EASYLEX - Gestione Studio Legale

  • Gestione Studio Legale completa
  • Controllo di gestione rispetto alle attività svolte
  • Controllo della redditività delle pratiche e incasso delle fatture proforma
  • Archiviazione elettronica delle pratiche e di tutti i testi e documenti utilizzati
  • Gestione delle relazioni con i clienti e di ogni forma di comunicazione (telefono, sms, e-mail, web)
  • Gestione del portale clienti per pubblicare e rendere fruibili via web i documenti dei clienti
  • Gestione del portale dello Studio per consentire ai professionisti l’accesso via web e in mobilità a tutte le informazioni

EASYLEX: Gestionale Studio Legale completo e potente che affianca lo Studio in tutti i processi di lavoro

EASYLEX è la soluzione adatta per gli studi legali e uffici legali che vogliono utilizzare una soluzione completa e strutturata per l’organizzazione e il controllo dell’ufficio

Lo Studio Legale incontra il software gestionale con EASYLEX uno strumento semplice da usare ma anche molto potente:

  • L’agenda legale sia personale che di studio, facile da usare anche in mobilità. Comoda anche per la rapida organizzazione di riunioni con anche gestioni di sale.
  • Lo strumento per l’inserimento delle numerose telefonate che arrivano in Studio ogni giorno.
  • Il Timesheet che permette di consuntivare attività sulle pratiche anche a partire dall’agenda legale.
  • App e Web Edition, per avere sempre a disposizione le informazioni fuori studio.
  • I grafici che permettono di controllare il carico di lavoro delle risorse in modo da assegnare i compiti a quelle più scariche.
  • L’archivio documentale che permette di condividere con tutti i professionisti il materiale di Studio controllando nello stesso tempo gli accessi ai documenti.
  • I grafici che permettono di analizzare la vita dello Studio (fatturato globale, fatturato per cliente, ore lavorate, costi, etc.)
  • La gestione contabile che dall’elaborazione della fattura alla tenuta della contabilità di Studio permette analisi economiche su più livelli
  

Gli uffici legali aziendali sono spesso oberati di scadenze molto strutturate, attraverso EASYLEX trovano uno strumento semplice da usare ma anche molto potente:

  • Creazione del fascicolo elettronico di ogni ‘pratica’ aperta in ufficio (redazione contratti, recupero crediti, partecipazione incontri BOARD, etc.) per monitorare tutte le attività svolte e inserire i dati economici della pratica.
  • L’agenda che permette di schedulare attività strutturate per ogni tipo di scadenza (scadenze o rinnovi contratti, rate o controlli su recupero crediti, date incontri BOARD, etc.)
  • L’archivio documentale delle pratiche, dove andare a conservare tutti i files relativi ad un determinato fascicolo.
 

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Le funzionalità EASYLEX

In agenda si possono inserire tutte le scadenze importanti per il professionista (depositi, redazione atti, appuntamenti, udienze, interrogatori, etc.) collegando anche allarmi e / o preavvisi con un calcolo dei giorni integrato. Sulle stesse scadenze è poi molto facile consuntivare il lavoro svolto. Le agende possono essere inoltre di Studio o dei singoli avvocati

I fascicoli creati ed il loro contenuto (documenti, mail, scadenze, fatture, etc.) diventano una informazione a disposizione di tutto lo studio, sempre consultabile e a disposizione di tutti. Naturalmente è possibile limitare gli accessi delle risorse in base a ciò che possono o non possono vedere o modificare, cancellare, etc.

È possibile creare la fattura di Studio a partire da un elenco prestazioni, da onorari a fase, a forfait oppure gestire la fatturazione periodica. Vengono gestiti gli acconti e i saldi. È facile inoltre controllare le fatture incassate e gestire dei solleciti o dei promemoria interni. Sul fatturato di studio si può fare anche la ripartizione ai professionisti che ne hanno diritto. Infine esiste anche la possibilità tenere la Contabilità di Studio (partita semplice, partita doppia, analitica).

Partendo da una fattura creata nel gestionale si genera facilmente il file XML per le Pubbliche Amministrazioni. Il file può essere poi rapidamente inviato al destinatario (PA) e depositato presso un apposito servizio per la conservazione sostitutiva come da Decreto 55/2013.

Rubrica di Studio dove inserire tutti i contatti. In particolare sui Clienti è possibile fare analisi di Marketing (es. ‘quanto lavoro ha lo Studio sul settore industria?, etc.) oppure collegare tra loro le diverse anagrafiche (legali rappresentanti, commercialisti, etc.). La scheda anagrafica ci mostra anche la situazione contabile del cliente (fatture, incassi, pratiche, etc.).

Archiviazione mail e documenti (in entrata e in uscita) in pratiche e anagrafiche clienti, come da poter dematerializzare completamente la pratica cartacea, così da poter condividere l’archivio documentale del fascicolo con tutto lo studio. È possibile creare documenti nuovi da modello attraverso una ‘stampa unione’ prendendo informazioni da anagrafica, dati giudiziali, etc. senza doverli reinserire ogni volta. Sui documenti si possono utilizzare le Revisioni per tenere traccia delle modifiche di tutti i professionisti al singolo documento, in modo da conservare la storia del documento.

Creazione guidata della Nota di Iscrizione a Ruolo attraverso un percorso che propone i dati già presenti nella pratica ma permette anche di inserire quelli mancanti. Il documento creato viene archiviato nella pratica.

È possibile utilizzare procedure standardizzate per gestire le attività di studio, in modo da uniformare tempi e attività ripetitive per tutti i componenti dello studio. Spesso usate per l’inserimento dei termini giudiziali, si utilizzano anche per i controlli amministrativi. Si possono controllare i carichi di lavoro dei vari componenti dello studio, lo stato di avanzamento lavori.

Attraverso questo strumento il cliente può visualizzare e ricevere notifiche su udienze, scadenze, attività e documenti. Le informazioni visibili sono state pubblicate singolarmente dallo studio, che vaglia di volta in volta cosa rendere visibile al cliente e cosa non mostrare.

App per avere sempre in tasca i dati del proprio Studio: si può lavorare con Agenda, Contatti e Documenti sempre a disposizione, anche in modalità offline. Disponibile per Tablet e Smartphone Apple e Android.

Deposito Atti attraverso un percorso guidato. Vengono proposti i dati già presenti nella pratica ma permessi anche inserimenti di dati mancanti. Inoltre in base all’atto scelto, viene controllata la presenza degli allegati obbligatori e dei dati necessari al deposito. Infine viene controllata la dimensione della busta.

All’interno del fascicolo è possibile inserire i dati del passivo, del piano di rientro, delle varie rate, con i relativi costi. È quindi poi possibile analizzare lo stato del recupero credito.