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Professione e studio digitale

Professione e studio digitale
30/09/2019 | Avv Giuseppe Vitrani | gestione-studio

La professione dell’avvocato fa ormai pienamente parte del mondo digitale; basti pensare al ruolo predominante che ha assunto il computer nella redazione degli atti giudiziari o anche nella gestione delle incombenze di studio. Per non parlare poi dell’entrata a pieno regime dei vari processi telematici, che ha in effetti reso palese quanto sia fondamentale il corretto utilizzo degli strumenti digitali ormai necessari per il corretto esercizio della professione.

La stessa Corte di Cassazione, con sentenza n. 22320 del 2017 ha chiarito come non possa sostenersi che “nell'attuale contesto di diffusione degli strumenti informatici ed in ogni caso delle telecomunicazioni con tali mezzi, quello che consenta di leggere correntemente il formato di un atto notificato nel rispetto di quelle regole, corrispondenti a standard tecnici minimi ed adeguatamente diffusi e pubblicizzati, comporti, per un professionista legale quale ordinario ovvero normale destinatario di quelle regole, un onere eccezionale od eccessivamente gravoso: integrando piuttosto la dotazione di quegli strumenti un necessario complemento dello strumentario corrente della sua attività quotidiana e, quindi, un adminiculum ormai insostituibile per l'esercizio corrente della sua professione, attesa l'immanente e permanente quotidiana possibilità dell'impiego, da parte sua o nei suoi confronti, degli strumenti tecnici consistenti nella notifica col mezzo telematico di atti, soprattutto processuali”.

Fermo tale principio, ormai consacrato anche dalla giurisprudenza di legittimità, è opportuno valutare come le tante risorse digitali a disposizione del professionista possano tradursi nella realizzazione di un ecosistema in grado di fornire risposte soddisfacenti sia a livello gestionale sia a livello di protezione dei dati personali.

In tal senso molto si dice circa la necessità di dotarsi di antivirus o di effettuare periodici (o meglio, quotidiani) backup dei dati al fine di non disperdere il lavoro dello studio professionale o non mettere a repentaglio la sicurezza dei dati personali gestiti quotidianamente; si tratta dunque di temi importantissimi, che richiedono attenzione ma non per forza dispendio di denaro.

Iniziando dalla gestione delle password, una buona verifica circa la loro sicurezza può essere fatta sottoponendo quella scelta alla verifica da parte di un sito specializzato a tal fine (https://howsecureismypassword.net), che calcolerà quanto tempo occorre per violarla; si scoprirà così che la maggior parte delle password utilizzate (“qwerty”, “123456”, “password”) sono tra le più insicure e possono essere decifrate in pochissimi secondi. Inoltre è bene, sempre a fini di sicurezza, che vengano abilitati meccanismi di autenticazione a due fattori, ormai previsti da pressoché tutti i servizi disponibili in rete.

Ulteriore problema posto dalle password è che sono richieste per sempre più servizi e, se diversificate (come dovrebbe avvenire), sono difficili da ricordare; per ovviare a tale difficoltà si scelgono allora opzioni altamente insicure, come quella di scriverle su fogli volanti che possono essere smarriti o sottratti da malintenzionati, oppure come quella di utilizzare una sola password (e magari un unico username) per tutti i servizi utilizzati. Con il risultato che il furto delle credenziali nel corso di un attacco hacker può compromettere l’utilizzo di una miriade di servizi.

Per ovviare a tali inconvenienti esistono in realtà soluzioni ottimali, quali quella di utilizzare un password manager, una vera e propria cassaforte all’interno della quale racchiudere tutte le proprie credenziali di autenticazione. Utilizzando tali servizi, attraverso un’unica master password, che potrà essere anche piuttosto complicata, potrà essere creato un database che contiene tutti gli username e le password utilizzate dallo studio.

Altra utile verifica che si potrà condurre è relativa all’indirizzo di posta elettronica (anche certificata). Esistono infatti risorse (es. https://haveibeenpwned.com) attraverso le quali è possibile verificare se il proprio account risulti coinvolto in data breaches avvenuti su server esterni e quale tipologia di credenziali sia stata eventualmente sottratta (es. indirizzo mail, password, password crittografate). Evidentemente, laddove la verifica avesse risultato positivo, si potrebbero porre in essere le necessarie contromisure, come ad esempio il cambio delle password dei servizi compromessi in modo da limitare e nella maggior parte dei casi porre fine ai problemi.

In generale è anche bene che il professionista di orienti verso l’utilizzo di sistemi cloud, ormai ampiamente sicuri e per la maggior parte (almeno quelli più noti) in grado di offrire ampie garanzie di rispetto della normativa in materia di dati personali.

Soprattutto chi lavora molto in mobilità potrà preferire tale risorsa all’utilizzo di dispositivi fisici, come chiavette USB o hard disk esterni, purtroppo legati al rischio di smarrimento o di rottura accidentale; senza contare che un servizio cloud offre possibilità di storage di dati infinitamente maggiori rispetto ad un dispositivo fisico.

Non bisogna poi trascurare un aspetto cruciale legato al fatto che, gestendo ormai una mole enorme di dati digitali, anche l’archivio dell’avvocato dovrà essere gestito in digitale e non dovrà invece essere costituito da stampe di documenti o messaggi di posta elettronica; il professionista dovrà infatti preservare i documenti originali e non le loro riproduzioni cartacee.

A tal fine sarà bene che si utilizzi un servizio che rispetti il Codice dell’Amministrazione Digitale e il dpcm 3 dicembre ’13; solo così si avrà la certezza che i documenti verranno tenuti in condizioni di leggibilità, autenticità e reperibilità durante tutto il ciclo di vita.

Inoltre, occorre considerare che facendo ricorso ad una risorsa del genere si genera una ricaduta positiva in termini di gestione della data retention secondo il regolamento UE n. 679 del 2016; per effetto della stipulazione di un vero e proprio contratto con il conservatore si porrà anche un termine finale per la custodia dei dati (che dovrà evidentemente coincidere con quello dichiarato al proprio cliente in sede di informativa privacy).

Decorso tale termine, il conservatore provvederà, sempre previo interpello del professionista, allo scarto, ovvero alla eliminazione, dei documenti e dei dati personali in essi contenuti e lo farà secondo modalità sicure e regolamentate da norme e standard internazionali in materia di gestione documentale.

Facendo ricorso a tale servizio, pertanto, l’avvocato potrà creare un automatismo in grado di rispettare in pieno la normativa privacy e le principali cautele in tema di gestione documentale, di fatto con un solo click.

Altro aspetto positivo è legato anche alla responsabilità professionale nella gestione del fascicolo; laddove ad esempio lo stesso dovesse essere consegnato ad un altro professionista potrebbe essere scaricato dall’archivio digitale con tutte le garanzie di sicurezza e di corretta tenuta.

Come si vede, si tratta dunque di un caso esemplare in cui la tecnologia è in grado di facilitare la vita del professionista con pochi semplici adempimenti.

 

 

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