a cura della Redazione TeamSystem Hospitality
Quando il Meeting diventa Ibrido
Settembre è arrivato e ha quasi archiviato il segmento leisure: le spiagge cominceranno ad essere un lontano ricordo da postare sui social e, ci auguriamo, presto riapriranno i segmenti alternativi: città d'arte in testa, ma anche business e si spera sia rimasta anche la voglia di soddisfare qualche desiderio inespresso per dei week end: Venezia, Firenze, Napoli. In questo scenario ancora incerto un occhio di riguardo va al segmento meeting ed eventi. Se c'è qualcosa che è profondamente cambiato durante e dopo l'emergenza covid 19 è stato proprio il segmento degli eventi – dagli incontri di lavoro, alle sessioni formative fino alle convention e agli eventi.
Durante il lockdown abbiamo scoperto - almeno in Italia - un modo alternativo di incontrarci e fare business. Le piattaforme online si sono fatte largo proponendo un modo nuovo di fare incontri di lavoro, magari non sempre efficace, ma sicuramente meno dispendioso per le aziende e certamente più sicuro. Senza costi di trasporto o soggiorno i meeting e gli eventi si sono alleggeriti di molto gettando molte realtà alberghiere in crisi profonda.
Non tutti gli incontri possono però continuare con questa modalità: se le riunioni interne e quelle organizzative trovano in questa nuova modalità un modo più economico e parallelamente più funzionale, esistono eventi che non possono sopravvivere in questo mondo virtuale.
Da tempo e sempre più spesso si fa largo l'evento ibrido, e diventa subito Trend 2021. Si mette assieme la necessità di distanziamento personale, imposta dalle misure anti-contagio, con la necessità di molte aziende di non rinunciare a quegli eventi chiave per il loro business: si pensi solo ad alcune fiere di prestigio internazionale.
L’evento ibrido è un mix di soluzioni: un evento fisico ed un evento digitale, che mette assieme una parte di presenza fisica con una più ampia platea di partecipanti digitali.
Gli eventi ibridi accorciano le distanze, riducono i costi e gli spostamenti e stanno diventando una necessità per quelle aziende che non possono limitarsi a riunioni on line.
Gli eventi si svolgono in una location fisica – il vostro albergo – a questo pubblico dal vivo, ma limitato per questioni di covid e spazio, si possono aggiungere spettatori da remoto, un’audience decisamente più ampia e magari capace di interagire in tempo reale. È chiaro che niente sarà efficace come stringersi la mano e incontrarsi ad una fiera, ma forse questa modalità potrebbe far incontrare alle aziende clienti che prima per questione di costi/tempo/distanze non avrebbero mai potuto incontrare.
Cosa può significare questo per il mondo degli alberghi? In primo luogo, c'è senza dubbio la necessità di aggiornare la propria tecnologia: un impianto tecnologico che non può più limitarsi allo schermo con proiettore alle lavagne con fogli mobili, già obsoleto nel pre Covid. Oggi si parla di impianti che possano dedicare una banda di navigazione per i partecipanti, per permettere ai presenti di collegarsi ma anche di trasmettere. Impianti di videoconferenza con un’alta qualità di suono e immagini. Uno staff preparato che possa supportare in loco l'evento capace di risolvere problemi più complessi o anche solo dialogare con l'eventuale service che segue l'evento e perché no, diventare esso stesso service. I service hanno infatti, messo a punto vari servizi per la realizzazione dirette streaming multipiattaforma, ma anche servizi per la post-produzione e divulgazione, rendendosi elementi indispensabili per realizzare un meeting (virtuale e non).
Come sempre si aprono scenari di grande mobilità: fermarsi ad offrire le sale meeting come “prodotto” si corre il rischio di essere limitati ma improvvisarsi tecnici si rischia anche di più. Probabilmente in una versione bundle – o pacchetto - dei prezzi delle sale meeting sarebbe necessario pensare ad omaggiare la sala predisponendo un servizio completo di assistenza sia in termini tecnologici che in termini di comunicazione.
Un evento ibrido può comportare un investimento importante in termini di comunicazione: vista la possibilità di ampliare l'audience dell'evento i punti di contatto devono moltiplicarsi a dismisura. In questa dinamica l’albergo potrebbe davvero aggiungere un servizio che sia in grado di veicolare gli eventi e contestualmente la propria immagine come location. Video, immagini, streaming diventare anche materiale per quei social che spesso sono rimasti dominio dei portieri notturni e delle brioche mattutine, quando non sono state propriamente seguite da social media manager. Ormai è chiaro che il 70% degli eventi on line ben riusciti sono quelli che sono stati supportati meglio in ambito social.
La parola d’ordine sembra quindi essere tecnologia: a seconda delle dimensioni del vostro albergo potrebbe rivelarsi utile aver già pronti dei preventivi per avere un service a disposizione, da affiancarsi alla classica offerta di sale e coffee break. Un segmento che cambia volto, cambia esigenze a cui è necessario fornire da subito delle risposte.
Emozionale e innovativa, aspetti che portano a pensare che la tecnologia non ci abbandonerà e andrà ad arricchire gli eventi tradizionali, coinvolgendo nuovi attori o trasformare il palcoscenico -il vostro albergo- in attori principali.
