La Fatturazione Elettronica: cos’è e come funziona?

La fattura elettronica è un documento informatico in formato strutturato (XML) trasmesso per via telematica al Sistema di interscambio (SDI), un sistema informatico, gestito dell’Agenzia delle Entrate. Dal 2015 la fattura elettronica è obbligatoria per i rapporti commerciali tra aziende private e la Pubblica Amministrazione, mentre diventerà obbligatoria per tutti i titolari di partita IVA a partire dal prossimo 1° gennaio 2019, in seguito alla Legge di Bilancio 2018

Cos’è la fatturazione elettronica

L’operazione di emissione di una fattura prende il nome di fatturazione. La fatturazione è dunque intesa come quel processo che parte dalla composizione della fattura, in generale da parte del fornitore di beni/servizi, e si conclude con l’archiviazione della fattura sia da parte del fornitore che da parte del cliente. La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione, ricezione e conservazione delle fatture che permette di abbattere il costo del supporto cartaceo e di tutti i relativi costi di stampa e di diminuire i tempi di spedizione, archiviazione e conservazione.

Una fattura per essere considerata elettronica e a norma deve necessariamente avere un formato strutturato. Il nuovo formato in cui le fatture elettroniche devono essere prodotte, trasmesse, archiviate e conservate è un formato digitale chiamato XML (eXtensible Markup Language), un linguaggio informatico che consente di definire e controllare il significato degli elementi contenuti in un documento. La fattura elettronica ha lo stesso valore legale della versione cartacea ma si differenzia dalla precedente versione per il formato, che deve infatti rispettare i requisiti richiesti per poter essere accettata dal Sistema di Interscambio (SDI).

La fattura elettronica verso la PA

La Finanziaria 2008 ha stabilito che l’emissione di una fattura nei confronti delle Amministrazioni dello Stato debba avvenire esclusivamente in forma elettronica attraverso il Sistema di Interscambio (SDI). La fatturazione elettronica verso la PA è un sistema che coinvolge 3 diversi attori: il fornitore (o il suo intermediario), il Sistema di Interscambio e la Pubblica Amministrazione.

Una volta compilata e firmata digitalmente, la fattura transita dal Sistema di Interscambio, che per legge è il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture emesse verso la PA. Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico che si occupa di:

• ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della FatturaPA;
• effettuare controlli sui file ricevuti;
• inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie
• notificare all’emittente l’avvenuta accettazione o rifiuto da parte della PA.

La fattura elettronica tra Privati

Una delle grandi novità, che a partire dal 2019 coinvolgerà tutti i privati, è l’obbligatorietà della fatturazione elettronica per tutti i titolari di partite Iva. Come previsto dalla nuova Legge di Bilancio 2018 l’obbligo di fare fattura elettronica tra Privati sarà realizzato in tre fasi distinte:

• Dal 1° luglio 2018 per le prestazioni di subappaltatori nel quadro di un contratto di appalti pubblici;
• Dal 1° settembre 2018 si vedrà l’obbligo di emissione fatture elettroniche tax free shopping, ossia per gli acquisti di beni del valore complessivo, al lordo dell’Iva, superiori a 155 euro destinati all’uso personale o familiare, da trasportare nei bagagli personali fuori del territorio dell’UE;
• Dal 1° gennaio 2019 si vedrà l’avvio dell’obbligo allargato a tutte le operazioni tra soggetti privati titolari di partita IVA, comunemente noto come B2B, e verso i consumatori finali, noto come B2C. Le nuove disposizioni non si applicano ai soggetti che applicano il regime forfettario e quelli che continuano ad applicare il regime dei minimi che, pertanto, sono esonerati dal nuovo futuro obbligo.

I vantaggi della fatturazione elettronica

Uno dei primi grandi vantaggi che si possono ottenere con l’utilizzo della fatturazione elettronica è quello legato alla digitalizzazione delle imprese e allo sviluppo del mercato digitale europeo.

Un secondo vantaggio è il risparmio, non inteso solo come minori costi di stampa e spedizione (nonostante essi non siano da trascurare), ma come completa automazione e integrazione dei processi tra le parti che generano una riduzione e ottimizzazione dei costi, ad esempio:

• risparmi tempo non dovendo più inserire manualmente i dati manuale;
• azzeri il rischio di perdere le tue informazioni contabili e aziendali;
• limiti gli errori e abbrevi i tempi di pagamento.

Insomma, una rivoluzione digitale che permette di inviare fatture in forma elettronica, e di compilarle e mandarle a clienti, commercialisti e a tutti i diretti interessati in maniera semplice.

Le soluzioni di TeamSystem

Esistono software che permettono in maniera molto semplice e intuitiva di gestire tutte le fatture in formato elettronico, agevolando quindi il compito di gestione della fatturazione aziendale. TeamSystem ha la soluzione per te.

Agyo Fatturazione

Una prima soluzione messa a disposizione delle aziende, ideale per chi deve gestire l’intero ciclo di fatturazione elettronica, si chiama Agyo Fatturazione.

È una piattaforma in Cloud, adatta per lo scambio di fatture elettroniche a norma tra fornitori, clienti e la Pubblica Amministrazione.

Il modo più veloce e sicuro per gestire al meglio l’intero processo dall’emissione della fattura elettronica a norma, fino al controllo della corretta trasmissione compresa la conservazione digitale.

Agyo Fatturazione è facilmente collegabile a qualsiasi gestionale attraverso appositi connettori.

Contabilità in Cloud

Una seconda soluzione offerta da TeamSystem si chiama Contabilità in Cloud, ed è una piattaforma Cloud che consente di gestire la contabilità e la fatturazione della tua azienda, di collaborare attivamente con il tuo consulente e con i collaboratori in maniera efficiente e intelligente.

È ideale per chi non possiede ancora un gestionale, ed è alla ricerca di un prodotto unico e completo, oppure per chi vuole aggiornare il proprio sistema contemporaneo ed evoluto.

È una soluzione di respiro internazionale, progettata nativamente per il cloud, che semplifica la collaborazione tra tutti i soggetti coinvolti nella gestione di un’azienda.

È una soluzione aperta che consente in maniera agevole di  integrarsi efficacemente con altri sistemi informativi quali ad esempio CRM e E-Commerce.

È adatta per le piccole e medie imprese con una contabilità standard e per l’imprenditore che vuole sfruttare i vantaggi del cloud ed evitare il fastidio di installare e aggiornare  software sui computer, fare backup, eccetera.

È particolarmente adatta per le imprese di servizi, artigiani e per chi in genere lavora su progetti/commesse grazie alle caratteristiche disponibili nel modulo dei progetti.