a cura della Redazione TeamSystem Hospitality
ANDRÀ TUTTO BENE: 10 COSE DA FARE PER RIAPRIRE ALLA GRANDE!
E' un momento complesso per il mondo dell'ospitalità, però possiamo sfruttare al meglio questo momento di stasi per portare avanti quelle attività che a struttura “fully booked” risultano difficili da espletare.
Eccoti una serie di consigli (e come realizzarli) per farsi trovare preparati quando sarà il momento di riaprire e ripartire alla grande!
1. RAGGIUNGI VIRTUALMENTE IL TUO HOTEL ANCHE DA CASA!
“Smart Working” e #iorestoacasa … parole d’ordine in questi giorni! Se fruisci già del tuo software tramite il cloud (Teamsystem Hospitality,WebHotel, Figaro) non devi fare nulla.
Se la tua installazione è in locale, è necessario qualche piccolo accorgimento.
Come fare
- Crea o fatti creare dal tuo tecnico una VPN (Virtual Private Network) che ti consentirà di utilizzare il pc di casa tua come se fossi in hotel. Indica l’indirizzo che usi di consueto ed è fatta.
2. CONTROLLA LE PRENOTAZIONI
Pensa positivo e guarda al futuro! Fai il punto della situazione controllando lo stato delle prenotazioni future. Contatta il cliente rassicurandolo che gli garantirai il prezzo pattuito e ringraziandolo per la fiducia accordata. Ricontrolla Anticipi e validità delle Carte di Credito, se non lo hai già fatto.
Come fare
- Fai una stampa della pianificazione raggruppata per stato prenotazione
- Fai un report degli arrivi per giorno, in versione light e con l’opzione email per ottenere gli indirizzi al quale mandare una email di riconferma e ringraziamento
- Fai una stampa del forecast per prenotazioni annullate e verifica se magari qualche pratica prenotata nel lungo periodo, può essere convertita da cancellazione a prenotazione in opzione…
3. GESTISCI GLI ANTICIPI
Evita brutte sorprese! Controlla gli anticipi collegati alle prenotazioni e gestiscili in base alle tue policy.
Come fare
- Fai una stampa delle prenotazioni per rendiconto per visualizzare gli anticipi collegati alle pratiche confermate.
- Se hai deciso di mantenere il credito al cliente in modo da poterlo riutilizzare per prenotazioni future annulla solo il dettaglio di prenotazione; quando sarà il momento, basterà aggiungere un record alla prenotazione già esistente. Se hai annullato tutta la prenotazione prova a ripristinarla, annullando successivamente solo il dettaglio. Se non sai come fare o hai difficoltà, contatta l’assistenza.
- Se invece hai applicato delle tariffe non rimborsabili, ricordati di contabilizzare l’anticipo, generando un documento da conto passanti collegato alla caparra o l’acconto già versati. Puoi facilmente visualizzare gli anticipi legati a prenotazioni cancellate o passate dalla stampa anticipi e residui. Se non la conosci, contatta l’assistenza.
4. ACCORPA DATI OBSOLETI
Fai le pulizie di Pasqua (virtuali)! Che siano anagrafiche ditte/clienti duplicate, addebiti ormai in disuso (“Addebito Fax”), Listini (“FIT 2001”) o tipologie di camere, verifica la configurazione del tuo database e fai un po’ di pulizia in modo da rendere la ricerca dei dati più facile e veloce.
Come fare
- Le tipologie di addebiti e di camere, possono essere rinominati all’occorrenza, semplicemente cambiando la descrizione (mai il codice!). tutto il pregresso verrà visualizzato con la nuova descrizione.
- I listini possono essere disabilitati per impedirne la visualizzazione togliendo il flag da attivo.
- o Le ditte e clienti obsoleti possono essere accorpati, chiedi all’assistenza come fare.
5. CONTROLLA L'INVENTARIO
Croce e delizia di tutti gli economi! Se sei bloccato in struttura non c’è miglior occasione per fare l’inventario degli articoli di magazzino e perché no… anche dei beni.
Come fare:
- Fai la stampa di magazzino dello stock inventario e segna nell’apposito campo la quantità rilevata
- Gestisci transazioni di reintegro scorte se hai trovato più articoli e devi aggiungerli alla giacenza o di rilevazione stock se devi scaricare merce che non hai trovato fisicamente in magazzino. Grazie alla procedura automatica devi solo indicare la giacenza attuale. Se non sai come fare contatta l’assistenza.
6. RIVEDI I TUOI PIANI TARIFFARI
Dai una ventata di aria fresca al mondo online!
Come fare:
- Rivedi tariffe & strategie tariffarie: si può fare da Figaro, tramite i nuovi aggiornamenti da inviare ai portali, tramite aggiornamento del planning o anche l'aggiornamento dei piani tariffari stagionali nell'apposita sezione, per chi li utilizza; se non sai come fare, contattaci!
- Crea nuove promozioni dall'extranet del booking engine tramite le sezioni sconti, promozioni etc. Per i portali, invece, vanno concordate e applicate direttamente nelle extranet dei portali
- Rivedi i contratti tour operator/portali: gli aggiornamenti/allungamenti dei contratti vanno fatti prima di tutto con l'account manager del portale, poi eventualmente segnalando a noi del support le modifiche apportate per poter aggiornare le configurazioni. Puoi già fare una prima verifica dall'area aggiorna di Figaro, selezionando portale per portale e vedendo le camere collegate, o dalla sezione camere collegate per eventuali sconti su alcuni piani tariffari
- Verifica la tua presenza online: se sei chiuso, metti le camere in manutenzione sul PMS in modo da essere sicuro di non aprire inavvertitamente la disponibilità!
7. CONTROLLA LE FATTURE SCARTATE
La fatturazione elettronica era uno degli “Hot Topic” del 2019, ma non per questo va dimenticata! Un indirizzo errato, un codice CUU/IPA inserito male e la fattura viene scartata dallo SDI. Non rischiare che la ditta non riceva la fattura e dilunghi il pagamento: fai un controllino almeno una volta alla settimana.
Come fare:
- Dalle maschere di esportazione fatture elettroniche, filtra le fatture scartate / da elaborare; verifica la causa dello scarto dallo SDI e provvedi a correggere l’errore e rimandare la fattura. Se non sai come fare, contatta l’assistenza
8.CHIUDI I CONTI E TIENI D’OCCHIO I SOSPESI
“Prima di fatturare, mi serve l’intestazione del gruppo …” , “il direttore mi ha detto di aspettare prima di chiudere il conto di …”, “Devo incassare il sospeso ma aspetto la data valuta…” quante volte lo hai detto? È arrivato il momento di chiudere i conti in attesa fatturazione e di ricontrollare se tutte le quietanze (e note credito) sono state emesse.
Come Fare:
- Controlla dai conti parcheggiati (selezione conti / conti attesa fatturazione) se ci sono conti da chiudere ed emetti il documento.
- Fai un estratto dei sospesi ancora da incassare con la stampa dei sospesi o dei partitari e confrontali con i movimenti bancari.
9. OTTIMIZZA IL REVENUE DI TUTTI I REPARTI
Dai uno sguardo al passato per proiettarti nel futuro! Verifica ciò che è stato fatto, come è stato fatto e investi dove vedi margini di miglioramento. Non limitarti a vendere solo camere: migliora il revenue di tutti i reparti puntando sui servizi ancillari per aumentare la redditività.
Come fare:
- Fai un report della produzione / indicatori di vendita suddiviso per centro di ricavo o per addebito. Vedi quali sono i reparti che possono generare introiti maggiori e crea la tua strategia di marketing.
- Utilizza il marketing automatizzato di TeamSystem Hospitality per sfruttare al meglio la booking window e proporre ai clienti servizi extra. Se non ne hai mai sentito parlare, contattaci e ti mostreremo come funziona.
10. APPROFITTANE PER STUDIARE
Non si finisce mai di imparare, è proprio vero! Se è vero che dispense e manuali sono noiosi, non si può dire altrettanto dei nostri webinar tenuti dai nostri migliori consulenti, completamente gratuiti e incentrati sugli argomenti più richiesti.
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