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Abbiamo scelto EASYLEX GSL per dotarci di uno strumento evoluto di governo dell’organizzazione, che includesse anche tutte le funzioni gestite da molteplici applicativi.

TeamSystem Legal intervista l'Avv. Franco Toffoletto

Studio Toffoletto De Luca Tamajo - Milano

Avv. Franco Toffoletto

Cosa vi ha portato ad adottare, ormai quasi vent’anni or sono, un sistema gestionale mirato alle esigenze dello studio legale come EASYLEX GSL?

Fondamentalmente la consapevolezza che, con la crescita dimensionale dell’attività e la sua distribuzione sul territorio fosse indispensabile dotarci di uno strumento evoluto di governo dell’organizzazione, che includesse però tutte le funzioni che a suo tempo, e in molti casi ancora oggi, venivano gestite da molteplici applicativi con le conseguenti difficoltà in termini di sincronizzazione e interoperabilità. Queste stesse considerazioni ci hanno guidato anche nella fase di collaborazione allo sviluppo di EASYLEX GSL, permettendoci di arricchirlo di funzionalità peculiari che tutt’oggi lo rendono una soluzione pressoché unica sul mercato nella sua natura non di semplice gestionale, ma di vero e proprio strumento di controllo della qualità dei processi aziendali.

A questo proposito, quali sono gli elementi e le funzioni che più contraddistinguono EASYLEX GSL?

Direi che le invenzioni più importanti di EASYLEX GSL sono due: la prima, l’idea che le prestazioni in agenda, come gli appuntamenti, le email, i fax, le telefonate, le udienze sono al tempo stesso elementi della to do list e time sheet. Solo un click è sufficiente a dare l’eseguito e ad inviare la prestazione in parcella. La seconda, le «attività standard» e le «procedure standard» che consentono di inserire in un singolo insieme più dati relativi ad una prestazione (valori economici della prestazione, descrizioni, spese) e di riunire poi tali insiemi in ulteriori insiemi. Ciò semplifica e velocizza drammaticamente il data entry e consente un controllo di qualità dei processi. Inoltre l’aver attributo all’agenda il ruolo di baricentro funzionale dell’applicativo. L’Agenda, da sempre è il punto di partenza fondamentale per qualsiasi avvocato. Una centralità interpretata al meglio da EASYLEX GSL, grazie a una serie di funzioni e strumenti che proprio nell’Agenda trovano il loro snodo centrale. 

Ad esempio, tutta l’attività inevasa dei giorni precedenti viene sempre portata ad oggi evitando di dover sfogliare all’indietro l’agenda, e con la tecnica del Preavviso l’attività che sta per iniziare può essere visualizzata un numero a piacere di giorni prima senza dover duplicare la registrazione come sarebbe necessario fare su un’agenda cartacea; un contatore di giorni indica col segno meno il tempo rimanente prima dell’inizio dell’attività e, se l’attività è già iniziata ma non conclusa, il tempo di ritardo rispetto alla data fine prevista. Sempre dall’agenda posso vedere quali documenti devo ancora produrre e aprire quelli già redatti per un immediato controllo, senza perdere tempo con ricerche nelle cartelle documenti. Cosa ancor più importante, tutti i dati – dalle anagrafiche ai documenti, passando per le comunicazioni – vengono inseriti, aggiornati e sincronizzati per tutte le funzioni, creando un archivio unico senza ridondanze, duplicazioni e errori; allo stesso modo tutti i processi vengono registrati in maniera univoca, rimanendo disponibili e aggiornati per tutti i soggetti coinvolti in un’attività.

Quali invece le funzioni che maggiormente incidono nella pratica della vostra attività quotidiana?

È difficile indicarne una nello specifico perché EASYLEX GSL, proprio attraverso l’agenda,  gestisce pressoché ogni aspetto del lavoro dello studio: dalla gestione delle chiamate attraverso il centralino alle attività di supporto ai professionisti associati, dalla già citata agenda alla registrazione di ogni singola attività, dai time sheet alle parcelle, passando per contabilità, controllo di gestione e document management. Questo ci ha consentito di semplificare enormemente tutti i processi tenendone al contempo sotto stretto controllo i vari passaggi e traducendoli, in ultima istanza, in  servizi e attività fatturate al cliente. Da non sottovalutare anche le funzionalità di analisi della redditività e controllo di gestione, strategiche in quanto indicatori significativi del buon funzionamento dello studio.

EASYLEX GSL si caratterizza anche per una forte proiezione verso il web; quali funzionalità utilizzate in quest’area?

Senza dubbio la possibilità offerta dall’applicativo di mettere online tutti gli atti - verbali, udienze, ecc. - relativi a una pratica, a disposizione del cliente tramite una semplice chiave di accesso, è un’opzione di sicuro interesse, che semplifica notevolmente il trasferimento di informazioni. Altrettanto interessante è la possibilità di dialogare con l’intero sistema tramite dispositivi mobili come tablet e smartphone che, in quanto costantemente sincronizzati con l’agenda e tutte le informazioni, consentono la gestione in remoto di una serie di attività quotidiane, come ad esempio la gestione degli appuntamenti.

Quali sono invece, a suo giudizio, le funzionalità da sviluppare?

Tutte quelle che rientrano nel generale concetto di knowledge management, funzione che attualmente gestiamo, sia pure in sincronia con EASYLEX GSL, tramite altri software che da questo attingono i dati necessari. Si tratta di un’area oggi vitale in qualsiasi studio di una certa dimensione, in cui la condivisione delle informazioni fra tutti i membri deve essere completa, continua e immediata.

 


Studio Legale Toffoletto De LucaLo studio Toffoletto De Luca Tamajo e Soci, uno tra i più importanti e prestigiosi non solo di Milano ma anche a livello nazionale, si occupa dal 1925 esclusivamente di  diritto del lavoro, assistendo le aziende in ogni aspetto relativo alla gestione delle risorse umane, dalla consulenza al contenzioso, su tutto il territorio nazionale grazie alle quattro sedi di Milano, Napoli, Roma e Bergamo. Dal 2002 lo studio Toffoletto, in cui operano 18 soci e 90 tra collaboratori e dipendenti, ha ottenuto la Certificazione di Qualità UNI ISO 9001, sviluppando un sistema strutturato di formazione interna e di valutazione della preparazione per i praticanti e per gli avvocati al fine di mantenere la conoscenza dello studio aggiornata, condivisa e uniforme e per soddisfare le esigenze di formazione continua richieste dalle norme professionali. 

Particolare attenzione è dedicata alle tecnologie informatiche, interpretate come strumento per migliorare l’efficienza delle attività, garantire un’elevata qualità dei servizi e ridurre i costi per i clienti. Spina dorsale dell’organizzazione è fin dal 1995 EASYLEX GSL, il software di riferimento per gli studi legali di ogni dimensione e “practice area” La testimonianza è particolarmente significativa, in quanto allo sviluppo del programma ha fornito un contributo rilevante lo stesso Avvocato Franco Toffoletto, con i soci del Mac Law Group Gianluca Brivio Sforza, Paolo Casella, Maurizio Leone e Maurizio Sala. Il “MacLawGroup” è un gruppo di avvocati che utilizzano Apple Macintosh, costituito all’inizio degli anni ’90 con la finalità di ritrovarsi periodicamente per scambiare informazioni ed esperienze sull’impiego degli strumenti informatici Apple e per la ricerca e lo sviluppo di software specifici per il mondo legale.