Come organizzare il piano dei conti aziendale

Per un’azienda e per ciascun altro soggetto tenuto alle registrazioni contabili, organizzare un piano dei conti in maniera efficiente è di fondamentale importanza. 

I software in Cloud dedicati alla gestione della contabilità aziendale permettono di personalizzare tale strumento. In questo modo, si definiranno le “fondamenta” su cui costruire la contabilità della propria azienda. La personalizzazione del piano dei conti sulla base delle singole esigenze aziendali permette di avere una contabilità dettagliata che agevola l’analisi del risultato finale. In questo articolo esploreremo il concetto di piano dei conti per le PMI, la sua organizzazione e i vantaggi dell’utilizzo di soluzioni basate sul Cloud per la gestione contabile. 

Cos’è il piano dei conti e a cosa serve 

Il piano dei conti è un documento fondamentale utilizzato dalle aziende per effettuare le registrazioni contabili secondo il principio della partita doppia. 

Si tratta, in concreto, di un elenco di voci che serve a registrare e organizzare le transazioni aziendali in modo analitico e riassuntivo. Tali voci vengono movimentate nelle operazioni aziendali, quali: registrazione di fatture di acquisto e vendita, registrazioni in prima nota, incassi, pagamenti, ammortamenti, ecc. All’interno del piano dei conti, i conti sono divisi in due categorie: 

• conti patrimoniali: per la gestione di operazioni patrimoniali e finanziarie, successivamente inseriti nello stato patrimoniale del bilancio (ad esempio: crediti, debiti, banca, cassa, immobilizzazioni, rimanenze); 
• conti economici: per la gestione di operazioni economiche, successivamente inseriti nel conto economico del bilancio (ad esempio: costi per materie prime, costi per servizi, costi di gestione, spese del personale, ricavi per vendita beni, ricavi per vendita servizi, ecc.) 

A differenza dello schema di bilancio, che è indicato nel Codice civile ed è standard e uguale per tutti, il piano dei conti può variare in base alle esigenze dell’azienda. Quest’ultima può personalizzarlo a patto che poi le varie voci confluiscano nella corretta collocazione nello schema di bilancio CEE. 

Come organizzare un piano dei conti 

Vediamo ora insieme come organizzare un piano dei conti aziendale. 

Un piano dei conti generico, innanzitutto, è composto da: 

• quadro dei conti: che include il conto primario, i sottoconti e le voci di bilancio; 
• note esplicative: che forniscono chiarimenti sul funzionamento dei sottoconti e il significato dei valori registrati. 

I conti che costituiscono questo piano accolgono valori economici (costi e ricavi) e valori patrimoniali/finanziari (attività e passività). Ogni conto ha diverse proprietà: 

• tipo: indica se il conto accoglie valori economici o patrimoniali; 
• numero: un identificativo univoco per il conto;
• nome: la descrizione del conto. 

Una volta comprese le componenti fondamentali è bene prendersi del tempo per personalizzare e snellire il proprio piano dei conti. 

Ecco alcune analisi preliminari da effettuare: 

• analizzare l’attività aziendale per evidenziare le aree soggette ad una contabilità più dettagliata; 
• identificare la struttura specifica del piano dei conti più congeniale, distinguendo i conti più importanti (perché misurano aspetti fondamentali per l’azienda) e i conti ordinari (i conti che servono per registrare le operazioni di routine); 
• dividere i conti patrimoniali dai conti economici. 

I vantaggi di un piano dei conti in Cloud 

I software di contabilità in Cloud, tra le loro molteplici funzionalità, includono un piano dei conti già altamente dettagliato, il cui utilizzo comporta una serie di vantaggi:  

• flessibilità: possibilità di modificare, copiare o eliminare voci del piano dei conti in modo rapido e intuitivo; 
• monitoraggio: capacità di monitorare il saldo per ogni conto o gruppo di conti in tempo reale; 
• tracciabilità: accesso al partitario del conto, che mostra tutte le movimentazioni e il saldo contabile corrente; 
• gestione del budget: possibilità di registrare e confrontare i valori di budget con quelli effettivi; 
• importazione dei dati: facilità nell’importare valori di budget o l’intero piano dei conti da file in formato .csv. 

Organizzare un piano dei conti aziendale in modo efficiente è di cruciale importanza per poter pianificare al meglio le attività aziendali. L’utilizzo di soluzioni basate sul Cloud offre numerosi vantaggi in termini di flessibilità, accessibilità e sicurezza dei dati. 

Investire nella corretta organizzazione e gestione del piano dei conti può fare la differenza nel successo di una piccola e media impresa.