Dall’atto alla busta telematica

Dall’atto alla busta telematica

Come orientarsi tra jpg, pdf e cartelle compresse

L’atto da depositare e la busta telematica

Partiamo dall’atto, che sarà obbligatorio depositare in formato digitale dal 30 giugno 2014. Questo deve rispettare alcuni requisiti sanciti dal Provvedimento 18 luglio 2011, ovvero:

  • è in formato PDF;
  • è privo di elementi attivi (link, ipertesti);
  • è ottenuto dalla trasformazione di un documento testuale;
  • non ha restrizioni per le operazioni di selezione e copia di parti;
  • è sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata;
  • ha la seguente estensione .pdf.p7m;
  • è corredato da un file .XML contenente le informazioni strutturate e le informazioni di iscrizione a ruolo, denominato DatiAtti.xml e sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata.

Il file DatiAtto.xml permette al sistema di giustizia di acquisire automaticamente i dati del procedimento, evitando l’inserimento manuale da parte del Cancelliere. Tali dati saranno acquisiti dai sistemi informatici ministeriali ed utilizzati per l’aggiornamento del fascicolo.

Sarà indispensabile dotarsi di un software per la redazione della busta telematica, alla fine della procedura di inserimento dei dati.

Gli allegati: formati, funzioni e peso

Una volta redatto l’atto da depositare sarà necessario allegare una serie di documenti obbligatori e facoltativi che prendono il nome di: allegati obbligatori e allegati semplici.

  • Allegati obbligatori: variano a seconda della tipologia dell’atto da depositare. Sono uguali agli allegati cartacei, depositati normalmente assieme agli atti difensivi.
  • Allegati semplici: sono gli allegati come la messa in mora o l’estratto delle scritture contabili.

I formati consentiti per gli allegati, sia obbligatori che semplici, sono riportati nella seguente tabella.

Tutti gli allegati presenti possono essere sottoscritti con firma digitale o firma elettronica qualificata. Nel caso di file compressi la firma digitale deve essere applicata dopo la  compressione.

Consigli tecnici per ottimizzare i tempi dei procedimenti

  • Dare un nome il più possibile descrittivo al file allegato. Esempio: Fattura n.1 nome ricorrente e non Fattura.pdf;
  • Cercare di ottenere il miglior compromesso qualità/peso del file controllando le impostazioni dello scanner;
  • Assicurarsi che i file siano scannerizzati nel verso esatto in cui appariranno sul video per agevolare la lettura da parte del Magistrato;
  • Non inserire formati non ammessi all’interno di file compressi;
  • Accorpare i file attraverso la compressione .zip o .rar e accorpare allegati dello stesso tipo. Esempio: Fatture-nome-da1a3.zip e non allegatiricorso.zip
  • Preferibilmente inviare tutti i documenti in formato PDF convertito da file originali o scansionati in b/n ad una risoluzione che va dai 72 ai 200 dpi.
  • Convertire le immagini da jpg/tiff/gif a pdf;
  • Il nome dei file non può contenere in alcun caso caratteri speciali (lettere accentate, apostrofi o altri simboli). Sono ammessi i caratteri . _ e lo spazio.