario, bloccare la possibilità di accesso.Se l’utente in questione è un bambino è anche possibile stabilire di concedere l’accesso a uno o più accompagnatori, senza generare coda all’ingresso a causa di un tornello che non si apre.
Le registrazioni degli accessi inoltre rimangono memorizzate nel database del software, consentendo di risalire, anche a distanza di tempo, a chi è entrato un certo giorno a una certa ora. Il tutto nel pieno rispetto della privacy. Attenzione ai fogli presenze che troppo spesso si vedono con nomi e cognomi in chiaro visibili da tutti, personale autorizzato e non, dove manualmente vengono inseriti gli utenti che stanno entrando: alla faccia del rispetto della riservatezza dei dati…
Quando l’abbonamento è a numero ingressi, la registrazione dell’accesso è necessaria per lo scalo degli ingressi e per rendere evidenza al cliente in caso di potenziali contestazioni.
4. NEGLI SPOGLIATOI: Prima e dopo l’accesso in vasca, un punto di passaggio fondamentale in piscina è dato dagli spogliatoi. Prima perché occorre prevedere degli spazi dedicati al cliente per poter lasciare i propri effetti personali in sicurezza, dopo per tutte quelle attività successive alla pratica sportiva. Anche qui vige la regola per cui gli strumenti digitali sono al servizio dell’uomo per facilitare e semplificare i processi.Attraverso un sistema di serrature elettroniche è possibile far si che la stessa tessera (o bracciale) che si utilizza per accedere all’impianto possa chiudere e aprire l’armadietto.Sempre con la tessera è possibile attivare docce e phone senza dover maneggiare monetine o gettoni. Molte soluzioni software prevedono un borsellino elettronico sulla tessera in modo che l’utente possa caricare dei soldi da spendere poi in servizi come docce, phon o distributori automatici.
5. LA PRATICA DELL’ATTIVITA’ IN ACQUA: Eccoci! Il momento principe per chi decide di frequentare un impianto natatorio è questo: mettere il piede in vasca e lanciarsi letteralmente nella pratica di uno sport accarezzato dall’acqua.Tutto quello che succede in vasca alle volte può sembrare caotico e lasciato all’improvvisazione, tuttavia non è così. Anche qui, in modo silente, il software gestionale aiuta a mantenere ordine e precisione.L’occupazione delle vasche e delle corsie sarà frutto di un’attenta pianificazione in fase di organizzazione dei corsi e delle varie attività e grazie al software ogni utente sarà assegnato al suo corso nel giusto giorno e orario. Quando si presenta la necessità di uno spostamento, a causa ad esempio di un recupero, l’accesso alla piscina sarà consentito al varco perchè dietro c’è stato uno spostamento nella pianificazione da software.Fornire al tuo cliente una user experience altamente gratificante in relazione alla pratica di attività in acqua? Adesso non esageriamo… per questo devi affidarti ai tuoi istruttori, mica può farti tutto il gestionale…
Inizia a gestire digitalmente la tua piscina!