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La riduzione del tempo necessario per l'elaborazione dati è il principale beneficio dell'utilizzo in studio del gestionale EASYLEX GSL.

TeamSystem Legal intervista la Dott.ssa Roberta Teodorani dello Studio legale Lipani Partners

Studio legale Lipani & Partners

Dott.ssa R. Teodorani

Un time sheet gestito e integrato con le attività in studio

La Dott.ssa Roberta Teodorani è l'utente di riferimento di EASYLEX GSL, «introdotto un anno fa, in sostituzione dell'applicativo adottato in precedenza, per amministrare l'agenda legale, ossia per gestire l'anagrafica cliente, le pratiche e l'inserimento di tutti gli adempimenti e le scadenze». Detto addio intorno alla metà degli anni 2000 a un software sviluppato ad hoc per la gestione del time sheet «reso eccessivamente oneroso anche dai continui aggiornamenti richiesti», la contabilizzazione delle singole attività di tutti i componenti dello Studio, effettuata per anni con «un attento, quanto oneroso» data entry su documento Excel, è stata definitivamente abbandonata con l'arrivo di EASYLEX GSL.


Sviluppato con tecnologie di ultima generazione, che ne consentono l'utilizzo indifferentemente in ambienti Windows, Os o Linux, la Web Edition di EASYLEX GSL, acquistata all'inizio di quest'anno, permette oggi a tutti i componenti di Studio Lipani & Partners un accesso remoto all'agenda digitale dai principali strumenti mobile in dotazione, smarphone o tablet che siano. «Così facendo - è l'ulteriore puntualizzazione di Teodorani - è possibile interagire con le principali informazioni presenti sul gestionale ma anche inserire le singole attività svolte dai professionisti, mentre è attualmente in fase di sperimentazione il modulo per la parcellazione, la realizzazione degli avvisi e delle fatture attraverso EASYLEX GSL».
Proprio la riduzione del tempo necessario per l'elaborazione dati è il principale beneficio messo in luce anche da chi deve ricavare e comunicare analisi e rendicontazioni delle attività di Studio.

Un unico ecosistema per tutte le esigenze

La pianificazione delle attività e delle risorse impiegate, il controllo di gestione rispetto alle attività svolte e la verifica dei carichi di lavoro dei collaboratori in Studio, saranno i prossimi obiettivi da raggiungere «per ottenere, entro i primi mesi del 2014, una completa gestione delle attività tipiche di una segreteria giudiziaria generale». Altrettanto interessante «per risolvere in un colpo solo le problematiche legate al versioning dei documenti, conoscerne la storia e condividerla in piena sicurezza con i colleghi - sottolinea a propria volta l'Avv. Mazzoncini - è la parte di gestione documentale che, all'interno della Web Edition di EASYLEX GSL, consente di effettuare ricerche nell'intero archivio documenti ed email attraverso parole chiave o in modalità full-text».

Oltre alla possibilità di creare documenti con Word e OpenOffice e di archiviarli automaticamente, si può effettuare il controllo dell'accesso e della modifica a livello di singolo documento senza dipendere dalla condivisione del file system. Il tutto determinando a monte le policy di gestione dei documenti, nelle quali prevedere il numero massimo di documenti scaricabili al giorno, di quelli modificabili e per quanto tempo, visto che gran parte dell'attività di uno studio professionale è incentrata sulla produzione di atti e documenti in sincronia con le scadenze in agenda. «Ancora una volta - spiega Mazzoncini - tutto sta nel convincere le varie individualità che compongono il nostro Studio, come qualsiasi altro Studio Legale, ad operare in una nuova modalità», da implementare gradualmente per farne assimilare tutti i benefici nel tempo. Benefici che, intanto, nello Studio Lipani & Partners si sono già tradotti nell'automazione di tutte le attività di data entry attraverso time sheet redatti mensilmente utilizzando una maschera in cui è presente un richiamo diretto alle anagrafiche riferite a clienti, banche dati, attività. Una funzione «ben diversa dal foglio Excel compilato ogni volta ex novo come avveniva in precedenza».

Questo avviene nella parte iniziale del flusso.«In quella finale, la grande utilità riscontrata dopo l'adozione di EASYLEX GSL è percepibile nell'immediatezza con la quale viene prodotta la reportistica utile a monitorare in tempo reale l'andamento dei diversi indicatori inseriti».


Studio legale Lipani Partners
Costituito nel 1996 a Roma dall'Avv. Damiano Lipani, lo Studio è competente in materia di diritto pubblico e amministrativo, di diritto commerciale e societario, e svolge il ruolo di advisor legale. «Concepita per garantire ai clienti consulenza e assistenza integrate sotto forma di "legal service", oltre a 18 professionisti, tra partner e associati - ci spiega l'avvocato e socio Luigi Mazzoncini -, l'organizzazione dello Studio può contare su uno staff di 6 persone, chiamate a supportare i singoli professionisti nelle attività di natura giudiziale e stragiudiziale, e su una responsabile dell'amministrazione».